You are currently viewing Cách tạo Trang tổng quan bán hàng

Cách tạo Trang tổng quan bán hàng

Bảng điều khiển bán hàng là các bản trình bày trực quan về dữ liệu bán hàng của bạn.

Về lý thuyết, các chỉ số bán hàng tương đối đơn giản – các đại diện có bán hoặc không. Nhưng là một giám đốc bán hàng hoặc giám đốc điều hành, bạn biết rằng công việc bán hàng thực sự phức tạp hơn nhiều.

Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu để ra quyết định chiến lược và dữ liệu bán hàng được cho là quan trọng nhất. Việc xem xét dữ liệu thô không hữu ích lắm, đó là lý do tại sao trang tổng quan bán hàng lại rất hữu ích.

Những công cụ này giúp bạn dễ dàng theo dõi các chỉ số bán hàng và KPI quan trọng nhất của mình trong thời gian thực mà không cần phải đánh số theo cách thủ công. Bằng cách trực quan hóa dữ liệu bán hàng của bạn, việc phân tích hiệu suất bán hàng tổng thể dễ dàng hơn nhiều.

Điều gì cần mong đợi khi xây dựng trang tổng quan bán hàng

Bảng điều khiển bán hàng có vẻ hơi đáng sợ, đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu hoặc bạn chưa từng trải qua quá trình này trước đây. May mắn thay, toàn bộ quá trình xây dựng bảng điều khiển bán hàng có thể được tóm tắt trong năm bước đơn giản:

  1. Chọn phần mềm bảng điều khiển bán hàng của bạn
  2. Xác định cách trang tổng quan sẽ được sử dụng
  3. Tạo trang tổng quan mới
  4. Tùy chỉnh cài đặt trực quan trên trang tổng quan của bạn
  5. Phân tích các báo cáo

Tốt

Tạo một bảng điều khiển bán hàng thật dễ dàng. Bạn không cần phải có bất kỳ kiến ​​thức kỹ thuật, kỹ năng mã hóa nào và bạn sẽ không phải tự mình xử lý bất kỳ con số nào.

Phần mềm kinh doanh hiện đại, công cụ bán hàng và phần mềm CRM thường đi kèm với trang tổng quan được tạo sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình. Vấn đề chỉ là kết nối dữ liệu của bạn và chọn bộ lọc bạn muốn.

Bảng điều khiển bán hàng có thể lấy dữ liệu theo thời gian thực, vì vậy bạn không cần phải đợi đến cuối tuần, tháng hoặc quý để xem điều gì đang xảy ra. Bạn có thể có thông tin chi tiết cập nhật đến từng phút cho tất cả các phân tích bán hàng của mình.

Khía cạnh trực quan của dữ liệu bán hàng cũng là một lợi ích hàng đầu. Việc phân tích dữ liệu khi được trình bày trên biểu đồ hoặc đồ thị sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc quét các số thô.

Khả năng hiển thị trong nháy mắt này cuối cùng chuyển thành việc đưa ra quyết định tốt hơn và ra quyết định nhanh hơn.

Trước đây, các giám đốc bán hàng và giám đốc điều hành buộc phải tạo trang tổng quan theo cách thủ công bằng cách lấy dữ liệu bán hàng trên bảng tính và xây dựng biểu đồ trong Excel — điều này cực kỳ kém hiệu quả. Công việc đôi khi mất cả ngày giờ có thể hoàn thành chỉ bằng một cú nhấp chuột – miễn là bạn đang sử dụng phần mềm CRM phù hợp.

Hầu hết phần mềm bảng điều khiển bán hàng đi kèm với nhiều mẫu khác nhau ngay khi xuất xưởng. Vì vậy, bạn có thể chọn một mẫu dựa trên các báo cáo bán hàng phổ biến nhất.

Ví dụ: bạn tạo một trang tổng quan với các báo cáo về giao dịch đã thắng, giao dịch bị thua, giao dịch đã đóng so với mục tiêu, giao dịch mở và hơn thế nữa. Trang tổng quan sẽ hiển thị tất cả thông tin này cùng một lúc, vì vậy bạn không phải trả lại giữa nhiều báo cáo.

Bạn cũng có thể chọn một mẫu dựa trên vai trò của mình — người quản lý bán hàng và đại diện bán hàng thường cần xem các dữ liệu khác nhau.

Những người xấu

Mặc dù bảng điều khiển bán hàng cực kỳ hữu ích, nhưng vẫn có một số thách thức cần lưu ý khi bạn đang thực hiện quá trình này.

Đối với người mới bắt đầu, bảng điều khiển bán hàng của bạn sẽ chỉ tốt như dữ liệu của bạn. Nếu phương pháp thu thập dữ liệu của bạn không đầy đủ hoặc không chính xác, thông tin trên trang tổng quan sẽ bị ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào nguồn dữ liệu của bạn, khả năng tương thích có thể không phổ biến với phần mềm bạn đang sử dụng để tạo bảng điều khiển. Để thu hẹp khoảng cách này, bạn có thể phải thực hiện một số xuất, chuyển đổi tệp hoặc nhập dữ liệu theo cách thủ công để đưa vào trang tổng quan của mình.

Tất cả những điều này làm mất đi mục đích của việc sử dụng trang tổng quan bán hàng ngay từ đầu, đó là lý do tại sao bạn nên xây dựng trang tổng quan bán hàng trực tiếp trong phần mềm CRM của mình.

Như đã đề cập trước đây, trang tổng quan bán hàng giúp phân tích báo cáo dễ dàng hơn — nhưng báo cáo vẫn cần được phân tích. Trang tổng quan sẽ không thực sự cho bạn biết những gì cần phải làm. Vì vậy, nếu bạn không thể đọc các báo cáo một cách chính xác, bạn sẽ gặp khó khăn khi sử dụng thông tin đó để đưa ra các quyết định kinh doanh.

Bước 1: Chọn phần mềm bảng điều khiển bán hàng của bạn

Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định chính xác nơi bạn sẽ xây dựng bảng điều khiển bán hàng.

Có một số danh mục công cụ bảng điều khiển bán hàng để xem xét và vô số lựa chọn trong mỗi danh mục đó. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn các tùy chọn đó bên dưới và tôi sẽ giải thích tùy chọn tốt nhất (và dễ nhất) cho hầu hết các doanh nghiệp.

Phần mềm CRM

Tạo bảng điều khiển bán hàng bằng phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) sẽ là lựa chọn tốt nhất cho hầu hết các bạn. Thật nhanh chóng, dễ dàng và tất cả dữ liệu bán hàng của bạn đã có trong hệ thống này.

Tôi thích sử dụng hệ thống CRM so với một công cụ bảng điều khiển bán hàng độc lập vì nó giúp giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau mọi lúc. Đây là cách sử dụng thời gian của bạn không hiệu quả và có quá nhiều thứ có thể xảy ra sai sót.

Đối với hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng bảng điều khiển bán hàng với HubSpot.

HubSpot là một trong những giải pháp CRM phổ biến nhất cho các nhóm bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ. Nó được tin cậy bởi hơn 100.000 doanh nghiệp trên hơn 120 quốc gia trên toàn thế giới.

Phần mềm này rất dễ sử dụng và nền tảng CRM miễn phí 100%. Bạn có thể đăng ký trong vòng chưa đầy một phút và bắt đầu xây dựng bảng điều khiển bán hàng ngay lập tức.

Có rất nhiều hệ thống CRM tuyệt vời khác với các giải pháp bảng điều khiển bán hàng đơn giản. Salesforce và Zoho CRM là hai lựa chọn bổ sung đáng xem xét. Kiểm tra toàn bộ danh sách phần mềm CRM tốt nhất của chúng tôi để xem các đánh giá chuyên sâu về các đề xuất hàng đầu của chúng tôi.

Phần mềm Business Intelligence (BI)

Cũng có thể xây dựng một bảng điều khiển bán hàng bằng cách sử dụng một phần mềm kinh doanh thông minh. Nhiều giải pháp BI tốt nhất trên thị trường có khả năng báo cáo mạnh mẽ và bảng điều khiển trực quan được tùy chỉnh với dữ liệu bán hàng.

Vấn đề với việc sử dụng phần mềm BI cho bảng điều khiển bán hàng là sự phức tạp. Các hệ thống này không thân thiện với người dùng như phần mềm CRM.

Các tổ chức lớn với lượng lớn dữ liệu ngoài dữ liệu khách hàng dựa vào phần mềm BI để lưu trữ dữ liệu và báo cáo ở cấp độ cao hơn.

Thông thường, bạn cần phải có thêm một chút kỹ thuật để sử dụng phần mềm trí tuệ doanh nghiệp một cách hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn là người mới bắt đầu, có lẽ tốt nhất nên tránh xa các giải pháp này để có một bảng điều khiển bán hàng cơ bản.

Bảng tính

Tôi không đề xuất bảng tính cho trang tổng quan bán hàng.

Chúng tốn thời gian và đòi hỏi bạn phải làm việc thủ công quá nhiều để tạo ra các báo cáo bạn muốn. Bạn sẽ không thể xem dữ liệu của mình trong thời gian thực và về tổng thể, đó chỉ là một giải pháp lộn xộn.

Nếu bạn hiện có dữ liệu bán hàng được lưu trong Excel hoặc một bảng tính khác, bạn chỉ có thể nhập dữ liệu đó vào phần mềm CRM của mình và tạo bảng điều khiển ở đó.

Bước 2: Xác định cách trang tổng quan sẽ được sử dụng

Không có cái gọi là bảng điều khiển bán hàng “một kích thước phù hợp với tất cả”. Để xây dựng một cách hiệu quả, bạn cần ghi nhớ người dùng cuối trước khi bắt đầu.

Các đại diện bán hàng sẽ không tìm kiếm các loại báo cáo giống như một người quản lý bán hàng. Các nhà quản lý sẽ không xem xét dữ liệu giống như CMO hoặc CFO.

Khi bạn đã xác định được ai đang sử dụng trang tổng quan, bạn sẽ cần tìm hiểu cách họ sẽ sử dụng trang tổng quan. Đó có phải là một giám đốc bán hàng muốn kiểm tra hội đồng quản trị hàng tuần để xem đội của họ theo kịp tiến độ như thế nào? Hay là một giám đốc điều hành chỉ cần xem báo cáo hàng quý?

Một trong những lý do tôi khuyên bạn nên sử dụng HubSpot là vì phần mềm thực hiện bước này thực sự dễ dàng. Bạn có thể chọn từ các mẫu bảng điều khiển bán hàng khác nhau được phân đoạn theo vai trò của người dùng.

Lựa chọn Trang tổng quan Từ Báo cáo Thực đơn

Giả sử bạn đã đăng ký HubSpot, hãy truy cập trang chủ tài khoản của bạn để bắt đầu.

Có một danh sách các tùy chọn menu khác nhau trên thanh điều hướng cấp cao nhất. Bấm vào Báo cáo ở ngoài cùng bên phải và sau đó chọn Trang tổng quan từ menu thả xuống.

Điều hướng đến Bán hàng Trang tổng quan trong Thư viện bảng điều khiển

Điều này sẽ đưa bạn đến thư viện bảng điều khiển HubSpot, cuối cùng sẽ là nơi bạn bắt đầu xây dựng các bảng điều khiển tùy chỉnh của mình.

HubSpot có các bảng điều khiển được phân thành bốn danh mục chính — bán hàng, tiếp thị, dịch vụ và CMS. Ngoài ra, bạn có thể bắt đầu với trang tổng quan trống và thêm bất kỳ báo cáo tùy chỉnh nào mà bạn muốn.

Vì mục đích của chúng tôi ngay bây giờ, chúng tôi sẽ điều hướng đến Bán hàng bảng điều khiển ở phía bên trái của menu.

Tùy thuộc vào đối tượng sẽ sử dụng bảng điều khiển bán hàng, có bốn mẫu để bạn lựa chọn:

  • Quản lý kinh doanh
  • Đại diện bán hàng
  • Đánh giá cơ hội bán hàng
  • Bán hàng

Tổng cộng, 28 báo cáo khác nhau có thể được sử dụng trong các danh mục này.

Ví dụ: đại diện bán hàng có thể tạo một trang tổng quan với sáu báo cáo khác nhau nêu bật các chỉ số hiệu suất hàng tháng của họ. Người quản lý bán hàng có thể tạo trang tổng quan tập trung vào các báo cáo về tổng hiệu suất của nhóm.

Bước 3: Tạo Trang tổng quan mới

Khi bạn đã thu hẹp được những người sẽ sử dụng trang tổng quan và họ sẽ sử dụng nó để làm gì, đã đến lúc chính thức xây dựng trang tổng quan bán hàng của bạn.

Chọn một mẫu trang tổng quan bán hàng để tiếp tục

Để bắt đầu, chỉ cần nhấp vào một trong các mẫu bảng điều khiển bán hàng trong thư viện bảng điều khiển. Như đã đề cập trước đây, bạn luôn có thể bắt đầu với một trang tổng quan trống, nhưng bắt đầu với một mẫu sẽ dễ dàng hơn.

Đối với ví dụ này, tôi đang tạo một bảng điều khiển đại diện bán hàng.

Chọn báo cáo của bạn

Tiếp theo, bạn sẽ cần xác định những báo cáo nào cần đưa vào trang tổng quan bán hàng.

Theo mặc định, hệ thống sẽ chọn tất cả các báo cáo trong mẫu bạn đã chọn. Nhưng bạn có thể tùy chỉnh điều này bằng cách chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn các hộp bên cạnh mỗi báo cáo tương ứng.

Dưới đây là một ví dụ về những gì điều này trông như thế nào đối với mẫu đại diện bán hàng:

Đối với bảng điều khiển này, tôi đã quyết định bỏ qua bảng xếp hạng hoạt động đại diện và báo cáo hiệu suất mẫu.

Ngoài sáu báo cáo được liệt kê ở trên, các báo cáo bán hàng khác mà bạn có thể tạo bằng HubSpot bao gồm:

  • Số tiền giao dịch đã đóng so với mục tiêu
  • Doanh thu đã chốt của thành viên trong nhóm
  • Bảng thành tích hoạt động theo nhóm
  • Giao dịch mở được đặt để kết thúc trong tháng này
  • Tổng số giao dịch đã tạo so với mục tiêu
  • Bảng thành tích hoạt động của đại diện bán hàng
  • Các giao dịch đã giành được trong tháng này
  • Các giao dịch bị mất trong tháng này
  • Đạt được hạn ngạch so với mục tiêu
  • Dự báo đường ống có trọng số
  • Thời gian trong các giai đoạn thỏa thuận
  • Cuộc gọi được thực hiện so với mục tiêu
  • Các cuộc họp đã đặt trước so với mục tiêu
  • Giá trị mua hàng trung bình

Danh sách cứ tiếp tục. Một lần nữa, chúng thường được phân đoạn theo các mẫu cho người dùng cuối. Đại diện bán hàng không nhất thiết phải biết nhiều thông tin được liệt kê ở trên. Nhưng những báo cáo này rất tốt cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành cho các mục đích hoạt động.

Khi bạn đã xác định được báo cáo nào cần đưa vào trang tổng quan, hãy nhấp vào Kế tiếp ở dưới cùng bên phải của màn hình để tiếp tục.

Đặt tên cho Trang tổng quan và Tùy chỉnh Quyền xem

Điều quan trọng là đặt tên trang tổng quan của bạn một cách thích hợp, vì nó sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn theo thời gian.

Đối với trang tổng quan đầu tiên của bạn, rõ ràng là những gì bạn đang theo dõi. Nhưng mọi thứ có thể trở nên khó hiểu một cách nhanh chóng khi bạn có một số trang tổng quan khác nhau trong tài khoản của mình.

Tôi đặt tên bảng Bảng điều khiển kiểm tra đại diện bán hàng và cấp cho mọi người trong nhóm quyền xem và chỉnh sửa.

Nhấp chuột Tạo trang tổng quan ở góc dưới cùng bên phải của màn hình khi hoàn tất.

Bước 4: Tùy chỉnh cài đặt trực quan cho trang tổng quan của bạn

HubSpot cho phép bạn tùy chỉnh các khía cạnh trực quan của trang tổng quan dựa trên sở thích của bạn. Tất cả điều này có thể được quản lý bằng chức năng kéo và thả.

Vì đây là hướng dẫn mẫu nên tôi chưa có bất kỳ dữ liệu khách hàng nào trong CRM.

Nhưng bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kích thước hoặc vị trí của các báo cáo khác nhau bằng cách nhấp vào các ô tương ứng. Đây là giao diện khi bạn bắt đầu kéo các hộp xung quanh:

Vì vậy, thay vì có bốn báo cáo trên trang tổng quan này với các kích thước bằng nhau không được xem cùng một lúc, tôi có thể tùy chỉnh nó để trông giống như sau:

Giờ đây, mọi thứ đều phù hợp trên màn hình cùng một lúc và tôi có thể tạo các báo cáo cụ thể lớn hơn các báo cáo khác để dễ dàng sử dụng.

Bước 5: Phân tích báo cáo

Khi trang tổng quan đã được tạo và tùy chỉnh theo ý muốn của bạn, đã đến lúc phân tích các báo cáo đã tạo.

Dưới đây là một ví dụ về những báo cáo đó có thể trông như thế nào khi sử dụng dữ liệu demo của HubSpot:

Bạn cũng sẽ có khả năng lọc trang tổng quan của mình theo phạm vi ngày, nhóm, chủ sở hữu, đường ống giao dịch hoặc đường ống bán vé. Bạn có thể kiểm soát những điều này cho toàn bộ trang tổng quan hoặc các báo cáo riêng lẻ, tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm.

HubSpot giúp dễ dàng sao chép trang tổng quan, sao chép liên kết trang tổng quan và chia sẻ trang tổng quan bán hàng qua email.

Nếu bạn muốn thêm một báo cáo mới vào trang tổng quan của mình hoặc xóa một báo cáo hiện có, bạn có thể làm như vậy bất kỳ lúc nào mà không cần phải bắt đầu lại và tạo một báo cáo mới từ đầu.

Leave a Reply