You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Chính sách PTO

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Chính sách PTO

Bất kể loại hình kinh doanh hay ngành nghề của bạn, mọi người đều cần nghỉ ngơi. Nếu nhân viên làm việc liên tục 52 tuần mỗi năm, họ sẽ bị kiệt sức và công việc cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.

Đó là lý do tại sao các công ty cần tạo ra các chính sách thời gian nghỉ có lương (PTO) tốt.

Các chính sách PTO tốt nhất thu hút và giữ chân nhân tài cấp cao nhất trong khi đảm bảo nhân viên của bạn có sự cân bằng vượt trội giữa công việc và cuộc sống. Điều này giúp mọi người vui vẻ hơn và tập trung hơn khi họ làm việc.

Chính sách PTO là gì?

PTO là viết tắt của thời gian nghỉ có lương.

Thay vì có các danh mục riêng biệt cho kỳ nghỉ, thời gian ốm đau và các nhu cầu cá nhân khác, PTO nhóm tất cả thời gian vắng mặt tại nơi làm việc thành một danh mục duy nhất.

Các chính sách của PTO cũng mang lại sự linh hoạt và quyền riêng tư hơn cho nhân viên. Thay vì thời gian nghỉ ốm cộng dồn sẽ trở nên lãng phí, nhân viên có thể sử dụng thời gian đó cho một ngày cuối tuần hoặc ngày cá nhân dài vào bất kỳ thời điểm nào trong năm — miễn là nó nằm trong quy định của chính sách.

Tóm lại, chính sách PTO của công ty xác định các quy tắc về cách nhân viên có thể nghỉ làm.

Khái niệm cơ bản về chính sách PTO

Trước khi bạn thực hiện chính sách PTO, điều cần thiết là bạn phải nắm chắc các lựa chọn của mình. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn các thành phần cốt lõi của chính sách PTO bên dưới.

Các loại chính sách PTO

Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, vì vậy các chính sách của PTO sẽ khác nhau trên diện rộng. Như đã nói, hầu hết các chính sách PTO thuộc một trong ba loại:

  • Ngân hàng PTO – Các ngân hàng PTO dành cho nhân viên một khoảng thời gian nghỉ có lương nhất định mỗi năm mà nhân viên có thể sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Không có sự khác biệt giữa ngày ốm, ngày nghỉ hay ngày cá nhân.
  • Thời gian nghỉ truyền thống – Các chính sách về thời gian nghỉ truyền thống tách các lý do nghỉ việc thành các loại khác nhau. Ví dụ: các công ty có thể cung cấp mười ngày nghỉ phép, sáu ngày ốm và bốn ngày cá nhân mỗi năm.
  • PTO không giới hạn – Như tên của nó, PTO không giới hạn cho phép nhân viên có nhiều thời gian nghỉ nếu họ cần mà không có số ngày xác định trước. Phê duyệt thời gian nghỉ thường được cấp bởi người quản lý trực tiếp của nhân viên khi có chính sách không giới hạn.

Có những ưu và nhược điểm cho mỗi phương pháp. Ví dụ, các ngân hàng PTO không bắt nhân viên của bạn giả ốm nếu họ cần một ngày nghỉ. Nhưng họ có thể sử dụng tất cả các ngày của mình cho kỳ nghỉ hè và không còn thời gian khi họ bị ốm vào tháng 12.

Các chính sách truyền thống kém linh hoạt hơn và có thể tạo ra các vấn đề về cách thức và thời gian được sử dụng.

Giả sử một nhân viên có mười ngày ốm không được nghỉ trong cả năm. Đến tháng 12, họ có thể kêu “ốm” trong hai tuần liên tiếp vì những ngày đó sẽ hết khi năm dương lịch chuyển sang. Nếu chúng không được sử dụng, sau đó chúng được lãng phí. Bạn có muốn nhân viên của mình sử dụng thời gian đó một cách không thường xuyên thay vì tích trữ nó không?

Kiếm tiền từ PTO

Không phải tất cả mọi người trong công ty nhất thiết sẽ có cùng một lượng PTO mỗi năm. Nhiều tổ chức thưởng cho nhân viên thêm ngày PTO tùy thuộc vào thời gian họ đã làm việc cho công ty.

Ví dụ: nhân viên làm việc dưới một năm có thể đủ điều kiện nhận PTO mười ngày, trong khi nhân viên làm việc từ một đến bốn năm được 15 ngày. Nhân viên của bạn trên 5 năm được 20 ngày, 10 tuổi trở lên được 25 ngày, v.v.

Thay vì bắt đầu lịch PTO vào ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12, bạn có thể căn cứ PTO vào ngày kỷ niệm của nhân viên — đặc biệt nếu bạn đang sử dụng phương pháp thang trượt trong ví dụ trên.

Nếu bạn không thích ý tưởng cung cấp một khoản PTO cho nhân viên, bạn có thể thiết lập hệ thống tích lũy PTO để thay thế.

Với chính sách PTO tích lũy, nhân viên của bạn có thể kiếm được số giờ PTO dựa trên thời gian họ làm việc. Ví dụ: một nhân viên có thể tích lũy và gửi ngân hàng hai giờ PTO cho mỗi 40 giờ làm việc.

Các loại thời gian nghỉ trả phí

Điều quan trọng là phải hiểu các loại nghỉ phép có lương khác nhau có thể đủ điều kiện cho chính sách PTO của công ty bạn. Những ví dụ bao gồm:

  • Kỳ nghỉ – Không có luật tiểu bang hoặc liên bang nào yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp kỳ nghỉ có lương hoặc không lương. Nhưng cho phép nhân viên của bạn có thời gian nghỉ phép là một cách tuyệt vời để thu hút nhân tài và giữ tinh thần cao trong công ty. Nếu một công ty không cung cấp thời gian nghỉ phép, sẽ rất khó để giữ chân nhân viên.
  • Nghỉ ốm – Có nhiều luật nghỉ ốm khác nhau trên khắp nước Mỹ, đặc biệt là ở cấp tiểu bang và địa phương. Đảm bảo tham khảo ý kiến ​​của luật sư để đảm bảo tuân thủ về thời gian nghỉ ốm trong chính sách của bạn.
  • Ngày cá nhân – Một số công ty có thể có các quy định về tiêu chuẩn khác nhau cho một ngày cá nhân so với một ngày nghỉ phép. Ví dụ: theo dõi một ngày lễ tôn giáo hoặc dành thời gian cho một tình huống khẩn cấp không liên quan đến y tế có thể thuộc loại này.
  • Nghỉ dưỡng thai và thai sản – Một số luật yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp bảo vệ việc làm và các quyền lợi cho nhân viên sinh con hoặc nhận con nuôi. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, một số nghỉ phép của cha mẹ có thể không được trả lương.
  • Nghĩa vụ pháp lý – Nhân viên được nghỉ nếu họ được gọi làm nhiệm vụ bồi thẩm đoàn. Người sử dụng lao động không nhất thiết phải trả hoặc bồi thường cho thời gian đó, nhưng nhân viên không thể bị phạt nếu họ nghỉ việc do nghĩa vụ bồi thẩm đoàn hoặc trát đòi hầu tòa.
  • Biểu quyết – Cho dù đó là bầu cử tổng thống hay địa phương, nhiều công ty phân bổ thời gian cho việc bỏ phiếu PTO. Nói chung, việc bỏ phiếu cho PTO có thể bị giới hạn chỉ trong vài giờ, vì thường không cần cả ngày làm việc.
  • Nghỉ quân sự – Đạo luật Quyền Tuyển dụng và Tái triển khai Dịch vụ Thống nhất (USERRA) xác định các chính sách để bảo vệ nhân viên đối với các dịch vụ tại ngũ, đào tạo nghĩa vụ tích cực và đào tạo nhiệm vụ không hoạt động. Người sử dụng lao động được yêu cầu cung cấp một thời gian nghỉ không lương cho những nhân viên đáp ứng các tiêu chuẩn nghỉ phép quân sự cụ thể.
  • Mất người thân – PTO mất người thân là thời gian nghỉ liên quan đến một thành viên gia đình hoặc bạn bè của một nhân viên qua đời. Thời gian này có thể được sử dụng để thu xếp, tham gia các dịch vụ và tinh thần đối phó với mất mát.

Một lần nữa, trong nhiều trường hợp, việc gộp PTO vào một danh mục duy nhất sẽ dễ dàng hơn. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải lo lắng về việc xác định lý do tại sao nhân viên nghỉ việc.

Luật và Quy định của PTO

Bạn cần xem xét luật pháp địa phương khi tạo chính sách PTO cho doanh nghiệp của mình. Một số tiểu bang yêu cầu các công ty cung cấp chế độ nghỉ ốm có lương. Điều này có thể tạo ra các biến chứng nếu thời gian bị bệnh không được chỉ định.

Ngoài thời gian nghỉ ốm, người sử dụng lao động có từ 50 nhân viên trở lên cần cung cấp các Quyền lợi FMLA (Đạo luật Nghỉ phép cho Gia đình và Y tế).

Một số tiểu bang cũng xem thời gian nghỉ tích lũy là tiền lương kiếm được chưa thanh toán. Vì vậy, nếu nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp phải trả cho họ khoản tiền PTO tích lũy. Để giảm thiểu rủi ro này, bạn có thể xác định số dư tối đa của số dư PTO được tích lũy và thời gian thanh toán chưa sử dụng khi đạt đến số tiền tối đa.

Luôn xác minh rằng chính sách của bạn tuân thủ Bộ Lao động Hoa Kỳ và bất kỳ luật lao động địa phương nào khác. Bạn chắc chắn nên tham khảo ý kiến ​​của luật sư việc làm để đảm bảo chính sách của bạn không vi phạm.

Ngày lễ

Ngoài những ngày nghỉ phép có thể được sử dụng theo ý muốn của nhân viên, nhiều ngày nghỉ lễ của Hoa Kỳ rơi vào tình trạng xô đẩy của PTO.

Bạn có thể quyết định cung cấp thời gian nghỉ có lương hoặc không lương cho những ngày lễ như:

  • Ngay đâu năm
  • Ngày Martin Luther King
  • ngày kỷ niệm
  • Ngày Quốc Khánh
  • Ngày lao động
  • Lễ tạ ơn
  • ngày Giáng Sinh

Một số công ty cung cấp các ngày nghỉ lễ nổi trong những ngày như Ngày Tổng thống, Ngày Columbus hoặc Ngày Cựu chiến binh. Nhân viên của bạn có thể chọn làm việc vào những ngày đó và sử dụng thời gian nghỉ vào bất kỳ thời điểm nào khác trong năm.

3 Công cụ để Cải thiện Chính sách PTO

Việc tạo chính sách PTO hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn đang sử dụng phần mềm phù hợp. Đây là ba trong số các giải pháp tốt nhất để xem xét:

# 1 – Gusto

Gusto được biết đến nhiều nhất với dịch vụ trả lương được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nền tảng này đã phát triển trong những năm qua và đi kèm với chức năng mở rộng cho các mục đích nhân sự khác. Bạn có thể dễ dàng sử dụng Gusto để tạo chính sách thời gian nghỉ tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của công ty bạn.

Phần mềm cũng cung cấp các công cụ theo dõi và báo cáo thời gian nghỉ đơn giản. Nhân viên của bạn sẽ có thể xem tất cả các thay đổi PTO trực tiếp từ ứng dụng tự phục vụ của nhân viên hoặc trang tổng quan trực tuyến của Gusto. Các kế hoạch bắt đầu chỉ với $ 6 mỗi người cộng với mức giá cơ bản hàng tháng là $ 39.

# 2 – Phó

Được tin cậy bởi hơn 250.000 tổ chức trên toàn thế giới, Vice là một trong những giải pháp lập lịch biểu và bảng chấm công phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm đi kèm với các công cụ tích hợp cho các yêu cầu, phê duyệt và theo dõi PTO thời gian nghỉ. Nhân viên của bạn có thể dễ dàng yêu cầu thời gian nghỉ trực tiếp từ ứng dụng di động Vice.

Điểm thú vị của Phó là các nhà quản lý có thể nhanh chóng lấp đầy ca làm việc và tìm người thay thế khi ai đó yêu cầu nghỉ việc, bất kể lý do là gì. Phó tích hợp với các công cụ nhân sự khác như BambooHR, Gusto, ADP, v.v. Các gói bắt đầu từ $ 2,50 cho mỗi người dùng mỗi tháng và bạn có thể dùng thử miễn phí với bản dùng thử 31 ngày.

# 3 – Lợi ích

Zenefits là công ty hàng đầu trong ngành trong lĩnh vực phần mềm nhân sự. Đó là giải pháp tất cả trong một để quản lý bảng lương, phúc lợi nhân viên, giới thiệu và các khía cạnh khác của HCM (quản lý nguồn nhân lực). Phần mềm đi kèm với các công cụ để tạo chính sách PTO, quản lý và phê duyệt các yêu cầu PTO, đặt ngày ngừng hoạt động và hơn thế nữa.

Nền tảng này tự động tính toán số ngày PTO kiếm được, vì vậy nhân viên và nhóm nhân sự của bạn sẽ không phải theo dõi thời gian kiếm được theo cách thủ công. Tôi thích Zenefits vì hệ thống quản lý PTO tự động kết nối với các khu vực khác của nền tảng, như lập lịch và tính lương. Các gói bắt đầu chỉ với $ 8 cho mỗi nhân viên mỗi tháng và bạn có thể dùng thử miễn phí trong 14 ngày.

3 Thủ thuật Tạo và Quản lý Chính sách PTO

Nếu bạn đang cảm thấy quá tải về việc tạo ra chính sách PTO cho doanh nghiệp của mình, việc áp dụng các thủ thuật nhanh chóng và các phương pháp hay nhất này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Thủ thuật # 1: Giữ nó đơn giản

Thuật ngữ “thời gian nghỉ có lương” và “thời gian nghỉ phép” thường được sử dụng thay thế cho nhau. Nhưng về mặt kỹ thuật, PTO đề cập đến ngân hàng PTO trong đó tất cả các giờ nghỉ được nhóm vào một danh mục duy nhất.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, cách tiếp cận này là cách dễ nhất để tạo chính sách PTO.

Nếu không, bạn sẽ buộc phải đặt ra các quy định về tiêu chuẩn cho những gì được coi là thời gian nghỉ phép so với ngày cá nhân hoặc ngày ốm. Chỉ có quá nhiều nhầm lẫn ở đây và nó làm phức tạp chính sách. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề khi cần theo dõi việc sử dụng PTO.

Việc phân chia PTO thành các hạng mục khác nhau cũng có thể tạo ra sự thất vọng trong nhân viên của bạn. Mọi người cảm thấy như thể họ đang bị phạt nếu họ không bị ốm – đó không phải là kiểu văn hóa công ty bạn muốn tạo ra.

Miễn là bạn tuân thủ tất cả luật việc làm của địa phương, tiểu bang và liên bang, một nhóm duy nhất cho tất cả thời gian PTO có thể sẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Thủ thuật # 2: Sử dụng phần mềm để quản lý PTO

Có thể dễ dàng cho một công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ chỉ với một số ít nhân viên theo dõi các yêu cầu về thời gian nghỉ của riêng bạn. Nhưng ở quy mô lớn, điều này gần như không thể thực hiện một cách hiệu quả nếu không sử dụng phần mềm.

Phần mềm nhân sự và các công cụ theo dõi thời gian có thể tự động tính toán PTO kiếm được. Nhân viên của bạn sẽ biết chính xác thời gian họ có thể cất cánh và quản lý các yêu cầu trực tuyến mà không cần phải gọi điện hoặc gửi email cho bộ phận nhân sự.

Bằng cách sử dụng phần mềm để tạo chính sách PTO, nhân viên của bạn cũng có thể truy cập các chính sách này bất kỳ lúc nào thông qua cổng tự phục vụ của nhân viên. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc đề cập đến một cuốn sổ tay nhân viên thực tế được chôn dưới đáy ngăn kéo ở đâu đó.

Thủ thuật # 3: Quảng cáo Chính sách PTO của bạn để thu hút nhân tài cấp cao nhất

Người tìm việc coi trọng thời gian nghỉ và cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống. Họ muốn làm việc cho các doanh nghiệp có chính sách PTO thân thiện với nhân viên.

Khi bạn đã thiết lập kế hoạch, hãy nhớ đề cập đến những đặc quyền này khi viết mô tả công việc. Điều này nên được bao gồm trong phần lợi ích nhân viên của bất kỳ đề nghị mới nào và bạn nên hiển thị nó một cách tự hào trên trang nghề nghiệp của trang web của bạn.

Phải làm gì tiếp theo

Bây giờ bạn đã hiểu PTO và cách thức hoạt động của nó, đã đến lúc chính thức tạo chính sách PTO của công ty bạn.

Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phần mềm nhân sự vững chắc. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tạo ra các quy tắc chính sách và chia sẻ thông tin với nhân viên của mình.

Bạn cũng nên trang bị một hệ thống chấm công và chấm công hiện đại, đặc biệt nếu giải pháp nhân sự của bạn không đi kèm với các công cụ theo dõi thời gian tích hợp. Bạn có thể sử dụng điều này để theo dõi các khoản tích lũy PTO, yêu cầu thời gian nghỉ và quản lý lịch trình của nhân viên.

Leave a Reply