You are currently viewing Cách tạo chương trình giới thiệu nhân viên

Cách tạo chương trình giới thiệu nhân viên

Vấn đề lớn nhất mà mọi người gặp phải khi tạo chương trình giới thiệu nhân viên là đạt được thành công lâu dài. Trong khi các chương trình giới thiệu thường bắt đầu với nhiều tiếng vang và sự phấn khích, việc duy trì chúng thành công trong thời gian ngắn thường tỏ ra khó khăn.

Sau khi đọc quy trình “hướng dẫn” của chúng tôi, bạn sẽ biết cách xây dựng một chương trình giúp nhân viên gắn bó và tạo ra kết quả nhất quán hàng tháng.

Một chương trình giới thiệu nhân viên thành công sẽ làm cho quá trình tuyển dụng hiệu quả hơn, giảm sự thay đổi của nhân viên và xây dựng mối liên kết tốt hơn với các nhân viên hiện tại.

Các phần dễ dàng của việc tạo chương trình giới thiệu nhân viên

Tạo một chương trình giới thiệu nhân viên có thể thú vị và dễ dàng khi được thực hiện đúng cách. Việc hình thành tầm nhìn và xác định mục tiêu của bạn mất một khoảng thời gian, nhưng rất dễ dàng khi bạn bắt đầu. Tìm ra động lực thúc đẩy nhân viên của bạn có thể đạt được thông qua một cuộc khảo sát đơn giản.

Quảng cáo một chương trình là phần thú vị nhất. Nó đòi hỏi phải lập kế hoạch, nhưng nó có thể hấp dẫn và được thực hiện một cách dễ dàng. Động não sáng tạo cách tổ chức một buổi ra mắt chính thức thật thú vị. Và cảm ơn nhân viên vì những đóng góp của họ và tổ chức các cuộc thi rất đơn giản.

Về mặt kỹ thuật, một công cụ phần mềm như JazzHR có thể là một trợ giúp to lớn. JazzHR là một công cụ phần mềm tuyển dụng hiểu được sức mạnh của việc giới thiệu nhân viên. Nó có một công cụ dành riêng để giúp mọi người thiết lập và quản lý chương trình giới thiệu việc làm trong toàn công ty. Một công cụ phần mềm chuyên dụng có thể giúp bạn tạo và quản lý một chương trình dễ dàng hơn nhiều.

Những phần khó khăn của việc tạo chương trình giới thiệu nhân viên

Tạo một chương trình giới thiệu nhân viên không phải là tất cả đều là nắng và mưa. Mặc dù nó bao gồm các cuộc thi vui nhộn và giải thưởng, nhưng một số khía cạnh có thể khiến bạn nản lòng. Lập ngân sách và quản lý dài hạn là những phần khó khăn nhất khi tạo ra một ngân sách.

Khi bạn đang cố gắng tạo động lực cho nhân viên của mình, bạn cần lập ngân sách phù hợp. Nếu bạn chỉ có thể dành 1.000 đô la cho toàn bộ chương trình, sẽ khó có thể thúc đẩy nhân viên gửi nhiều hơn một hoặc hai lời giới thiệu. Bạn cũng phải dành tiền cho kế hoạch tổ chức tiệc và các sự kiện khuyến mãi khác. Nếu bạn không thể tổng hợp đủ ngân sách, chương trình của bạn sẽ thất bại.

Đến với tiền thưởng ban đầu rất thú vị và dễ dàng. Quản lý lâu dài một chương trình đòi hỏi bạn phải tiếp tục đổi mới với các phần thưởng và khuyến khích mới. Điều này có thể khó khăn và mệt mỏi về lâu dài. Nếu bạn trở nên tự mãn, chương trình của bạn có thể bị loại bỏ nhanh chóng. Bạn cần động viên nhân viên hàng tháng để chương trình của bạn tiếp tục tạo ra kết quả.

Bước 1: Tạo kế hoạch

Các chương trình giới thiệu nhân viên phải được lên kế hoạch trước khi thực hiện. Việc tạo ra một chương trình không có tầm nhìn, mục tiêu và ngân sách sẽ không hiệu quả. Bằng cách tạo ra một kế hoạch, bạn mang lại cho nhóm của mình một kết quả mong muốn rõ ràng và bạn có nhiều khả năng đạt được kết quả như mong muốn.

Hình thành tầm nhìn

Trước khi lập một kế hoạch cụ thể, hãy nghĩ về tầm nhìn của bạn cho chương trình giới thiệu nhân viên của bạn. Tại sao bạn cần một chương trình giới thiệu nhân viên? Điều này sẽ giúp ích gì cho quá trình giới thiệu? Bạn hy vọng đạt được điều gì?

Bằng cách xác định “tại sao?”, Bạn sẽ có nhiều động lực hơn để làm theo và tạo ra một kế hoạch tuyệt vời. Các nhóm tạo ra các chương trình giới thiệu nhân viên vì một số lý do. Hãy xem xét lý do cụ thể của bạn là gì. Bạn có thể muốn có tỷ lệ giữ chân cao hơn, quy trình tuyển dụng nhanh hơn hoặc giới thiệu hiệu quả hơn.

Nhân viên được thuê thông qua sự giới thiệu có nhiều khả năng ở lại công ty lâu hơn so với việc được thuê từ một đơn xin việc nguội lạnh. Các ứng viên được giới thiệu cũng có cơ hội được tuyển dụng cao hơn so với những ứng viên nộp đơn mà không quen biết ai.

Giới thiệu nhân viên cắt giảm thời gian dành cho quá trình sàng lọc ứng viên, tạo ra quy trình tuyển dụng nhanh hơn. Dù lý do bạn tạo chương trình giới thiệu nhân viên là gì, hãy nhớ viết nó ra giấy.

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Tiếp theo, đã đến lúc xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của bạn là gì. Viết ra câu trả lời của bạn cho những câu hỏi sau. Bạn cần điền vào vị trí nào hoặc những vị trí nào? Bạn đang gặp khó khăn nhất trong việc tìm kiếm những ứng viên tuyệt vời cho vị trí nào? Ứng viên lý tưởng của bạn là gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu tuyển dụng của chương trình của bạn.

Khám phá động lực của nhân viên

Trước khi xác định các mục tiêu cụ thể, bạn nên biết điều gì thúc đẩy nhân viên của mình. Nếu bạn tạo một chương trình giới thiệu nhân viên chỉ dựa trên tiền thưởng bằng tiền mặt cho những nhân viên chỉ muốn có thêm thời gian nghỉ phép, thì sẽ khó có thể tạo động lực cho họ. Cách tốt nhất để tìm ra động lực thúc đẩy nhân viên của bạn là hỏi họ thông qua một cuộc khảo sát qua email.

Xác định các mục tiêu cụ thể

Sau khi hình thành tầm nhìn của bạn, xác định chính xác những vai trò nào cần được lấp đầy và tìm ra điều gì thúc đẩy nhân viên của bạn, đã đến lúc đi vào cụ thể. Viết ra chính xác những gì bạn muốn hoàn thành với chương trình giới thiệu nhân viên của mình. Những mục tiêu này phải cụ thể và nhạy cảm về thời gian.

Một ví dụ điển hình về mục tiêu của chương trình sẽ là, “Hãy cho chúng tôi nhiều ứng viên hơn để lựa chọn và làm cho quá trình tuyển dụng rẻ hơn.” Ví dụ tốt hơn sẽ là, “Thu hút 5 ứng viên đủ điều kiện mới cho vị trí Quản lý danh mục đầu tư trước ngày 31 tháng 3. Giảm 25% chi phí cho mỗi lần thuê trong quý 2”. Ví dụ đầu tiên quá mơ hồ, nhưng các ví dụ sau cung cấp các kết quả cụ thể để đạt được.

Ngân sách

Cuối cùng, bạn phải lập ngân sách cho chương trình của mình. Trong khi các chương trình giới thiệu nhân viên làm giảm chi phí thu hút ứng viên mới, bạn cần tính đến chi phí tiền thưởng giới thiệu của mình. Bạn không thể hứa với nhân viên một kỳ nghỉ đến Hawaii nếu bạn chỉ có 300 đô la để chi tiêu cho chương trình. Biết chính xác những gì bạn phải chi tiêu trước khi tạo tiền thưởng.

Bước 2: Thiết kế chương trình

Khi bạn đã có một kế hoạch cùng nhau, đã đến lúc bắt đầu thiết kế chương trình giới thiệu nhân viên của bạn. Xác định tiền thưởng giới thiệu, tạo quy tắc rõ ràng và tự động hóa các nhiệm vụ của chương trình. Ba bước này sẽ đảm bảo bạn tạo ra một chương trình có kết quả.

Xác định tiền thưởng giới thiệu

Bước đầu tiên để thiết kế chương trình của bạn là xác định tiền thưởng mà nhân viên của bạn có thể nhận được. Chúng có thể bao gồm giải thưởng tiền mặt, ngày nghỉ phép, giải thưởng của công ty và các khoản quyên góp từ thiện. Đừng ngại sáng tạo với những thứ này. Tùy thuộc vào phản hồi bạn nhận được ở Bước 1, hãy tạo ra các khoản tiền thưởng để thúc đẩy nhân viên của bạn gửi thư giới thiệu.

Hãy cụ thể với các mô tả tiền thưởng của bạn. Số tiền thưởng phổ biến cho các giới thiệu của nhân viên nằm trong khoảng từ 1.000 đô la đến 5.000 đô la. Quảng cáo “giải thưởng tiền mặt 3.000 đô la” có động lực hơn nhiều so với “giải thưởng tiền mặt lớn”. Bạn có thể tặng một thẻ quà tặng trị giá 500 đô la cho một spa ban ngày, thêm 3 ngày nghỉ phép trong năm nay hoặc một bài báo nổi bật trên trang nhất của bản tin công ty của bạn. Dù nó là gì, hãy cụ thể.

Tạo quy tắc rõ ràng

Sau khi xác định tiền thưởng của mình, bạn cần tạo ra các quy tắc rõ ràng để nhân viên không lợi dụng chương trình. Các quy tắc cũng cho nhân viên của bạn biết những gì họ mong đợi, cách họ có thể giúp đỡ và cách họ nhận được phần thưởng xác định của họ. Nếu bạn gặp khó khăn khi đưa ra danh sách các quy tắc của chương trình, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau.

  • Có thể giới thiệu nhân viên nào không?
  • Nhân viên có cần phải ở một trình độ nhất định trong công ty không
  • Nhân viên có cần phải làm việc tại công ty trong một khoảng thời gian tối thiểu không?
  • Nhân viên của bạn có được trả công khi giới thiệu những ứng viên đủ tiêu chuẩn hay chỉ những người tuyển dụng thành công?
  • Mỗi nhân viên có thể thực hiện bao nhiêu lượt giới thiệu?
  • Làm thế nào để một nhân viên gửi giấy giới thiệu?
  • Khi nào tiền thưởng có hiệu lực?
  • Người giới thiệu nhân viên có cần phải ở lại công ty trong một thời gian trước khi tiền thưởng được cấp không?

Giữ các quy tắc của chương trình rõ ràng và đơn giản. Nhân viên ít có khả năng tham gia nếu có quá nhiều quy tắc phức tạp. Nếu bạn không đưa ra các quy tắc rõ ràng, bạn có thể yêu cầu nhân viên liên tục giới thiệu những người bạn không đủ tiêu chuẩn để thử và đảm bảo tiền thưởng. Không cần phải nói quá nhiều ở đây, nhưng hãy đảm bảo đưa danh sách quy tắc vào tài liệu của chương trình khuyến mại.

Tự động hóa các nhiệm vụ chương trình

Quản lý một chương trình giới thiệu nhân viên sẽ không tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn không có tổ chức và không tự động hóa các công việc, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho việc đó so với dự kiến. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm tuyển dụng của JazzHR vì nó có một công cụ cụ thể để tạo và quản lý các chương trình giới thiệu nhân viên trong toàn công ty.

Sử dụng một công cụ như JazzHR đặc biệt hữu ích nếu bạn chưa từng tạo chương trình giới thiệu nhân viên trước đây. Tự động hóa tác vụ sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và một công cụ chuyên dụng giúp thiết kế và thực thi chương trình có tổ chức hơn. JazzHR đi kèm với bản dùng thử miễn phí 21 ngày, vì vậy bạn có thể lái thử trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước 3: Thăng chức cho nhân viên

Khi bạn đã tạo chương trình giới thiệu nhân viên, hãy quảng bá chương trình đó cho nhân viên của bạn. Đây là một bước quan trọng. Sẽ không ai giới thiệu ứng viên cho bạn nếu họ không biết về chương trình giới thiệu. Có nhiều cách để chia sẻ tin tức với nhân viên. Điều quan trọng là phải có một buổi ra mắt chính thức để mọi người đều được thông báo. Từ đó, bạn có thể sáng tạo với cách quảng cáo.

Có một buổi ra mắt chính thức

Bạn cần ra mắt chính thức sau khi chương trình có hiệu lực. Điều quan trọng là phải truyền tải được sự mới mẻ và thú vị của chương trình. Bạn có thể thực hiện việc này qua email, nhưng nó sẽ gây hứng thú lớn hơn nếu được thực hiện trực tiếp. Lên lịch cho một bữa tiệc ra mắt chính thức, yêu cầu Giám đốc điều hành công bố nó trong một cuộc họp toàn công ty hoặc tổ chức một bữa ăn trưa của công ty để công bố nó.

Sáng tạo

Sau khi ra mắt chính thức, đã đến lúc sáng tạo. Có vô số cách để thúc đẩy chương trình giới thiệu nhân viên. Mục đích là tạo ra sự phấn khích và nhắc nhở nhân viên về những gì trong đó dành cho họ. Làm việc với bộ phận tiếp thị để tạo áp phích quảng cáo với tiền thưởng có thể nhìn thấy rõ ràng. Gửi email hàng tuần để nhắc nhở nhân viên và cung cấp thông tin cập nhật cho họ.

Thiết lập các cuộc thi giữa các phòng ban. Mọi người yêu thích sự cạnh tranh. Bộ phận có nhiều lượt giới thiệu nhất được tổ chức tiệc pizza vào ngày cuối cùng của tháng. Tổ chức các bữa tiệc giới thiệu. Khi một nhân viên được giới thiệu thành công, hãy cho mọi người biết. Điều này có thể thúc đẩy những người khác thực hiện hành động tương tự. Không có một cách nào để làm điều này. Khuyến mại hiệu quả sẽ cải thiện kết quả chương trình của bạn.

Bước 4: Duy trì chương trình

Bạn đã tạo chương trình giới thiệu nhân viên của mình và khởi chạy nó. Tháng đầu tiên đầy thắng lợi. Tuy nhiên, nhiều chương trình có xu hướng tụt dốc sau khi sự hào hứng ban đầu mất đi. Điều quan trọng là không chỉ khởi chạy chương trình của bạn mà còn phải duy trì nó lâu dài. Điều này được thực hiện bằng cách thêm các biện pháp khuyến khích mới và công nhận những nhân viên thành công để được giới thiệu.

Thêm các khuyến khích mới

Thêm các ưu đãi và tiền thưởng mới là một cách tuyệt vời để tránh sự tự mãn của chương trình giới thiệu nhân viên. Nếu bạn nhận thấy số lượng giới thiệu giảm xuống, hãy thêm một ưu đãi mới. “Tiền thưởng giới thiệu được nhân đôi trong tháng 7!”

Chúng cũng có thể được lên lịch vào đầu mỗi tháng. Một ý tưởng khác là tổ chức một bữa tiệc toàn công ty sau khi đạt được một số lượng giới thiệu thành công nhất định. Đưa ra giải thưởng “nhân viên giới thiệu của tháng”. Bằng cách giữ cho chương trình của bạn luôn mới, nhân viên sẽ tiếp tục gắn bó và hữu ích.

Công nhận nhân viên thành công

Nhân viên yêu thích sự đánh giá cao. Khi ai đó giới thiệu thành công một nhân viên, hãy chúc mừng họ một cách công khai. Yêu cầu giám đốc điều hành cho anh ta hoặc cô ta một lời cảm ơn trong cuộc họp lớn tiếp theo. Gửi email toàn công ty. Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với sự giúp đỡ của nhân viên và họ sẽ có nhiều khả năng tiếp tục gửi giới thiệu hơn.

Bước 5: Đánh giá và cập nhật

Bước cuối cùng để tạo một chương trình giới thiệu nhân viên là đánh giá và cập nhật nó. Bạn cần đo lường mức độ hiệu quả mà chương trình của bạn đang hoạt động. Từ đó, bạn có thể xác định xem nó có đạt được kết quả bạn cần hay không hoặc đã đến lúc thực hiện một số thay đổi.

Đo lường

Có một số chỉ số nhất định có thể giúp bạn đo lường kết quả của chương trình của mình. Tính toán tỷ lệ giới thiệu để tuyển dụng để đo lường chất lượng của các ứng viên mà nhân viên của bạn đang giới thiệu. Tỷ lệ tham gia sẽ cho bạn thấy mức độ gắn bó của nhân viên với chương trình.

Tỷ lệ giới thiệu của nhân viên tiết lộ mức độ hiệu quả của chương trình so với các phương pháp tuyển dụng khác. Việc tính toán thời gian và chi phí chạy chương trình hàng tháng cũng rất quan trọng.

Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết

Nếu chương trình không dẫn bạn đến các mục tiêu bạn đã xác định ở Bước 1, bạn cần thực hiện một số điều chỉnh. Tỷ lệ giới thiệu để tuyển dụng thấp có nghĩa là bạn cần phải làm tốt hơn việc truyền đạt ứng viên lý tưởng cho nhân viên của mình. Tỷ lệ tham gia thấp có nghĩa là bạn cần đẩy mạnh các nỗ lực quảng bá của mình.

Nếu chương trình của bạn quá tốn thời gian, bạn có thể cần sự trợ giúp của công cụ phần mềm hoặc nhân viên bổ sung. Một chương trình quá đắt có thể cần giảm phần thưởng được cung cấp. Nếu mọi thứ không hoạt động, nhiệm vụ của bạn là thực hiện những thay đổi cần thiết.

Leave a Reply