You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Hợp đồng Việc làm

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Hợp đồng Việc làm

Việc tìm kiếm các ứng viên có năng lực để lấp đầy các vị trí còn trống tại doanh nghiệp của bạn có thể là một công việc tự thân. Khi bạn đã tìm thấy người phù hợp hoàn hảo, bạn cần chính thức thuê họ để hoàn tất quá trình.

Hợp đồng lao động là một cách tuyệt vời để chính thức đặt ra những kỳ vọng và yêu cầu đối với những người mới thuê. Những tài liệu này giúp bảo vệ người sử dụng lao động và người lao động.

Một thỏa thuận việc làm vững chắc tạo ra âm hưởng cho sự thành công và loại bỏ sự nhầm lẫn cho tất cả các khía cạnh quan trọng của mối quan hệ mới này.

Hợp đồng lao động là gì?

Hợp đồng lao động là một văn bản thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giải thích mối quan hệ làm việc giữa tổ chức và người lao động.

Hợp đồng lao động không phải là yêu cầu chính thức đối với quá trình tuyển dụng và những thỏa thuận này có đủ hình dạng và quy mô khác nhau. Trong nhiều trường hợp, một thư mời làm việc chính thức và sổ tay nhân viên có chữ ký có thể đủ để bao hàm tất cả các cơ sở.

Tuy nhiên, hợp đồng lao động giúp loại bỏ sự mơ hồ trong mối quan hệ và xác định rõ ràng những gì người lao động và người sử dụng lao động mong đợi — vì vậy, bạn nên tạo một thỏa thuận chính thức.

Khái niệm cơ bản về hợp đồng lao động

Các điều khoản của hợp đồng lao động sẽ là duy nhất cho mỗi lần tuyển dụng mới. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về một số yếu tố phổ biến nhất cần bao gồm trong hợp đồng lao động:

Mô tả công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm

Đây là một phần quan trọng của mọi hợp đồng lao động. Tài liệu phải mô tả rõ ràng những mong đợi và trách nhiệm của công việc được đề cập.

Thay vì tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày của vị trí, hãy tập trung nhiều hơn vào những kỳ vọng và trách nhiệm có tầm ảnh hưởng lớn.

Ví dụ: nếu bạn đang thuê một người phục vụ đồ ăn, bạn không cần phải thêm các chi tiết như “nhận đơn đặt hàng của khách” và “mang đồ ăn đến bàn” trong phần này của hợp đồng. Đối với một điều, đó là những phần hiển nhiên của công việc. Mặt khác, bao gồm quá nhiều chi tiết cụ thể khiến nhân viên có thể nói “đó không phải là công việc của tôi” khi bạn yêu cầu họ làm điều gì đó.

Điều khoản tuyển dụng

Các điều khoản việc làm thường thuộc một trong ba loại — toàn thời gian, bán thời gian hoặc thời hạn cố định.

Hầu hết các nhà tuyển dụng coi 40 giờ là một công việc toàn thời gian. Tuy nhiên, định nghĩa pháp lý về việc làm toàn thời gian thay đổi theo từng tiểu bang. Ví dụ: một số tiểu bang xác định công việc toàn thời gian là 32 giờ mỗi tuần. Việc làm bán thời gian thường rơi vào phạm vi 20-30 giờ mỗi tuần nhưng có thể thấp hơn bất kỳ công việc nào được coi là toàn thời gian ở tiểu bang đó.

Cả điều khoản làm việc toàn thời gian và bán thời gian đều được xác định trên cơ sở cố định mà không có ngày kết thúc định trước.

Những nhân viên có thời hạn chỉ được thuê trong một khoảng thời gian nhất định. Mối quan hệ này sẽ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể trong hợp đồng. Không giống như các nhà thầu độc lập, một nhân viên có thời hạn cố định được đối xử giống như một nhân viên bình thường trong suốt thời gian của hợp đồng.

Một số hợp đồng lao động sẽ bao gồm ngày, giờ và các yếu tố khác của lịch trình mà một nhân viên dự kiến ​​làm việc. Điều này đặc biệt đúng nếu nhân viên phải làm việc theo giờ lẻ, chẳng hạn như ban đêm và cuối tuần.

Điều khoản chấm dứt cũng có thể được bao gồm trong các điều khoản tuyển dụng.

Nếu không, bạn chỉ có thể bao gồm một điều khoản cho việc làm “theo ý muốn”. Điều này có nghĩa là một trong hai bên có thể chấm dứt mối quan hệ, có hoặc không có nguyên nhân, bất cứ lúc nào.

“Việc làm khác” cũng có thể được định nghĩa ở đây. Ví dụ, nhiều nhân viên liên bang không được phép nhận công việc thứ hai mâu thuẫn với nhiệm vụ chính thức của họ.

Đền bù

Rõ ràng, các điều khoản thanh toán sẽ là một phần quan trọng của bất kỳ hợp đồng lao động nào.

Phần này phải xác định rõ ràng tiền lương, tiền công hoặc tiền hoa hồng của nhân viên đã được thỏa thuận trước đó giữa hai bên. Bao gồm các thời hạn trả lương, bất kỳ thông tin cơ cấu tiền thưởng nào hoặc các tùy chọn vốn chủ sở hữu trong hợp đồng.

Phần bồi thường cũng phải bao gồm tất cả các phúc lợi của nhân viên mà bạn đang cung cấp như một phần của công việc. Điều này có thể bao gồm kết hợp 401 (k), bảo hiểm y tế, nha khoa, quyền lợi đi lại, nghỉ phép cho gia đình và y tế, tài khoản tiết kiệm sức khỏe, v.v.

Chỉ bao gồm những lợi ích mà bạn chắc chắn sẽ được cung cấp trong suốt thời gian làm việc của người mới thuê. Nếu quyền lợi có thể thay đổi, thì tốt nhất bạn nên để chúng ra khỏi hợp đồng.

Một số hợp đồng lao động sẽ bao gồm điều khoản thanh toán thôi việc. Mặc dù bạn không bắt buộc phải đề nghị thôi việc, nhưng điều đó có thể giúp nhân viên thoải mái và khiến họ thoải mái hơn khi ký hợp đồng.

Các thỏa thuận sau việc làm

Hợp đồng phải bao gồm bất kỳ nghĩa vụ nào mà người lao động và người sử dụng lao động phải tuân theo sau khi thỏa thuận hết hạn.

Một số nhân viên có thể được yêu cầu ký một tài liệu không tiết lộ, không mời chào hoặc không cạnh tranh. Điều này ngăn họ chia sẻ bí mật thương mại hoặc đánh cắp khách hàng.

Các loại thỏa thuận này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và vị trí được đề cập.

For example, a lawyer working for a law firm may be prohibited from starting their own firm within 50 miles for two years post-employment under a non-compete clause.

Luôn tham khảo ý kiến ​​của luật sư hợp đồng có kinh nghiệm khi bạn soạn thảo các loại tài liệu này để đảm bảo rằng chúng có tính ràng buộc pháp lý và bạn nhận được sự bảo vệ cần thiết. Bất kỳ sai sót nào trong các tài liệu này có thể không được giải quyết trước tòa.

5 Công cụ để Cải thiện Hợp đồng Việc làm

Tạo hợp đồng lao động có thể cảm thấy giống như một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu. Nhưng năm công cụ này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều khi bạn đang trải qua quá trình:

# 1 – Luật sư tên lửa

Rocket Luật sư là công ty hàng đầu trong ngành trong không gian tài liệu pháp lý trực tuyến. Họ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các dịch vụ pháp lý khác nhau, từ dịch vụ thành lập đến tạo tài liệu. Chỉ với $ 39,99 mỗi tháng, bạn có thể tạo bao nhiêu hợp đồng lao động tùy thích.

Ngoài ra, người dùng có dung lượng thấp có thể sử dụng Rocket Luật sư với giá $ 39,99 cho mỗi tài liệu. Nhưng phí hàng tháng là một giá trị tốt hơn, vì bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ các dịch vụ luật sư nhất định. Bạn có thể sử dụng Luật sư tên lửa cho các hợp đồng NDA, không cạnh tranh, không mời chào và hơn thế nữa. Dùng thử miễn phí với bản dùng thử bảy ngày.

# 2 – LegalZoom

LegalZoom đã cung cấp dịch vụ pháp lý cho hơn 4 triệu khách hàng và hơn 2 triệu doanh nghiệp, khiến nó trở thành một trong những giải pháp pháp lý trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Nền tảng này đi kèm với các mẫu hợp đồng lao động mà bạn có thể tùy chỉnh trong vài phút. Chỉ cần trả lời một số câu hỏi đơn giản và LegalZoom sẽ tự động điền hợp đồng lao động cho bạn.

Ngoài các hợp đồng lao động, LegalZoom có ​​các hợp đồng không tiết lộ, không mời chào, không cạnh tranh và bất kỳ tài liệu pháp lý nào khác mà bạn có thể cần trong quá trình tuyển dụng. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia pháp lý của họ để được giải đáp các thắc mắc của mình và đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý. Các kế hoạch kinh doanh từ LegalZoom bắt đầu từ $ 31,25 mỗi tháng.

# 3 – BambooHR


BambooHR là một giải pháp nhân sự tất cả trong một với các công cụ để tuyển dụng, tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới. Phần mềm đi kèm với tính năng chữ ký điện tử tích hợp để giúp bạn hợp lý hóa trải nghiệm tham gia. Bạn có thể phân phối hợp đồng lao động và thu thập chữ ký từ những người mới thuê một cách hiệu quả hơn.

Phần mềm thậm chí còn có thông báo chữ ký số và quy trình làm việc tùy chỉnh để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Sau khi gia nhập, tất cả các hợp đồng nhân viên và thông tin nhạy cảm khác có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhân viên BambooHR của bạn. Liên hệ với BambooHR để được báo giá và demo miễn phí để bắt đầu.

# 4 – PandaDoc

Nếu bạn đã sẵn sàng tạo một hợp đồng lao động nhưng không biết bắt đầu từ đâu, PandaDoc sẽ giúp bạn. Bạn có thể sử dụng nền tảng này để nhận mẫu hợp đồng lao động miễn phí. Vấn đề chỉ là điền vào các thông tin chi tiết cụ thể cho doanh nghiệp của bạn và tuyển dụng mới — sau đó bạn đã sẵn sàng.

Để tận dụng tối đa PandaDoc, bạn có thể tận dụng chữ ký điện tử và các công cụ quy trình làm việc tùy chỉnh. Phần mềm là một giải pháp quản lý hợp đồng hoàn chỉnh, vì vậy có rất nhiều tính năng tuyệt vời để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Các gói bắt đầu từ $ 19 mỗi tháng và bạn có thể dùng thử miễn phí trong 14 ngày.

# 5 – DocuSign

DocuSign được cho là cái tên được công nhận nhiều nhất trong không gian chữ ký điện tử. Hơn 750.000 khách hàng đã sử dụng nền tảng này để tạo điều kiện cho hàng trăm triệu chữ ký trên toàn thế giới. Phần mềm hoàn hảo cho chữ ký điện tử và quản lý vòng đời hợp đồng.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng DocuSign để gửi, ký và thu thập chữ ký cho các hợp đồng nhân viên. Cho dù bạn chỉ cần thực hiện việc này cho một nhân viên duy nhất hay cần thuê trên quy mô lớn, DocuSign sẽ giúp bạn. Các gói bắt đầu với mức thấp nhất là $ 10 mỗi tháng và bạn có thể dùng thử miễn phí với bản dùng thử 30 ngày.

4 thủ thuật để tạo hợp đồng việc làm

Để tận dụng tối đa trải nghiệm hợp đồng lao động của bạn, hãy làm theo các mẹo nhanh và phương pháp hay nhất sau đây. Khi mới bắt đầu, những thủ thuật đơn giản này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Thủ thuật # 1: Sử dụng Mẫu Hợp đồng Việc làm

Tạo bất kỳ tài liệu pháp lý nào từ một trang trống là một điều đáng sợ và đó không phải là điều mà tôi có thể tự tin đề xuất. Thay vì làm việc chăm chỉ hơn mức cần thiết, hãy bắt đầu với mẫu hợp đồng lao động.

Bạn có thể tìm thấy những tài liệu này từ hàng tá tài nguyên trực tuyến, bao gồm một số công cụ được liệt kê trước đó trong hướng dẫn này.

Từ đây, bạn chỉ cần điền vào các điều khoản tuyển dụng cho doanh nghiệp của bạn và cho nhân viên cụ thể đó. Bạn luôn có thể thêm, bỏ qua hoặc tùy chỉnh thêm các mẫu này dựa trên nhu cầu của mình.

Sau khi hoàn tất việc tùy chỉnh mẫu đầu tiên, bạn có thể sử dụng lại hầu hết mẫu cho các hợp đồng trong tương lai. Rất nhiều thông tin trên đó sẽ được hiển thị. Trong nhiều trường hợp, việc thay đổi tên, ngày bắt đầu và chi tiết thanh toán của nhân viên chỉ là vấn đề.

Thủ thuật # 2: Tham khảo ý kiến ​​với luật sư

Hầu hết các chủ doanh nghiệp và đại diện nhân sự không phải là chuyên gia pháp lý. Bất cứ khi nào bạn đang tạo một hợp đồng ràng buộc pháp lý, bạn cần tìm kiếm lời khuyên từ cố vấn pháp lý.

Rất nhiều người cố gắng tự tạo một hợp đồng lao động nhưng lại bỏ qua những chi tiết quan trọng khiến doanh nghiệp gặp rủi ro. Trong một số trường hợp, các tài liệu được thực hiện kém đến mức chúng sẽ không bao giờ được đưa ra tòa.

Hãy tránh những cơn đau đầu này bằng cách thực hiện một cuộc điện thoại kéo dài 5 phút. Ngoài ra, bạn có thể trò chuyện trực tiếp với luật sư trực tuyến. Ngay cả khi bạn muốn tự mình tạo tài liệu, hãy đảm bảo rằng luật sư của bạn sẽ xem xét tài liệu đó trước khi gửi cho nhân viên mới để xin chữ ký.

Một luật sư có thể đắt hơn một chút, nhưng chi phí này là nhỏ so với những đau đầu và các khoản phí tiềm ẩn liên quan đến một hợp đồng không có giá trị.

Thủ thuật # 3: Cân nhắc Vị trí Trước khi Soạn thảo Hợp đồng

Như đã đề cập trước đây, không phải nhân viên nào cũng cần phải có hợp đồng. Bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian bằng cách bỏ qua hợp đồng hoàn toàn nếu vị trí đó không yêu cầu.

Ví dụ: nếu bạn điều hành một cửa hàng kem địa phương và thuê sinh viên đại học bán thời gian vào mùa hè, bạn có thể không cần một văn bản pháp lý dài và chính thức. Nhưng nếu bạn đang điều hành một đại lý tiếp thị quy mô trung bình và thuê một giám đốc tài chính mới, thì một hợp đồng lao động sẽ phù hợp hơn.

Đối với những nhân viên sẽ thực hiện một công việc dựa trên kiến ​​thức hoặc kỹ năng rất cụ thể, hợp đồng lao động cũng phù hợp ở đây. Điều này đặc biệt đúng nếu họ đang xử lý thông tin nhạy cảm.

Thủ thuật # 4: Linh hoạt

Điều quan trọng cần hiểu là hợp đồng lao động không phải là con đường một chiều. Hai bên (người lao động và người sử dụng lao động) đều được bảo vệ bởi hợp đồng.

Một số chủ doanh nghiệp mắc sai lầm khi đưa ra một hợp đồng quá cụ thể có lợi cho họ ngay lập tức, chỉ để rồi phát hiện ra rằng hợp đồng đó không còn phù hợp với nhu cầu của họ nữa.

Ví dụ: giả sử bạn thuê một người toàn thời gian cho hợp đồng hai năm. Nhưng sáu tháng sau, doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô, bạn thực hiện một số cơ cấu lại và quyết định không cần vị trí đó nữa. Sa thải nhân viên đó một cách vô cớ có thể được coi là vi phạm hợp đồng, miễn là nhân viên đó vẫn duy trì việc họ kết thúc thỏa thuận.

Vì vậy, hãy cố gắng tránh khóa mình vào những điều khoản cụ thể có thể thay đổi trong tương lai.

Phải làm gì tiếp theo

Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản về hợp đồng lao động, đã đến lúc bắt đầu tạo những tài liệu này cho những người mới thuê.

Đối với các doanh nghiệp đang phát triển muốn cải thiện mọi khía cạnh của quy trình tuyển dụng và giới thiệu, hãy tận dụng phần mềm nhân sự. Phần mềm nhân sự tốt nhất sẽ giúp cải thiện quy trình tuyển dụng của bạn và quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên.

Nếu bạn định sử dụng chữ ký điện tử và gửi nhiều tài liệu ngoài một hợp đồng lao động (như NDA, phi cạnh tranh, v.v.), bạn cũng nên đầu tư vào một giải pháp quản lý hợp đồng vững chắc.

Leave a Reply