You are currently viewing Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về các câu hỏi kiểm tra tham khảo

Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về các câu hỏi kiểm tra tham khảo

Những câu hỏi kiểm tra tham khảo, dù thoạt nhìn có vẻ bình thường, nhưng cuối cùng có thể giúp bạn tránh được một hợp đồng tồi tệ hoặc một vụ thuê mướn tồi. Dành thời gian để theo dõi bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp là một bước để đạt được kết quả tuyển dụng tốt hơn.

Có thể khó để biết những câu hỏi cần đặt ra vì phần lớn nó phụ thuộc vào ngữ cảnh và kinh nghiệm. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn những điều cơ bản để đặt câu hỏi tham khảo tốt, các công cụ bạn có thể sử dụng để cải thiện việc kiểm tra tài liệu tham khảo của mình và các cách đặt câu hỏi tốt hơn bất kể bạn đang nói chuyện với ai. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.

Câu hỏi kiểm tra tài liệu tham khảo là gì?

Nói một cách đơn giản, một khi ứng viên tìm việc giao cho bạn danh sách các địa chỉ liên hệ chuyên nghiệp hoặc cá nhân, bạn có thể liên hệ với những người đó để đặt câu hỏi sẽ cung cấp cho bạn thông tin ít thành kiến ​​hơn về ứng viên đó. Bạn càng hỏi những câu hỏi tham khảo tốt hơn, bạn càng có thể thu thập thông tin chi tiết về ứng viên của mình. Bằng cách này, bạn có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn khi cố gắng quyết định xem ai là người phù hợp nhất cho công việc.

Khái niệm cơ bản về câu hỏi kiểm tra tham chiếu

Khi bạn chia nhỏ các câu hỏi tham khảo thành một vài thành phần chính, bạn sẽ có thể chạy kiểm tra tham chiếu thành công cho bất kỳ việc thuê tiềm năng nào. Dưới đây là một số cân nhắc cần lưu ý khi bạn chuẩn bị chạy kiểm tra tham chiếu:

Đồng ý rõ ràng

Trước khi bạn nhấc điện thoại và bắt đầu liên hệ với bất kỳ ai, bạn nên đảm bảo rằng người thuê tiềm năng của bạn biết rằng bạn đang liên hệ với những người tham khảo của họ.

Bạn có thể làm điều này bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với ứng viên qua điện thoại hoặc email để cho họ biết rằng bạn sẽ liên hệ với những người tham khảo của họ trong vòng vài ngày tới. Hoặc bạn có thể bao gồm một vị trí trong đơn xin việc của mình yêu cầu sự cho phép rõ ràng để liên hệ với tất cả các tài liệu tham khảo mà người tìm việc cung cấp.

Đảm bảo rằng bạn có sự đồng ý rõ ràng để thực hiện kiểm tra tham chiếu về ứng viên để đảm bảo cả hai bạn đang ở trên cùng một trang và giao tiếp rõ ràng trong suốt quá trình tuyển dụng. Nhận được sự đồng ý rõ ràng trước tiên sẽ giúp bạn tránh mọi hiểu lầm có thể xảy ra. Điều này dẫn chúng tôi đến tính bảo mật, một phần quan trọng của quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo.

Bảo mật

Một trong những cách tốt nhất để tận dụng tối đa tài liệu tham khảo của bạn là cho họ biết rằng bất kỳ thông tin nào họ chia sẻ với bạn đều được bảo mật nghiêm ngặt — nghĩa là bạn không có kế hoạch chia sẻ câu trả lời của họ với bất kỳ ai.

Điều này giúp người đó cảm thấy thoải mái và cho phép họ chia sẻ những chi tiết thẳng thắn hơn mà ít thành kiến ​​hơn. Đổi lại, điều này cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về việc thuê và làm việc với ứng viên mà bạn đang cân nhắc sẽ như thế nào.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn chạy một kiểm tra tham chiếu chính thức, thì thoạt đầu nó có vẻ quá sức. Nhưng bạn có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách thực hiện thẩm định và chuẩn bị trước.

Sự siêng năng và chuẩn bị

Thực hiện một chút công việc chuẩn bị trước bất kỳ kiểm tra tham chiếu nào, ngay cả khi chỉ là vài phút thu thập ghi chú và ghi lại các câu hỏi chính, có thể đánh dấu sự khác biệt giữa kiểm tra tham chiếu thành công và kiểm tra vô ích.

Thực hiện thẩm định và chuẩn bị tốt trước khi thực hiện một loạt các kiểm tra tham chiếu cho danh sách các ứng viên công việc có thể tẻ nhạt, tùy thuộc vào ngành của bạn. Trong khi một số kiểm tra tham chiếu đơn giản hơn, những kiểm tra khác sẽ mất nhiều công hơn một chút, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng lấp đầy một vị trí cấp cao với rất nhiều thứ đòi hỏi một bộ kỹ năng cụ thể mà bạn cần xác minh trước.

Đây là nơi mà phần mềm kiểm tra tham chiếu có thể phát huy tác dụng như một công cụ thay đổi toàn bộ trò chơi cho quá trình kiểm tra tham chiếu của bạn. Dưới đây, chúng tôi đi sâu hơn vào một số tùy chọn bạn có thể thử đối với kích thước để làm cho quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo trở nên dễ dàng.

5 công cụ để cải thiện câu hỏi kiểm tra tài liệu tham khảo của bạn

Khi nói đến việc làm cho quá trình tuyển dụng trở nên đơn giản hơn, phần mềm kiểm tra tham chiếu có thể giúp bạn hoàn thành công việc. Dưới đây là một số phần mềm tốt nhất mà bạn có thể sử dụng.

Tham khảo SkillSurvey

Giả sử bạn đang nghĩ đến việc thuê một ứng viên cho đến nay có vẻ rất phù hợp, nhưng bạn vẫn cần theo dõi và kiểm tra tài liệu tham khảo của họ. Với Tham chiếu SkillSurvey, bạn có quyền truy cập vào các câu hỏi tham khảo đã được chứng minh để dự đoán thành công tuyển dụng. Nếu bạn không muốn tạo câu hỏi tham khảo của riêng mình từ đầu, SkillSurvey Reference cung cấp một danh sách khổng lồ để bạn lựa chọn nhằm thiết kế một bộ câu hỏi tham khảo phù hợp với ngành của bạn.

Tóm lại, SkillSurvey Reference kết hợp dữ liệu và câu hỏi tham khảo được thiết kế bởi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để cung cấp cho bạn quy trình kiểm tra tài liệu tham khảo nhanh hơn và chính xác hơn. Mặc dù SkillSurvey Reference không niêm yết giá công khai nhưng bạn có thể yêu cầu một bản demo trực tiếp để tìm hiểu thêm.

Vitay


Vitay kết hợp sự dễ dàng và tự động hóa để cung cấp cho các nhà lãnh đạo nhân sự và nhà tuyển dụng một khuôn khổ cho quy trình kiểm tra tham chiếu tốt hơn nhằm tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên của bạn. Khi bạn yêu cầu một bộ tài liệu tham khảo từ ứng viên công việc của mình thông qua Vitay, nó sẽ tự động liên hệ với mỗi người liên hệ với một bộ câu hỏi bạn thiết kế.

Quá trình gửi email tới người tham khảo kèm theo bảng câu hỏi kiểm tra tham chiếu nhanh mà họ có thể nhanh chóng điền vào và gửi lại có thể cắt giảm một nửa thời gian bạn dành để thu thập thông tin chi tiết về ứng viên công việc của mình. Giá của nó bắt đầu từ $ 299 một tháng. Kiểm tra Vitay tại đây.

Chào mọi người


HiPeople được thiết kế để giúp bạn thu thập thông tin kiểm tra tham chiếu ứng viên trên quy mô lớn. Thông qua bảng điều khiển HiPeople, bạn bắt đầu bằng cách chọn những gì bạn cần tìm hiểu về ứng viên.

Từ đó, khi bạn cung cấp thông tin tham khảo mà bạn có trong tay, HiPeople sẽ làm việc để thu thập thông tin tham khảo bạn cần để đưa ra quyết định tuyển dụng thông minh hơn. Mặc dù HiPeople không niêm yết giá của nó một cách rõ ràng, bạn có thể yêu cầu một bản demo để tìm hiểu thêm tại đây.

Người kiểm tra


Checkmate tập hợp quy trình kiểm tra và sàng lọc tham chiếu để có quy trình sàng lọc trước suôn sẻ hơn. Tóm lại, nó được thiết kế để giảm một nửa thời gian quản trị viên kiểm tra tham chiếu đồng thời giúp bạn tận dụng tối đa quy trình sàng lọc và tham khảo của mình.

Khi bạn chọn bảng câu hỏi để gửi ứng viên của mình, Checkmate sẽ thực hiện phần còn lại trong khi bạn chờ phản hồi. Thông tin ứng viên của bạn cung cấp được Checkmate sử dụng để gửi séc tham chiếu được cá nhân hóa đến các địa chỉ liên hệ được cung cấp.

Với ít thời gian hơn bạn phải thực hiện kiểm tra tham chiếu theo cách thủ công, bạn sẽ có thể nhìn thấy ứng viên công việc của mình bằng một lăng kính mới. Checkmate thực hiện tất cả những điều này với mức giá tiết kiệm, với giá bắt đầu từ $ 17 cho mỗi séc. Bạn có thể vào đây để tìm hiểu thêm và đăng ký.

Xref


Xref cũng sử dụng tự động hóa để giúp bạn chạy kiểm tra tham chiếu để giúp tăng tốc quá trình. Nó được thiết kế để giúp bạn thu thập tài liệu tham khảo để gửi câu hỏi của bạn và nhận lại chúng trong vòng trung bình 24 giờ. Nếu có vấn đề gì xảy ra trong quá trình kiểm tra tham chiếu hoặc Xref có được thông tin kiểm tra tham chiếu bất thường, thuật toán theo hướng dữ liệu của nó sẽ cung cấp cho bạn thông báo để bạn đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.

Xref hoạt động trên mô hình định giá đặt trước. Bạn sẽ phải liên hệ với họ tại đây để tìm hiểu thêm về số tiền bạn sẽ phải trả để sử dụng nó.

3 thủ thuật để đặt câu hỏi kiểm tra tài liệu tham khảo tốt hơn

Chúng tôi đã xem xét các câu hỏi tham chiếu là gì, các thành phần chính của chúng và những công cụ nào bạn có thể sử dụng để làm cho quá trình dễ dàng hơn. Dưới đây là ba gợi ý bổ sung để giúp bạn chạy kiểm tra tham chiếu tốt hơn, hiệu quả hơn.

Đặt câu hỏi mở khi có thể

Không nghi ngờ gì nữa, các câu hỏi mở giúp bạn tận dụng tối đa các tài liệu tham khảo của mình vì chúng khuyến khích người đó cung cấp câu trả lời sâu hơn và kỹ lưỡng hơn về ứng viên.

Một câu hỏi đóng (có-hoặc-không) là: “Liệu (ứng viên) có phải là một nhân viên giỏi không?” Một câu hỏi mở hơn sẽ là: “Bạn mô tả hiệu suất công việc hàng ngày của (ứng viên) như thế nào?”

Bất kỳ câu hỏi mở nào sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tốt hơn về những gì ứng viên tuyển dụng có thể sẽ như thế nào. Dưới đây là danh sách ngắn gọn các câu hỏi mở phổ biến mà bạn có thể hỏi hoặc sử dụng để truyền cảm hứng cho bộ câu hỏi của riêng bạn:

  • Bạn có thể mô tả mối quan hệ của bạn với (ứng viên) không? Bạn đã làm việc với họ với tư cách nào?
  • Những thành tựu quan trọng nhất của (ứng viên) trong thời gian họ làm việc với bạn là gì?
  • Bạn có thể cho tôi biết một chút về điểm (ứng viên) thiếu sót về trách nhiệm công việc hoặc kỹ năng không?
  • Bạn có thể chia sẻ thông tin về lý do (ứng viên) rời công ty của bạn không?
  • Nếu bạn phải kể tên hai đến ba điểm mạnh lớn nhất của (ứng viên), bạn sẽ nói họ là gì?
  • Bạn có thể mô tả mối quan hệ của (ứng viên) với đồng nghiệp của họ không?
  • Bạn sẽ nói một số lĩnh vực cần cải thiện đối với (ứng viên) là gì?
  • (Ứng viên) đã làm việc tại công ty của bạn vào những ngày nào?
  • Điều gì, nếu có, hành vi bất thường hoặc gây rối mà (ứng viên) thể hiện trong quá trình họ làm việc với bạn?

Bạn có thể sử dụng danh sách này để bắt đầu tạo quy trình tham khảo nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng tốt nhất. Mặc dù bạn không cần phải hỏi từng câu hỏi mà bạn nghĩ đến, nhưng điều cần thiết là phải biết đâu là câu quan trọng nhất để thu thập cho bạn thông tin tốt nhất.

Hãy nhận biết những gì bạn có thể hỏi một cách hợp pháp

Việc hỏi người tham khảo của bạn về thông tin cá nhân của ứng viên là bất hợp pháp. Điều này bao gồm bất kỳ câu hỏi nào về nền tảng tôn giáo, tuổi tác, tình trạng cha mẹ hoặc hôn nhân, khuyết tật, bản dạng giới hoặc quốc tịch. Nói cách khác, bạn không bao giờ nên hỏi tham chiếu bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến thông tin lớp được bảo vệ.

Cần một vài ví dụ? Dưới đây là danh sách ngắn các câu hỏi không bao giờ được hỏi trong quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo của bạn:

  • (Ứng viên) có con cái / họ có bao giờ cần sử dụng những ngày nghỉ phép của cha mẹ không?
  • (Ứng viên) có bao giờ nghỉ việc vì lý do tôn giáo không?
  • Tuổi của (ứng viên) có bao giờ cản trở việc thực hiện thành công nhiệm vụ công việc của họ không?

Mặc dù những câu hỏi này thoạt nghe có vẻ khá vô thưởng vô phạt, nhưng chúng thực sự vi phạm luật tình trạng được bảo vệ đã được đặt ra để các ứng viên xin việc không bị phân biệt đối xử trong bất kỳ phần nào của quá trình tuyển dụng. Khi bạn tạo câu hỏi tham khảo của mình, điều quan trọng là phải tránh xa bất kỳ câu hỏi nào có thể vi phạm luật tuyển dụng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về nó ở đây.

Ghi chú chi tiết

Khi nghe câu trả lời từ các tài liệu tham khảo, thật dễ dàng nghĩ rằng bạn sẽ nhớ tất cả khi bạn cần tham khảo lại. Nhưng nó dễ quên hơn bạn có thể nghĩ — đặc biệt nếu bạn đang thực hiện một số lần kiểm tra tham chiếu cùng một lúc.

Bạn nên ghi chú chi tiết trong cuộc trò chuyện. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể tham khảo lại thông tin chính xác mà không bị ảnh hưởng bởi bộ nhớ bị lỗi. Ghi chú cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ những phát hiện của mình với bất kỳ bên liên quan nào tham gia vào quá trình tuyển dụng.

Phải làm gì tiếp theo

Nếu bạn đã hiểu được điều này, bạn biết cách đặt các câu hỏi tham khảo hiệu quả, những điều cần chú ý và các công cụ bạn có thể sử dụng để làm cho toàn bộ quy trình trở nên dễ dàng hơn. Từ đây, có một số điều bạn có thể làm để củng cố quy trình kiểm tra tài liệu tham khảo của mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng của mình, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách chọn một công cụ phù hợp với bạn. Để có đánh giá chuyên sâu về các công cụ nhân sự tốt nhất, hãy xem hướng dẫn QuickSprout về phần mềm nhân sự. Cần tham khảo hướng dẫn này sau? Hãy chắc chắn để đánh dấu nó.

Leave a Reply