You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Báo cáo CRM – 2021

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Báo cáo CRM – 2021

Phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) rất mạnh mẽ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tiếp tục chỉ sử dụng các tính năng cơ bản.

Để tận dụng tối đa phần mềm CRM của mình, bạn cần phải vượt qua cả việc lưu trữ thông tin liên hệ và quản lý chiến dịch. Báo cáo CRM sẽ đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Bằng cách tạo các báo cáo đi sâu vào hành vi của người tiêu dùng và các chỉ số kinh doanh quan trọng khác, các tổ chức có thể cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ giữ chân.

Sẵn sàng mở rộng khả năng của phần mềm CRM của bạn? Hãy đi sâu vào.

Báo cáo CRM là gì?

Báo cáo CRM chứa đựng những thông tin chi tiết có giá trị được thiết kế để cải thiện quy trình bán hàng và hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu. Các bộ phận và vai trò khác nhau trong một tổ chức có thể lấy thông tin thời gian thực và tạo các báo cáo tùy chỉnh.

Nếu không có báo cáo CRM, không thể biết liệu quy trình của bạn có hiệu quả hay không.

Báo cáo giúp các tổ chức tạo và triển khai một chiến lược CRM hiệu quả đồng thời theo dõi các KPI để đo lường mức độ thành công của tất cả các nỗ lực.

3 Công cụ để Cải thiện Báo cáo CRM

Báo cáo CRM dễ dàng hơn nhiều nếu bạn đang sử dụng phần mềm phù hợp. Đây là một vài công cụ yêu thích của tôi để báo cáo CRM.

1 – Zoho CRM

Được tin cậy bởi hơn 150.000+ công ty tại hơn 180 quốc gia, không có gì ngạc nhiên khi thấy Zoho CRM xếp hạng cao như vậy trong danh sách này. Nền tảng này được xây dựng để giúp thúc đẩy chuyển đổi, tăng mức độ tương tác của khách hàng và tăng doanh thu cho các doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau.

Zoho CRM đạt tiêu chuẩn với hơn 40 báo cáo khác nhau cho bạn lựa chọn. Ngoài ra, bạn có thể chạy các báo cáo tùy chỉnh liên quan đến các chiến dịch tiếp thị, xu hướng bán hàng, hiệu suất nhóm, v.v. Thật dễ dàng để tạo báo cáo mới trong vài phút và bạn có thể chia sẻ chúng ngay lập tức với các bên liên quan chính.

2 – Pipedrive

Pipedrive là một giải pháp quản lý đường ống và CRM lấy doanh số làm trung tâm. Phần mềm giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dễ dàng có được nhiều khách hàng tiềm năng đủ điều kiện hơn và thúc đẩy chuyển đổi. Bạn có thể sử dụng Pipedrive để theo dõi các cuộc gọi, email và toàn bộ lịch sử liên hệ trong cơ sở dữ liệu của mình đồng thời tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để doanh nghiệp của bạn có thể phát triển.

Về báo cáo CRM, Pipedrive có bảng điều khiển tương tác và báo cáo tùy chỉnh cho mọi trường hợp sử dụng có thể. Có các danh mục cho giao dịch, khách hàng tiềm năng, hoạt động, doanh thu, mục tiêu và hơn thế nữa. Tôi thích các công cụ báo cáo CRM của Pipedrive vì nền tảng này rất dễ quản lý — Nhận bản demo miễn phí.

3 – Lực lượng bán hàng

Salesforce là công ty hàng đầu trong ngành trong lĩnh vực phần mềm CRM. Đối với bán hàng, dịch vụ khách hàng, tiếp thị, v.v., họ có giải pháp cho mọi quy mô và ngành kinh doanh. Salesforce đi kèm với các khả năng dành cho báo cáo có thể tùy chỉnh, trang tổng quan có thể tùy chỉnh, tính năng báo cáo nâng cao, thông tin chi tiết về doanh số bán hàng theo thời gian thực, dự báo bán hàng, v.v.

Một điểm nổi bật độc đáo khác của Salesforce là khả năng phân tích nâng cao của nó. Trở lại năm 2019, Salesforce đã mua lại Tableau — công ty hàng đầu toàn cầu về trực quan hóa dữ liệu và phân tích thời gian thực. Hai nền tảng này hoạt động liền mạch với nhau để giúp trao quyền ra quyết định ở mức cao nhất có thể. Đăng ký Salesforce để bắt đầu dùng thử miễn phí.

Khái niệm cơ bản về Báo cáo CRM

Tùy thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng, có hàng tá báo cáo CRM tiềm năng mà bạn có thể chạy. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn một số loại báo cáo CRM phổ biến nhất và giải thích cách chúng có thể giúp doanh nghiệp của bạn.

Báo cáo kênh bán hàng

Báo cáo kênh bán hàng cung cấp cho nhóm bán hàng và người quản lý bán hàng một cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các giao dịch trong quy trình bán hàng. Nó sẽ giúp các đại diện bán hàng thu hẹp sự tập trung của họ vào những nỗ lực cụ thể và đảm bảo các giao dịch không rơi vào tình trạng rạn nứt.

Phễu bán hàng của bạn nên theo dõi KPI để đảm bảo một tỷ lệ khách hàng tiềm năng nhất định đang chuyển sang giai đoạn tiếp theo của kênh.

Với báo cáo kênh bán hàng, bạn sẽ có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trong kênh, chẳng hạn như tỷ lệ khách hàng tiềm năng không đạt yêu cầu vượt qua các giai đoạn nhất định.

Báo cáo phễu bán hàng CRM chỉ được thiết kế để cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình. Bạn sẽ mất một chút thời gian để xác định điều gì đang gây ra các vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ: các báo cáo sẽ không cho bạn biết nếu có vấn đề với quy trình thực hiện bán hàng của bạn hoặc nếu khách hàng tiềm năng trong kênh bán hàng của bạn không tốt — đó là cách để bạn tìm ra.

Báo cáo Thắng thua

Báo cáo thắng-lỗ, đôi khi được gọi là phân tích thắng-lỗ, sẽ cho biết liệu một công ty đang thắng hay thua trong các giao dịch bán hàng trong thời gian thực.

Các báo cáo này đặc biệt hữu ích để đánh giá hiệu suất của từng đại diện bán hàng trong nhóm của bạn. Họ cũng có thể giúp đo lường hiệu quả của các bộ phận cụ thể.

Một số báo cáo thắng thua thậm chí sẽ hiển thị điểm chuẩn so với mục tiêu hàng quý, tổng hiệu suất của nhóm và điểm chuẩn của ngành. Đây là cách tốt hơn nhiều để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng, thay vì chỉ xem các chỉ số bán hàng của họ mà không có bất kỳ tài liệu tham khảo nào.

Báo cáo Dự báo Bán hàng

Dự báo bán hàng được cho là số liệu quan trọng nhất trong báo cáo CRM. Thật khó để xác định đúng những con số này, nhưng sử dụng phần mềm CRM chắc chắn có thể cải thiện độ chính xác.

Thông tin được hiển thị trong dự báo bán hàng tác động đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, vượt xa doanh số bán hàng và CRM. Các báo cáo này giúp CFO và các giám đốc điều hành khác trong công ty xác định doanh nghiệp sẽ có bao nhiêu vốn trong ba, sáu hoặc mười hai tháng.

Doanh nghiệp có đủ khả năng cho các nỗ lực mở rộng không? Bạn có thể đầu tư vốn ngay hôm nay không? Công ty của bạn sẽ có phương tiện để trả một khoản vay?

Dự báo bán hàng không chính xác có thể phá hủy một công ty. Nếu không có khả năng dự đoán dòng tiền ngắn hạn và dài hạn, không thể đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Dự báo bán hàng thậm chí còn khó khăn hơn đối với các ngành B2B hoặc các doanh nghiệp dựa vào hóa đơn mua vé cao. Khi một phần lớn doanh số của bạn phụ thuộc vào một số ít các giao dịch, khả năng kết thúc sẽ trở nên quan trọng hơn nhiều.

Để cải thiện độ chính xác của báo cáo dự báo bán hàng của bạn, hãy cố gắng sử dụng trình tạo phân tích kịch bản trong phần mềm CRM của bạn. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu được các kết quả tiềm năng khác nhau để bạn có thể giảm thiểu rủi ro cho phù hợp.

Báo cáo liên hệ

Như tên của nó, báo cáo liên hệ hiển thị cho đại diện bán hàng và người quản lý tổng quan đầy đủ về tất cả các liên hệ bán hàng trong cơ sở dữ liệu CRM của bạn. Bạn có thể phân đoạn địa chỉ liên hệ thành các danh mục khác nhau, bao gồm mức độ tương tác, ngày liên hệ cuối cùng, chức danh công việc, lĩnh vực và các thuộc tính chính.

Báo cáo liên hệ giúp đại diện bán hàng tìm thấy các cơ hội tốt nhất trong cơ sở dữ liệu.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có một danh sách lớn các địa chỉ liên hệ — việc xem qua từng địa chỉ một là không thực tế hoặc là việc sử dụng thời gian của bạn.

Các giải pháp phần mềm CRM tốt nhất sẽ cho phép bạn tùy chỉnh các báo cáo này theo ý muốn của mình. Bạn có thể nhanh chóng phân loại lại các địa chỉ liên hệ trên trang tổng quan của mình dựa trên các yếu tố bạn đang sử dụng để xác định các khách hàng tiềm năng hấp dẫn nhất.

Với báo cáo liên hệ, đại diện bán hàng có thể tìm thấy các địa chỉ liên hệ trong CRM có thể giúp giới thiệu họ với một công ty hoặc lĩnh vực mới mà doanh nghiệp đang cố gắng nhắm mục tiêu.

Báo cáo Doanh thu

Báo cáo doanh thu cho các nhà quản lý và điều hành biết các nguồn của các dòng doanh thu khác nhau.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng báo cáo doanh thu để xem phần trăm doanh thu được tạo ra từ email lạnh so với các cuộc gọi bán hàng đi. Bạn cũng có thể thấy tác động của khách hàng tiềm năng trên LinkedIn hoặc khách hàng tiềm năng trên Facebook Ads đối với doanh thu của bạn.

Các báo cáo này có thể giúp bạn xác định kênh tạo khách hàng tiềm năng nào là hiệu quả nhất. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược CRM của mình cho phù hợp để tăng gấp đôi các luồng doanh thu cao nhất trong khi thu nhỏ lại các luồng không hiệu quả.

Một số báo cáo thậm chí có thể hiển thị doanh thu do từng đại diện hoặc nhóm bán hàng tạo ra, cho phép bạn đánh giá hiệu suất trên quy mô lớn hơn. Sử dụng thông tin này để tìm ra ai là người đóng cửa tốt nhất của bạn.

Báo cáo Tiến độ Mục tiêu

“Tiến độ mục tiêu” là một thuật ngữ mơ hồ và tên báo cáo thực tế sẽ thay đổi một chút tùy thuộc vào phần mềm CRM bạn đang sử dụng. Nhưng nhìn chung, các báo cáo này được thiết kế để phân tích một số liệu cụ thể và xem công ty đang hoạt động như thế nào dựa trên số liệu đó.

Để chạy báo cáo tiến độ mục tiêu một cách hiệu quả, bạn cần có mục tiêu rõ ràng và KPI được thiết lập ngay từ đầu. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải bắt đầu với một chiến lược CRM mạnh mẽ.

Ví dụ: nhóm bán hàng có thể tạo báo cáo tùy chỉnh để đánh giá LTV khách hàng trung bình của mỗi giao dịch (giá trị lâu dài). Các nhóm tiếp thị có thể xem báo cáo để biết các trang đích hoặc chiến dịch khác nhau dẫn đến những người đăng ký email mới như thế nào.

Các đại lý hỗ trợ có thể đo lường các mục tiêu dựa trên thời gian phản hồi vé trung bình hoặc điểm hài lòng của khách hàng. NPS (điểm quảng cáo ròng) cũng có thể là một KPI trong danh mục này.

Mỗi doanh nghiệp, đội nhóm và cá nhân sẽ có những mục tiêu khác nhau. Nhưng điểm tổng thể của báo cáo tiến độ mục tiêu vẫn giống nhau trên toàn bộ diện mạo.

Các báo cáo này được thiết kế để đo lường thành công. Nếu có những thiếu sót trong quá trình hướng tới các mục tiêu cụ thể của bạn, báo cáo tiến độ có thể giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Báo cáo khả năng sinh lời

Báo cáo khả năng sinh lời hơi độc đáo vì chúng không tập trung vào giao dịch hoặc chuyển đổi. Thay vào đó, các báo cáo này đo lường doanh thu theo khách hàng.

Tóm lại, các báo cáo sẽ giúp bạn xác định những khách hàng tốt nhất của mình.

Như bạn đã biết, doanh thu và lợi nhuận là hai thứ rất khác nhau. Một khách hàng có thể tạo ra hàng tấn doanh thu, nhưng chi phí để hỗ trợ khách hàng đó có thể dẫn đến tỷ suất lợi nhuận thấp.

Đó là lý do tại sao một báo cáo lợi nhuận cũng sẽ bao gồm các chi phí liên quan đến từng khách hàng. Đây sẽ là mô tả chính xác hơn về các tài khoản tốt nhất của bạn.

Báo cáo khả năng sinh lời rất quan trọng đối với các nhóm tiếp thị dựa trên tài khoản. Một số khách hàng doanh nghiệp nhất định có thể đáng được áp dụng thêm nỗ lực vì chỉ số lợi nhuận rất cao, ngay cả khi doanh thu có vẻ thấp hơn so với các tài khoản khác.

Thông tin trong báo cáo lợi nhuận cuối cùng có thể thúc đẩy việc ra quyết định chiến lược.

3 thủ thuật để báo cáo CRM

Báo cáo CRM có thể hơi áp đảo nếu bạn chưa bao giờ làm điều này trước đây. Nhưng ba mẹo nhanh này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt là khi mới bắt đầu.

Thủ thuật 1: Tận dụng Phần mềm CRM thân thiện với người dùng

Chất lượng báo cáo của bạn gắn liền trực tiếp với phần mềm CRM bạn đang sử dụng. Một số công cụ tốt hơn những công cụ khác khi nói đến báo cáo.

Báo cáo CRM tiêu chuẩn là rất tốt để có, vì nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin cơ bản và trang tổng quan để xem thông tin quan trọng. Nhưng mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có một giải pháp CRM hỗ trợ báo cáo tùy chỉnh.

Bạn cũng muốn trao quyền cho đại diện bán hàng, nhóm tiếp thị và đại lý dịch vụ của mình. Báo cáo CRM không chỉ được thiết kế cho các giám đốc điều hành cấp cao.

Một đại lý bán hàng có thể muốn xem một báo cáo tùy chỉnh để xem khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng nào cần nỗ lực nhiều nhất. Các đại lý tiếp thị có thể muốn sử dụng các báo cáo để đo lường hiệu quả của một chiến dịch cụ thể trước khi họ tạo một chiến dịch mới.

Nếu bạn cảm thấy như phần mềm CRM bạn hiện đang sử dụng đang hạn chế khả năng báo cáo của mình, có thể đã đến lúc đánh giá một tùy chọn khác.

Hãy xem danh sách các phần mềm CRM tốt nhất trên thị trường hiện nay của chúng tôi. Các giải pháp trong hướng dẫn này đều có các công cụ báo cáo CRM tuyệt vời, bất kể mức độ kinh nghiệm của bạn.

Thủ thuật 2: Hiểu báo cáo theo vai trò

Vô số quy trình đang diễn ra ở hậu trường của bất kỳ doanh nghiệp nào. Cố gắng tổng hợp mọi thứ vào một báo cáo duy nhất là một nhiệm vụ khó khăn.

Thay vì xem xét mọi thứ đồng thời, hãy lùi lại một bước và thu hẹp trọng tâm của các báo cáo khi chúng liên quan đến các vai trò cụ thể trong doanh nghiệp.

Các đại diện bán hàng có thể sử dụng báo cáo CRM để đánh giá quy trình bán hàng và hiệu suất của họ. Ban quản lý cuối cùng sẽ sử dụng các báo cáo CRM để đánh giá hiệu suất của toàn bộ nhóm của họ và xem từng tác nhân riêng lẻ đang hoạt động như thế nào.

Ở cấp điều hành, báo cáo CRM có thể giúp c-suite của bạn xác định xem chiến lược CRM có hoạt động hay không. Giám đốc điều hành cũng có thể lấy các báo cáo này và đưa ra các quyết định khác trong toàn công ty, chẳng hạn như có hay không mở rộng hoặc đầu tư vào các dự án kinh doanh nhất định.

Thậm chí có một số báo cáo CRM có thể được thiết kế cho các nhà đầu tư và các bên liên quan.

Thủ thuật 3: Chia nhỏ báo cáo theo bộ phận

Ngoài những người dùng cuối khác nhau có thể hưởng lợi từ báo cáo CRM, bạn cũng có lợi nhất khi phân đoạn báo cáo theo bộ phận.

Nói chung, các báo cáo CRM cơ bản sẽ thuộc ba danh mục chính – bán hàng, tiếp thị, dữ liệu khách hàng. Nắm chắc các báo cáo cơ bản này trước khi bạn bắt đầu tùy chỉnh trang tổng quan và tạo báo cáo tùy chỉnh ở cấp cao hơn.

Việc quản lý dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng tổng hợp mọi thứ vào một báo cáo duy nhất.

Leave a Reply