You are currently viewing Cách từ chối ứng viên tuyển dụng

Cách từ chối ứng viên tuyển dụng

Từ chối ứng viên tuyển dụng là một phần không thể tránh khỏi trong vai trò của nhà quản lý nhân sự, nhưng nó có thể là một trải nghiệm khó chịu và đối đầu cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.

Vì lý do này, nhiều nhà tuyển dụng để lại sự từ chối cho đến thời điểm cuối cùng có thể, điều này chỉ tạo thêm sự thất vọng và thất vọng cho các ứng viên bị từ chối.

Tuy nhiên, có thể giảm nhẹ đòn đánh với những ứng viên không thành công, và tất cả bắt đầu bằng việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên ngay từ đầu.

Hãy đi sâu vào cách bạn có thể làm cho việc từ chối ứng viên trở thành một trải nghiệm dễ chịu hơn – hoặc ít nhất là một trải nghiệm ít khó chịu hơn cho cả hai bên.

Các phần dễ dàng từ chối ứng viên xin việc

Mặc dù ban đầu hầu hết sẽ thấy việc từ chối ứng viên khó khăn, nhưng khi bạn có một quy trình tuyển dụng tích cực và mô tả công việc rõ ràng, việc từ chối ứng viên sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đó là bởi vì bạn có các hướng dẫn rõ ràng mà bạn đã giao tiếp với các ứng viên ngay từ đầu.

Điều quan trọng là đối xử với tất cả các ứng viên một cách tôn trọng, loại bỏ sự phân biệt đối xử và giữ cho các đường dây liên lạc luôn mở. Tất cả những điều đó bạn có thể đạt được với một công cụ tuyển dụng tinh vi như Workable.

Workable không chỉ có thể giúp hợp lý hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng của bạn mà còn giúp bạn tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên ngay từ đầu. Bạn sẽ thu hút các ứng viên cấp cao với trình tạo trang nghề nghiệp có thương hiệu, giữ cho các đường dây liên lạc luôn cởi mở với các thông tin liên lạc hàng loạt cho các ứng viên và giữ lại thông tin chi tiết của họ cho các cơ hội trong tương lai.

Hơn nữa, Workable cung cấp một nền tảng kiến ​​thức vững chắc chứa đầy các mẫu từ chối cho mọi giai đoạn tuyển dụng, giúp bạn soạn thảo một lá thư từ chối lịch sự và cân đối cho từng ứng viên.

Những phần khó khăn khi từ chối ứng viên xin việc

Phần mà hầu hết mọi người phải vật lộn khi từ chối các ứng viên công việc là khiến ai đó thất vọng, đặc biệt là khi một ứng viên thể hiện tiềm năng tuyệt vời nhưng lại không phải là ứng cử viên tốt nhất cho vị trí này.

Một khía cạnh khác mà nhiều nhà tuyển dụng không làm được là thông báo cho các ứng viên về sự từ chối của họ ngay lập tức và với sự cá nhân hóa. Đây là một quá trình tốn nhiều thời gian, nhưng là một quá trình quan trọng trong việc duy trì trải nghiệm tích cực của ứng viên, bất kể thành công của họ khi ứng tuyển vào vai trò mở.

Cuối cùng, nhiều người cũng phải vật lộn với việc trung thực một cách lịch sự khi đưa ra tin từ chối. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để trình bày mọi thứ và để ứng viên nghĩ rằng họ có cơ hội trong tương lai hơn là cho họ biết một cách trung thực và khéo léo rằng họ không phù hợp với công ty của bạn.

Những phần này của quá trình từ chối không cần phải quá khó khăn. Hôm nay, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tóm tắt các bước chính mà bạn có thể thực hiện để từ chối các ứng viên công việc một cách duyên dáng.

Bước 1: Thông báo về việc từ chối ứng viên sớm

Các ứng viên muốn nhận được phản hồi từ bạn càng sớm càng tốt, ngay cả khi đó là một tin xấu. Họ có thể đã nộp đơn cho nhiều vai trò khác và đang chờ nghe ý kiến ​​của bạn trước khi tiếp tục với các cơ hội khác.

Từ chối ứng viên giai đoạn đầu

Sau khi vai trò công việc mở của bạn hoạt động, các ứng dụng sẽ bắt đầu được đăng ký ngay lập tức. Khi lướt qua các ứng dụng, bạn sẽ nhanh chóng xác định được cái nào rõ ràng không phù hợp với vai trò. Thông thường, những ứng viên này sẽ thiếu các kỹ năng chính, không thể thương lượng hoặc các yêu cầu về trình độ học vấn của vai trò.

Do các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu như đã nêu trong mô tả công việc được quảng cáo, một email từ chối đơn giản và lịch sự có thể được gửi đến những ứng viên này ngay cả trước khi đơn đăng ký kết thúc.

Workable có thể cung cấp cho bạn mẫu email từ chối giai đoạn đầu để giúp bạn soạn thảo thông điệp hoàn hảo, sau đó bạn có thể gửi hàng loạt cho những ứng viên không thành công thông qua cổng Workable của mình.

Lưu ý đến các mốc thời gian được giao tiếp

Các ứng viên tiến bộ trong quá trình phỏng vấn chắc chắn sẽ hỏi bạn các bước tiếp theo của quy trình là gì và khi nào họ có thể mong đợi nhận được phản hồi từ bạn.

Khi bạn đã thông báo những chi tiết này, điều quan trọng cần lưu ý là các ứng viên sẽ háo hức chờ đợi thông tin cập nhật từ bạn về những mốc thời gian này. Với suy nghĩ này, điều quan trọng là phải giao tiếp với các ứng viên bị từ chối càng gần thời hạn này càng tốt, để tránh lãng phí thời gian của họ hoặc kéo dài quá trình.

Thông báo cho các ứng viên bị từ chối càng sớm càng tốt rằng bạn không tiếp tục ứng tuyển là một cách tuyệt vời để cho họ thấy rằng bạn quý trọng và tôn trọng thời gian của họ.

Theo nguyên tắc chung, bất kể bạn đang ở giai đoạn nào của quy trình tuyển dụng, ngay khi bạn biết rằng mình không tiến tới với một ứng viên, đã đến lúc thông báo cho họ biết.

Bước 2: Cá nhân hóa thông tin liên lạc của bạn

Khi bạn hào hứng với một cơ hội việc làm mới và dành thời gian và công sức cho quá trình ứng tuyển, không có gì đáng thất vọng hơn việc nhận được một email từ chối cũ hoặc một cuộc điện thoại lạnh lùng.

Rốt cuộc, một số ứng viên có thể tuyệt vời cho vai trò này nhưng đã bị một ứng viên khác lấn lướt. Thay vì đốt cháy cầu nối với những ứng cử viên này, bạn cần làm dịu lời từ chối bằng một liên lạc cá nhân.

Cá nhân hóa email của bạn

Nếu một ứng viên bị loại trong giai đoạn đầu của quy trình hoặc bạn chỉ từng giao tiếp qua email, bạn chỉ nên từ chối ứng viên bằng văn bản. Nhưng điều quan trọng vẫn là phải xưng hô với ứng viên bằng tên, chứ không phải là “Ứng viên thân mến”.

Bạn cũng nên bao gồm phản hồi được cá nhân hóa trong giao tiếp của mình. Làm nổi bật lý do ứng viên không thực hiện cắt giảm.

Đối với những ứng viên buông xuôi trong giai đoạn đầu, đó có thể là do sự cạnh tranh gay gắt hoặc họ thiếu kinh nghiệm không thể thương lượng để tiến bộ.

Đối với những ứng viên bị loại trong giai đoạn sau, việc cung cấp phản hồi chi tiết hơn nhưng mang tính xây dựng liên quan trực tiếp đến cuộc phỏng vấn của họ là chìa khóa quan trọng.

Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, Workable có rất nhiều tài nguyên tuyệt vời để giúp bạn tìm những từ phù hợp. Dưới đây là một ví dụ về thư từ chối cơ bản sau phỏng vấn do Workable cung cấp.

Nhấc điện thoại lên

Nếu trước đó bạn đã trao đổi với ứng viên qua điện thoại hoặc họ đã lọt vào vòng cuối cùng của cuộc phỏng vấn, điều quan trọng là gọi điện cho họ để thông báo rằng họ đã không thành công.

Điều này cũng sẽ giúp bạn có cơ hội chân thành cảm ơn ứng viên vì họ đã dành thời gian và nỗ lực trong suốt quá trình phỏng vấn. Bạn cũng có thể hỏi ứng viên xem họ muốn giữ liên lạc qua Mạng xã hội hoặc được mời tham gia các sự kiện trong tương lai, trong trường hợp có sẵn một vị trí khác.

Bạn cũng nên theo dõi cuộc gọi điện thoại này bằng email để trình bày các dấu vết của bạn bằng văn bản.

Thêm dấu ấn cá nhân vào giao tiếp của bạn với các ứng viên bị từ chối bất kể họ đã tiến bộ đến đâu là một bước quan trọng để tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Trải nghiệm càng tốt, họ càng có nhiều khả năng xin lại công ty của bạn trong tương lai.

Bước 3: Cung cấp phản hồi

Một số nhà tuyển dụng sẽ không tự động cung cấp phản hồi cho các ứng viên bị từ chối. Mặc dù đây là một quá trình tốn nhiều thời gian, nhưng việc giúp ứng viên hiểu một cách khéo léo tại sao bạn lại từ chối họ là một cách khác để đảm bảo họ có trải nghiệm tích cực với công ty của bạn.

Sử dụng Tiêu chí Liên quan đến Công việc

Khi cung cấp phản hồi, điều quan trọng là phải giữ cho phản hồi mang tính xây dựng và liên quan đến vai trò cụ thể mà họ đã ứng tuyển. Điều này không chỉ giúp bạn truyền đạt phản hồi một cách hiệu quả mà còn giúp tránh rủi ro pháp lý và phân biệt đối xử.

Bạn cũng có thể sử dụng thẻ điểm phỏng vấn được sử dụng trong quá trình phỏng vấn để giúp chuyển tiếp các dữ kiện cụ thể xung quanh thành tích của ứng viên trong cuộc phỏng vấn. Đảm bảo rằng bạn nêu bật một số điều mà ứng viên đã làm tốt với đơn xin việc của họ để phản hồi không phải là tất cả đều tiêu cực.

Hãy rõ ràng và ngắn gọn

Các ứng cử viên không muốn có một lời giải thích mơ hồ về lý do tại sao họ không thực hiện cắt giảm. Họ muốn phản hồi mang tính xây dựng và lời khuyên rõ ràng về cách họ có thể cải thiện trong tương lai. Tóm tắt phản hồi của bạn cho từng ứng viên thành một câu hoặc đoạn ngắn gọn là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn không còn mơ hồ.

Hơn nữa, hãy trung thực với ứng viên. Nếu họ không có cơ hội làm việc với bạn trong tương lai, đừng hy vọng hão huyền. Chúc họ mọi điều tốt đẹp nhất và hãy để nó ở đó.

Nếu bạn không chắc chắn về cách xây dựng phản hồi rõ ràng và hiệu quả, Workable có rất nhiều tài nguyên và mẫu tích hợp sẵn để giúp bạn tìm ra những từ phù hợp.

Khuyến nghị kỹ năng để phát triển

Nếu có một số kỹ năng hoặc cơ hội giáo dục nhất định mà các ứng viên hàng đầu có thể thực hiện để cải thiện cơ hội đạt được vai trò của họ trong tương lai, hãy nói với họ! Bằng cách chia sẻ thông tin này với ứng viên, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng và tin tưởng của họ, đồng thời giúp họ cải thiện khả năng tìm kiếm việc làm trong tương lai.

Khi nói đến việc cung cấp phản hồi, miễn là lời khuyên của bạn là chân thực và mang tính xây dựng, ứng viên sẽ đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn và ghi nhớ nỗ lực mà bạn đã thực hiện để giúp họ cải thiện ứng dụng vào các công việc khác. Ứng viên càng cảm thấy tốt hơn về quy trình ứng tuyển, thì họ càng có nhiều khả năng muốn tiếp tục liên hệ với bạn để tìm kiếm các cơ hội trong tương lai.

Bước 4: Yêu cầu ứng viên phản hồi

Giống như việc các ứng viên hoan nghênh phản hồi mang tính xây dựng để hỗ trợ sự phát triển chuyên môn của họ, bạn cũng nên hoan nghênh phản hồi từ các ứng viên của mình về quy trình tuyển dụng.

Cách bạn tương tác với các ứng viên trong quá trình tuyển dụng là rất quan trọng. Cho dù ứng viên có thành công hay không, họ vẫn nên có kinh nghiệm ứng viên tuyệt vời và sẵn sàng ứng tuyển để có thêm cơ hội trong tương lai.

Tạo một cuộc khảo sát ứng viên

Để hiểu và cải thiện kinh nghiệm của ứng viên, bạn cần đặt mình vào vị trí của ứng viên. Cách tốt nhất để làm điều này là tạo một cuộc khảo sát về ứng viên bao gồm mọi bước của quy trình ứng tuyển, từ việc gửi đơn đăng ký của họ đến khi nhận được thư từ chối.

Workable cho phép bạn tạo và quản lý một cuộc khảo sát tùy chỉnh cho tất cả các ứng viên của bạn. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều cuộc khảo sát khác nhau để phù hợp với những ứng viên đã tiến tới các giai đoạn khác nhau.

Ứng viên có thể trả lại khảo sát trong thời gian riêng của họ, trong khi Workable sẽ thu thập và báo cáo dữ liệu để bạn phân tích và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với trải nghiệm của ứng viên.

Hỏi ứng viên trực tiếp

Nếu bạn đang nói chuyện với một ứng viên bị từ chối qua điện thoại và cảm thấy bạn đã xây dựng được mối quan hệ tuyệt vời với họ, bạn có thể muốn yêu cầu phản hồi trực tiếp.

Đặt ra một vài câu hỏi để hỏi ứng viên trước là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn nhận được phản hồi về các khía cạnh chính của quá trình tuyển dụng. Hãy nhớ rằng ứng viên có thể thích cung cấp phản hồi ẩn danh để không làm ảnh hưởng đến cơ hội giành được thành công vai trò của họ tại công ty của bạn trong tương lai.

Cho dù bạn thu thập phản hồi thông qua một cuộc khảo sát hay hỏi trực tiếp ứng viên, yêu cầu phản hồi cho thấy rằng bạn quan tâm đến ý kiến ​​của ứng viên và tôn trọng những gì họ nói.

Bước 5: Giữ liên lạc với các ứng viên không thành công

Kết thúc mọi việc theo hướng tích cực với những ứng viên không thành công là bước quan trọng trong việc duy trì một mối quan hệ nghề nghiệp tốt đẹp. Bước này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn giữ liên lạc với một số ứng viên hàng đầu cho các cơ hội việc làm hoặc cơ hội cộng tác trong tương lai.

Bằng cách giữ liên lạc với những ứng viên này, bạn có cho mình một nhóm các ứng viên tài năng, thụ động, để tham khảo trong tương lai. Chỉ vì họ không phù hợp hiện tại, không có nghĩa là họ sẽ không phù hợp trong tương lai.

Gửi thông tin liên lạc hàng tháng với khả năng làm việc

Giao tiếp email hàng loạt tự động của Workable không chỉ dành riêng cho quy trình tuyển dụng. Bạn cũng có thể sử dụng nó để giữ liên lạc với những ứng viên không thành công bằng cách gửi các bản cập nhật hàng tháng hoặc hai tháng một lần.

Cập nhật ứng viên về tin tức của công ty hoặc mời họ tham gia các sự kiện trong ngành là một cách tuyệt vời để duy trì sự quan tâm của họ khi làm việc với bạn. Bạn càng xây dựng được mối quan hệ chuyên nghiệp của mình với các ứng viên hàng đầu, bạn càng dễ dàng tuyển dụng lại họ trong tương lai.

Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội

Sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn hoặc Facebook là một cách tuyệt vời khác để giữ liên lạc với các ứng viên trong quá khứ. Nó cho phép tương tác cá nhân tốt hơn. Ví dụ: thay vì nhận được bản cập nhật chung của công ty thường xuyên, bạn có thể tương tác với mục đích khi họ tìm việc mới hoặc nhận xét về các phần công việc mà họ chia sẻ.

Những tương tác này sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin và mối quan hệ hơn nữa với những ứng viên không thành công và tạo điều kiện cho bạn tiềm năng tuyển dụng họ dễ dàng hơn trong tương lai.

Leave a Reply