You are currently viewing Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để kiểm tra bảng lương

Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để kiểm tra bảng lương

Việc chạy lương ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên và phản ánh sự ổn định tài chính và danh tiếng của một tổ chức. Và mặc dù không có chỗ cho sai sót, nhưng một số thứ có thể xảy ra sai sót.

Bạn có thể nhập số không chính xác, quên loại bỏ một nhân viên đã bị thôi việc khỏi bảng lương của mình hoặc không thêm được lần tăng lương gần đây của chủ nhân. Thực hiện kiểm tra bảng lương sẽ giúp xác định và loại bỏ những vấn đề này, cảnh báo bạn về những rủi ro sớm hơn.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện kiểm toán bảng lương thành công và thảo luận một số phương pháp hay nhất về bảng lương để giữ mọi thứ ở trạng thái tốt nhất.

Kiểm tra bảng lương là gì?

Nói chung, các cuộc kiểm toán được thực hiện để xác nhận rằng số tiền bằng đô la là chính xác và các thủ tục được hoàn thành một cách chính xác.

Kiểm toán tiền lương phân tích các quy trình trả lương của một công ty để xác minh tính liên quan của chúng và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ. Quá trình này bao gồm việc xem xét các khía cạnh cụ thể như nhân viên đang hoạt động của doanh nghiệp, tiền lương, mức lương và khấu trừ thuế.

Nói chung, kiểm toán lương là nội bộ. Điều này có nghĩa là bạn hoặc một người nào đó trong doanh nghiệp của bạn tiến hành chúng. Nhưng tôi cũng khuyên bạn nên nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài, nếu có thể, để có được ý kiến ​​khách quan.

Khái niệm cơ bản về kiểm toán tiền lương

Bảng lương của bạn xác định mức độ đơn giản của việc kiểm tra bảng lương. Ví dụ, nếu bạn có mười nhân viên, kiểm toán sẽ là một việc tương đối đơn giản. Nhưng đối với một doanh nghiệp nhiều chi nhánh với hàng nghìn công nhân ở các địa phương khác nhau, bao gồm cả các nhà thầu độc lập hoặc lao động thời vụ, mọi thứ sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn.

Bất kể mức độ phức tạp như thế nào, bạn nên cố gắng triển khai và thực hiện một quy trình hiệu quả giúp bạn xác định và loại bỏ các lỗi liên quan đến bảng lương. Dưới đây là tổng quan về những điều cơ bản của kiểm toán tiền lương.

Xác minh nhân viên trên bảng lương của bạn

Doanh thu và sự tiêu hao của nhân viên diễn ra quanh năm. Do đó, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng chỉ những nhân viên đã thực sự làm việc trong khoảng thời gian trả lương đó mới nhận được tiền lương.

Xem qua bảng lương của bạn và xem xét tất cả các nhân viên trên đó. Danh sách này phải khớp với hồ sơ việc làm hiện tại của bạn. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ nhân viên nào không làm việc cho bạn nữa, hãy loại bỏ họ ngay lập tức.

Bạn cũng nên xem xét bất kỳ nhân viên nào tạm thời không làm việc do FMLA, thai sản, nhận con nuôi, quan hệ cha con hoặc nghỉ ốm. Tác động của những cân nhắc này đối với việc trả lương hiện tại và trong tương lai cần được tính toán và ghi chép lại một cách thích hợp.

Đối với các nhà thầu độc lập và nhà cung cấp bên ngoài, hãy xác nhận thời hạn hợp đồng cho mọi tổ chức để đảm bảo bạn chỉ trả cho họ số tiền còn nợ.

Kiểm tra mức lương và phân loại thời gian cho mọi nhân viên

Phân tích mức lương được liệt kê trong hệ thống trả lương hiện có của công ty bạn, đảm bảo mức lương chính xác cho mọi nhân viên trong các khoảng thời gian trả lương cụ thể, bao gồm mức lương cơ bản, các khoản khấu trừ thuế, khấu lưu, tỷ lệ làm thêm giờ và các khoản phí áp dụng khác.

Ngoài ra, việc thăng chức, thưởng và tăng lương có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong năm. Vì vậy, nếu bất kỳ nhân viên nào được tăng lương hoặc thăng chức trong thời gian kiểm toán, bạn nên điều chỉnh mức lương của họ ngay lập tức để phản ánh những thay đổi.

Danh mục thời gian là một yếu tố khác cần cân nhắc khi trả lương cho nhân viên.

Một số doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên các loại thời gian trả lương cụ thể, chẳng hạn như nghỉ phép có lương và nghỉ ốm. Công việc của bạn là gắn nhãn những giờ này một cách chính xác dựa trên nhãn thời gian trả lương hiện hành, chẳng hạn như kỳ nghỉ phép, nghỉ mất tang và nghỉ ốm. Sau khi hoàn tất, hãy xác minh và so sánh tỷ lệ trả lương với hồ sơ tham gia của nhân viên.

Chú ý đến giờ làm thêm, nghỉ ốm, nghỉ phép khi xem xét hồ sơ nhân viên để tránh tình trạng trả thừa, trả thiếu.

Đối chiếu tất cả hồ sơ bảng lương của bạn

So sánh hồ sơ lương của bạn với sổ cái chung của công ty để mọi chi phí trả lương được ghi trong sổ cái đều khớp với kết quả kiểm toán tiền lương của bạn.

Đối chiếu hồ sơ bảng lương với sao kê ngân hàng của công ty cũng rất quan trọng. Kiểm tra xem tổng tài khoản ngân hàng của công ty bạn có khớp với sổ cái nội bộ của bạn hay không. Bất kỳ thay đổi nào cũng phải phản ánh nội bộ cũng như trong hồ sơ ngân hàng của bạn. Tôi thực sự khuyên bạn nên có một tài khoản ngân hàng trả lương riêng để đơn giản hóa việc đối chiếu hồ sơ ngân hàng.

Kiểm tra tính chính xác của thuế việc làm

Xác nhận khấu trừ và giới hạn thuế chính xác là một khía cạnh quan trọng khác của kiểm toán tiền lương. Bằng cách này, bạn sẽ không thấy mình phải trả quá nhiều tiền phạt và lệ phí và tránh những sai lầm tốn kém.

Đảm bảo bạn giữ lại số tiền thuế chính xác từ tiền lương của mọi nhân viên, bao gồm cả thuế An sinh xã hội, thuế Medicare và thuế thu nhập liên bang. Bạn cũng có thể phải khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và địa phương, vì vậy hãy chú ý đến điều đó.

Bạn cũng nên xác minh tính chính xác của các báo cáo tiền lương của mình, chẳng hạn như Biểu mẫu IRS 941. Tất cả tiền lương và số tiền khấu trừ thuế được liệt kê trên báo cáo bảng lương của bạn phải luôn khớp với hồ sơ cũ của chúng.

5 Công cụ để Cải thiện Kiểm tra Bảng lương

Tôi là một người tin tưởng chắc chắn vào việc giữ mọi thứ đơn giản. Đó chính là lý do tại sao tôi khuyến khích các chủ doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp tính lương hiệu quả và hiện đại để giúp việc tính lương và kiểm toán bảng lương trở nên dễ dàng và chính xác.

Công nghệ tận dụng giảm thiểu công việc thủ công cần thiết để thực hiện kiểm toán bảng lương và làm cho nó ít tốn thời gian hơn. Với suy nghĩ này, chúng ta hãy xem xét một số phần mềm tính lương tốt nhất mà bạn có thể thử.

1. QUẢNG CÁO

ADP là lựa chọn phù hợp cho các công ty đang tìm kiếm giải pháp tất cả trong một. Nó cung cấp mọi thứ từ tuyển dụng đến kiểm tra lý lịch đến xử lý thanh toán. Ngay cả gói có giá thấp nhất của nó cũng cung cấp bảng lương đầy đủ dịch vụ, cổng thông tin nhân viên tự phục vụ, gửi tiền trực tiếp và các tính năng báo cáo.

Phần mềm này cũng cung cấp rất nhiều tích hợp ứng dụng. Hợp tác với các nhà cung cấp lợi ích cho phép người dùng ADP (cả nhân viên và bộ phận nhân sự) tiếp cận với nhiều đặc quyền có giá trị như giảm giá sản phẩm qua LifeMart và tích hợp với phần mềm nhân sự thuê ngoài và đồng hồ thời gian.

2. Gusto


Gusto có thể tự động hóa hoàn toàn việc tính lương của bạn, nhờ vào hàng loạt tính năng của nó. Các dịch vụ của nó bao gồm khả năng quản lý bảo hiểm y tế, tiền gửi trực tiếp miễn phí và tự động nộp thuế địa phương, tiểu bang và liên bang.

Giải pháp tính lương hiệu quả này cũng cung cấp tính năng tự giới thiệu nhân viên tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc. Do đó, những người mới được tuyển dụng có thể nhập thông tin cá nhân của họ trực tiếp sau khi đăng nhập vào Gusto và sẽ tự động được báo cáo cho chính phủ. Ngoài ra, mọi phiếu lương đều được gửi trực tiếp qua email cho mọi nhân viên.

3. Bảng lương QuickBooks


Tôi thực sự giới thiệu Intuit QuickBooks cho những ai đã và đang sử dụng QuickBooks cho kế toán. Nhưng ngay cả khi bạn không, phần mềm tính lương này vẫn là một lựa chọn tuyệt vời cho những người thích phần mềm dịch vụ đầy đủ hoặc cần trợ giúp thiết lập bảng lương, nhờ vào đội ngũ hiệu quả cao của nó sẽ hướng dẫn bạn thiết lập hồ sơ thuế và thanh toán thuế.

Tất cả các loại thuế địa phương, tiểu bang và liên bang được tính toán và thanh toán tự động vào mỗi mùa thuế. Bạn cũng có thể chạy Tính lương tự động để chạy tính lương nhanh hơn. Một tính năng thú vị khác của QuickBooks là tính năng bảo vệ tiền phạt thuế của nó. QuickBooks sẽ trả tới 25.000 đô la nếu có sai sót trong bảng lương của bạn, khiến bạn bị phạt thuế.

4. OnPay


OnPay là một nền tảng dựa trên đám mây cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, email và trò chuyện trực tiếp được thiết kế chủ yếu cho các doanh nghiệp nhỏ hơn.

Nó đi kèm với các khoản khấu trừ lương tự động, thanh toán thuế theo bảng lương, và đảm bảo các hồ sơ và thanh toán thuế chính xác và kịp thời. Hãy coi nó như một phần mềm tính lương cuối cùng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ luôn đứng đầu trong bảng lương của họ.

OnPay cũng hoàn hảo nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp trả lương chuyên biệt cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành cụ thể với các phương tiện độc đáo. Vì vậy, nếu bạn điều hành một nhà hàng, tổ chức phi lợi nhuận, nhà thờ hoặc một trang trại, bạn biết mình phải nhận được gì.

5. gợn sóng

Về mặt kỹ thuật, Rippling là một phần mềm nhân sự có tính lương như một tính năng bổ sung. Tuy nhiên, nhiều người dùng thích nó vì khả năng chi trả cao và cơ sở tích hợp phần mềm mạnh mẽ. Khả năng tích hợp với hơn 500 ứng dụng mà nhiều bạn có thể đã sử dụng là một trong những lý do chính khiến phần mềm nằm trong danh sách này.

Nó có thể tự động đồng bộ tất cả dữ liệu của bạn để chạy bảng lương, giúp toàn bộ quá trình nhanh hơn và dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể quản lý các lợi ích, sự tuân thủ và các khía cạnh liên quan khác của mình trong một nền tảng hiện đại.

5 thủ thuật để kiểm tra bảng lương

Hãy cùng xem làm thế nào bạn có thể thực hiện kiểm toán bảng lương và bảng lương hiệu quả hơn.

1. Áp dụng phần mềm tính lương nâng cao

Việc tính lương theo cách thủ công hoặc sử dụng các công cụ phần mềm tính lương lạc hậu là những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc tính lương kém hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn làm một trong hai, đã đến lúc bạn nâng cấp.

Phần mềm quản lý tính lương tốt sẽ không chỉ giúp bạn cải thiện hiệu quả tính lương mà còn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và đơn điệu, đồng thời giúp bạn xác định sớm các sai sót. Ngoài ra, một số giải pháp phần mềm cung cấp hỗ trợ khách hàng tuyệt vời để giúp việc chạy bảng lương trở nên dễ dàng hơn. Đó là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho bạn.

2. Thực hành tính minh bạch của hệ thống

Bạn phải thiết lập chính sách trả lương và viết thành văn bản nếu bạn muốn ngăn chặn việc vô tình ăn cắp thời gian, nộp thuế thấp, phân loại sai nhân viên và các lỗi trả lương khác.

Chính sách này phải quy định cách phân loại nhân viên và cách tính tiền lương, tiền công, thăng chức và tăng lương. Quy trình thanh toán hoạt động như thế nào, khi nào các thay đổi đối với bảng lương có hiệu lực và cách công ty giải quyết các sai phạm trong bảng lương cũng cần được đề cập. Ý tưởng ở đây là bao gồm mọi khía cạnh để làm cho việc trả lương minh bạch nhất có thể.

Sau khi hoàn tất, hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có một bản sao của nó hoặc truy cập vào nó thông qua cổng thông tin nhân viên.

3. Cập nhật các Quy tắc và Quy định Mới nhất

Các quy định về lao động của liên bang và tiểu bang và bảng thuế IRS thay đổi theo từng năm. Chính xác tại sao bạn nên đảm bảo kiến ​​thức của bạn về các quy định này luôn được cập nhật.

Cách tốt nhất để làm điều này là tải xuống các bảng thuế mới nhất từ ​​trang web IRS. Nếu bạn sử dụng phần mềm tính lương, hãy thiết lập cài đặt để cập nhật tự động hàng năm để bạn luôn tuân thủ. Ngoài ra, hãy chú ý đến bất kỳ thay đổi quy định nào của chính phủ, cụ thể là khấu trừ thuế thu nhập, khấu lưu tiền cấp dưỡng con trẻ, thuế thất nghiệp của tiểu bang, cũng như cách tính và đánh thuế lợi ích khác nhau.

4. Thực hiện kiểm toán thành một thực hành thường xuyên

Cố gắng thực hiện kiểm tra bảng lương ít nhất mỗi năm một lần nếu bạn muốn giảm thiểu thiệt hại về thời gian và tiền bạc. Điều này cũng đúng đối với những người có hệ thống máy tính hóa, vì ngay cả những hệ thống tự động cũng có thể tạo ra lỗi.

Bạn có thể trả lương quá cao cho một nhân viên do lỗi toán học, phân loại không chính xác tình trạng thuế của nhân viên mới hoặc quên việc tăng lương của người khác. Đó là lý do tại sao bạn phải kiểm tra lại tất cả các thủ tục và quy trình giấy tờ của mình để đảm bảo mọi thứ hoạt động như bình thường.

5. Phân tích kết quả để cải thiện

Lưu trữ các phát hiện kiểm toán bảng lương của bạn bằng cách phân tích kết quả và đưa ra các đề xuất được cân nhắc kỹ lưỡng, tập trung vào việc cải thiện các quy trình hiện tại và phát triển các chiến lược mới để làm cho bảng lương hiệu quả và chính xác. Do đó, các chuyên gia khuyến khích thuê một nhà cung cấp dịch vụ trả lương thuê ngoài thay vì một đánh giá viên nội bộ.

Đánh giá viên nội bộ có thể khó nhìn nhận một cách khách quan các quy trình vì các bộ phận hoặc đồng nghiệp của họ thường phát triển chúng. Ngược lại, đánh giá viên bên ngoài có quan điểm khách quan hơn và có thể đưa ra các khuyến nghị mà không bị cản trở bởi sự thiên vị nội bộ.

Tuy nhiên, dù bạn làm gì, hãy đảm bảo rằng bạn theo dõi nhanh sự phát triển bảng lương của công ty, giúp nó đạt được độ chính xác, tuân thủ và hiệu quả cao hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.

Phải làm gì tiếp theo

Mặc dù không phải mọi lỗi trong bảng lương đều khiến IRS đến gõ cửa nhà bạn, nhưng bạn vẫn nên nỗ lực tích cực để đảm bảo tất cả các hành động sửa chữa của bạn là đúng và thực sự có thể giúp sửa chữa những sai lầm.

Tất nhiên, cách tốt nhất để tránh các sai sót liên quan đến bảng lương là thông qua một cuộc kiểm toán bảng lương thường xuyên và kỹ lưỡng. Bạn cũng phải biết về số lượng nhân viên trong bảng lương của mình, mức lương của họ và lịch trình thời gian, cũng như biết các quy định, quy tắc và luật pháp luôn thay đổi.

Để giúp bạn đảm bảo điều này, dưới đây là một số hướng dẫn khác có thể hợp lý hóa các quy trình trả lương của bạn hơn nữa:

Leave a Reply