You are currently viewing Cách Quản lý Hoạt động Thương mại Điện tử Back-Office

Cách Quản lý Hoạt động Thương mại Điện tử Back-Office

Với ngày càng nhiều công ty đổ xô chuyển từ ngoại tuyến sang trực tuyến, chúng ta thấy mình đang trong cơn sốt tìm vàng thời hiện đại. Nhưng cũng giống như những người đào vàng, có người chiến thắng và kẻ thất bại khi tìm thấy thành công trực tuyến.

Trong khi bán hàng và tiếp thị là những yếu tố quan trọng để thành công trên đa kênh trực tuyến, có một yếu tố thường bị bỏ qua trong phương trình – hoạt động. Bởi vì nếu hoạt động back-end không được bao gồm như một trụ cột trong chiến lược đa kênh của bạn, bạn có nguy cơ kiệt sức và giảm doanh số bán hàng.

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng kết hợp bảng tính và phần mềm kế thừa để quản lý các hoạt động back-end: theo dõi hàng tồn kho, lập kế hoạch, đặt hàng, v.v. Tuy nhiên, các quy trình thủ công và hệ thống khác nhau này nhanh chóng tan rã.

Vậy bạn nên làm gì? Làm thế nào bạn có thể quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch cho nhu cầu sản phẩm và đưa sản phẩm phù hợp đến đúng khách hàng? Tất nhiên, câu trả lời phụ thuộc vào những gì bạn đang cố gắng làm.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xem xét các loại hệ thống back-office khác nhau để giúp bạn xác định chính xác loại nào bạn cần – và đưa bạn đến con đường tự động hóa.

4 Loại Hệ thống Back-Office Thương mại Điện tử

Các hệ thống back-office phổ biến nhất để quản lý các hoạt động thương mại điện tử bao gồm:

  • Hệ thống quản lý đơn hàng
  • Hệ thống quản lý hàng tồn kho
  • Hệ thống quản lý kho hàng
  • Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Mỗi chức năng có một chức năng cụ thể có thể thúc đẩy hiệu quả và việc lựa chọn chức năng phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp cụ thể của bạn.

1. Hệ thống Quản lý Đơn hàng (OMS).

Hãy bắt đầu mọi thứ với hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). Ở cấp độ cơ bản nhất, quản lý đơn hàng có nghĩa là cách bạn xử lý đơn đặt hàng từ thời điểm khách hàng hoàn tất thanh toán cho đến khi họ nhận được hàng (và đôi khi khi họ gửi hàng lại cho bạn). Và hệ thống là bất kỳ phương pháp nào, hoặc các phương pháp, bạn chọn để hoàn thành quá trình.

Điều này có nghĩa là OMS của bạn sẽ quản lý các quy trình liên quan đến đơn đặt hàng và việc thực hiện chúng, chẳng hạn như:

  • Phân bổ đơn đặt hàng đến kho thích hợp để vận chuyển
  • Xử lý đơn đặt hàng
  • Cung cấp bản ghi dữ liệu về trạng thái của các đơn đặt hàng và khoảng không quảng cáo mà chúng chứa

Brightpearl thực hiện một công việc tuyệt vời trong việc chia nhỏ nó hơn nữa nếu bạn muốn biết thêm chi tiết cụ thể về những gì một OMS hoạt động. Họ cũng nêu bật các loại hệ thống khác nhau để quản lý đơn đặt hàng, bao gồm:

Xử lý đơn hàng thủ công: Điều này có thể giống như in một bảng tính CSV, sau đó, đặt hàng với kho hàng của bạn, in nhãn vận chuyển và cuối cùng là chọn và đóng gói đơn hàng để vận chuyển.

Quản lý đơn đặt hàng thông qua nền tảng thương mại điện tử của bạn: Nếu bạn chỉ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua trang web của mình, bạn có thể sử dụng nền tảng thương mại điện tử để theo dõi các đơn đặt hàng. Tuy nhiên, nếu bạn đang bán hàng trên các kênh khác, chẳng hạn như Walmart hoặc thông qua mạng xã hội như Instagram, điều này có thể dẫn đến rắc rối.

Phần mềm quản lý đơn hàng: Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn không có kho công nghệ lớn, phần mềm quản lý đơn đặt hàng có thể hoạt động tốt, đặc biệt nếu bạn có thể tích hợp nó vào nền tảng thương mại điện tử hiện có của mình. Một số ví dụ tuyệt vời bao gồm SureDone và Sellbrite.

Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ là phần mềm OMS, không giống như các quy trình thủ công và nền tảng thương mại điện tử, sẽ giúp bạn tự động hóa. Và tự động hóa là chìa khóa khi bạn muốn bán nhiều hơn và phát triển doanh nghiệp của mình.

2. Hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS).

Bây giờ, hãy chuyển sang hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS). Quản lý hàng tồn kho (đôi khi được gọi là kiểm soát hàng tồn kho) là theo dõi số lượng và vị trí sản phẩm của bạn. Nó chiếm toàn bộ vòng đời của sản phẩm – cho dù nó đang ở trên kệ kho hàng với nhà phân phối của bạn, hiện đang được hoàn thành hay đang trong quá trình được khách hàng trả lại.

Vì vậy, khi bạn có thể theo dõi hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ biết chính xác số lượng mỗi mặt hàng bạn có, mặt hàng nào sắp hết và khi nào bạn cần bổ sung chúng.

Brightpearl có một hướng dẫn tuyệt vời khác dành cho quản lý hàng tồn kho để biết thêm chi tiết, nhưng một số lợi ích mà họ nêu bật của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả bao gồm:

  • Ít rủi ro hết hàng hơn
  • Thông tin chi tiết hơn về các sản phẩm hiệu suất cao
  • Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
  • Ngăn chặn trộm cắp tuyệt vời

Khi nói đến hệ thống quản lý hàng tồn kho, chúng rất giống với hệ thống quản lý đơn đặt hàng:

Hệ thống thủ công: Điều này có thể bao gồm việc theo dõi khoảng không quảng cáo bằng sổ cái hoặc bảng tính. Tuy nhiên, các phương pháp này rất dễ bị lỗi, đặc biệt là khi có nhiều người tham gia.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho: Hệ thống phần mềm tự động hóa các quy trình thủ công tốn nhiều thời gian và cung cấp nhiều tính năng, chẳng hạn như thông báo lượng hàng còn thấp và báo cáo lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Thậm chí tốt hơn, phần mềm dựa trên đám mây có thể tích hợp với ngăn xếp công nghệ hiện có của bạn.

Ví dụ: Shopventory đều có thể dễ dàng tích hợp liền mạch với BigCommerce. Kết nối tự động này đặc biệt thuận lợi để tiết kiệm thời gian nếu bạn đang bán hàng qua nhiều thị trường của bên thứ ba, như Walmart và Amazon, ngoài cửa hàng thương mại điện tử của bạn.

Nhược điểm duy nhất của phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng là nó có thể trở nên phức tạp đối với các doanh nghiệp có nhiều hệ thống công nghệ cần hoạt động cùng nhau.

3. Hệ thống quản lý kho hàng (WMS).

Vì vậy, nếu bạn đã có IMS, tại sao bạn cần một hệ thống quản lý kho hàng (WMS)? Trong khi một số người sử dụng IMS và WMS thay thế cho nhau, thì có một sự khác biệt chính ở phần sau – nó dành riêng cho các hoạt động kho hàng.

Như SkuVault giải thích, WMS là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng của bạn để quản lý hàng tồn kho, quy trình chọn hàng, báo cáo và kiểm toán. WMS của bạn có thể làm việc với IMS của bạn để theo dõi các mặt hàng khi chúng di chuyển trong suốt quá trình lưu trữ, chọn và đóng gói.

Ngoài ra, một WMS có thể giám sát nhiều kho hàng và tập trung thông tin để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối hàng hóa. Một số phần mềm quản lý kho cũng có thể giúp bạn tự động hóa quy trình lắp và đóng gói, điều này có thể có khả năng tăng doanh số bán hàng của bạn.

SkuVault cũng chia sẻ các thành phần cốt lõi của WMS:

  • Xử lý việc nhận và trả hàng, đảm bảo bạn có số dư hàng tồn kho phù hợp
  • Quản lý kho vận, nâng cao hiệu quả bằng cách giảm chi phí lao động
  • Tích hợp với công nghệ hiện có của bạn, cho phép xử lý đơn hàng liền mạch
  • Báo cáo và dự báo, giúp tối đa hóa không gian nhà kho của bạn

Vì vậy, khi bạn muốn tự động hóa việc nhận và gửi hàng hóa, các hệ thống quản lý kho, chẳng hạn như hệ thống được cung cấp bởi SkuVault và Scout TopShelf, là một lựa chọn tuyệt vời.

Mặc dù ngày nay, một số hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo cũng cung cấp chức năng này, cùng với một loạt các tính năng khác bao gồm quản lý đơn đặt hàng, khả năng hiển thị trong kho và tạo đơn đặt hàng (PO).

4. Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP).

Cuối cùng, chúng tôi đã đạt được hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hệ thống ERP bao gồm nhiều chức năng được đề cập trong các hệ thống ở trên – và sau đó là một số chức năng.

Trên thực tế, một thuật ngữ khác của ERP là hệ thống quản lý kinh doanh, vì lý do đó chúng có thể quản lý nhiều lĩnh vực trong các hoạt động back-end thương mại điện tử của bạn.

ERP cung cấp một chút mọi thứ, từ hàng tồn kho và đơn đặt hàng đến thanh toán và hoạt động kho hàng – và cuối cùng có thể trở thành nguồn trung thực duy nhất cho dữ liệu của bạn. Ví dụ, quyền truy cập vào dữ liệu chính xác là một lý do chính khiến thương gia BigCommerce Saddleback Leather chuyển sang Acumatica cho ERP của họ.

“Tôi thấy nhiều người đang sử dụng Acumatica hơn vì nó trực quan, có ý nghĩa và rất dễ sử dụng. Dave Munson, Người sáng lập và Giám đốc điều hành của Saddleback Leather cho biết:

Tuy nhiên, không phải tất cả các hệ thống ERP đều giống nhau. Các hệ thống cũ có chức năng hạn chế thực sự có thể kìm hãm sự phát triển thương mại điện tử của bạn. Acumatica cung cấp một danh sách kiểm tra hữu ích để giúp bạn đánh giá các tính năng bạn sẽ cần cho doanh nghiệp của mình, bao gồm:

  • Nó có tích hợp liền mạch với nền tảng thương mại điện tử của bạn không?
  • Bạn có thể thực hiện các chức năng kế toán và quản lý kinh doanh quan trọng không?
  • Nó có trên đám mây để bạn có thể đồng bộ hóa và truy cập dữ liệu từ internet không?
  • Bạn sẽ bị tính phí như thế nào khi phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh thương mại điện tử của mình?
  • Hệ thống có cho phép bạn giảm thiểu rủi ro và cải thiện bảo mật không?

Ngoài ra, do phạm vi khả năng và tính tập trung của chúng, ERP là tốt nhất cho các công ty lớn hơn (cả B2B và B2C), các DNVB phát triển nhanh và các trường hợp sử dụng phức tạp, chẳng hạn như bán hàng trên nhiều kênh bán hàng, bao gồm cả trực tuyến và tại cửa hàng.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để bắt đầu đánh giá ERP, BigCommerce sẽ làm việc với một số, bao gồm Acumatica, Brightpearl, NetSuite, Microsoft và Sage.

Bài học rút ra chính: Tự động hóa các hoạt động tại Back-Office của bạn

Vào cuối ngày, cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu hay một doanh nghiệp toàn cầu, bạn bắt buộc phải tự động hóa các hoạt động phụ trợ thương mại điện tử của mình. Bởi vì khi bạn làm vậy, bạn sẽ mở ra chìa khóa để có trải nghiệm khách hàng tốt hơn, ít lãng phí thời gian hơn, hiệu quả cao hơn và hơn thế nữa.

Leave a Reply