You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Mẫu 944

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Mẫu 944

Mọi doanh nghiệp nhỏ giữ lại thu nhập và thuế trả lương từ tiền lương của nhân viên của họ có nghĩa vụ phải báo cáo khoản khấu trừ đó cho chính phủ.

Thông thường, bạn sẽ sử dụng Biểu mẫu 941 của IRS hoặc Tờ khai Thuế Liên bang Hàng quý của Chủ lao động để khai báo thông tin này. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ hơn và có trách nhiệm thuế hữu hạn, bạn có thể đủ điều kiện nộp một biểu mẫu thuế IRS khác: Biểu mẫu 944, còn được gọi là Tờ khai Thuế Liên bang Hàng năm của Chủ lao động.

Người sử dụng lao động đủ điều kiện có thể sử dụng Mẫu đơn 944 để nộp và thanh toán thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ từ nhân viên, cùng với các khoản thanh toán An sinh Xã hội và Medicare mà người sử dụng lao động và nhân viên nợ, chỉ một lần một năm thay vì mỗi quý.

Mẫu 944 là gì?

Biểu mẫu 944 là biểu mẫu IRS báo cáo thuế, bao gồm thuế thu nhập tiểu bang (nếu có) và thuế FICA cho An sinh xã hội và Medicare, mà bạn rút từ tiền lương của nhân viên.

Mục đích chính của việc tạo ra biểu mẫu này là dành cho các doanh nghiệp nhỏ hơn có ít nhân viên hơn và do đó, nghĩa vụ thuế ít hơn. Hãy coi biểu mẫu này như một tờ khai thuế hàng năm. Bạn có thể đủ điều kiện để nộp Mẫu 944 cho IRS nếu nghĩa vụ thuế việc làm của bạn là $ 1000 trở xuống – nói cách khác, nếu bạn muốn trả $ 4000 hoặc ít hơn trong tổng số tiền lương của nhân viên trong năm.

Hơn nữa, Mẫu đơn 944 cũng yêu cầu thông tin liên quan đến Thuế Medicare Bổ sung. Mặc dù người sử dụng lao động không bắt buộc phải trả khoản thuế bổ sung này, nhưng khoản thuế này sẽ được khấu trừ cho những nhân viên có thu nhập cao và phải được trả, cùng với các loại thuế việc làm khác.

Khái niệm cơ bản về Mẫu 944

Bây giờ bạn đã hiểu cơ bản về Biểu mẫu 944, hãy đi sâu hơn để hiểu những gì cần phải làm để điền chính xác biểu mẫu.

Xác định tính đủ điều kiện của nhà tuyển dụng

Tính đủ điều kiện của Mẫu đơn 944 không thể được tự giả định. Bạn không thể chỉ nói rằng bạn muốn sử dụng nó và tắt IRS.

Trước hết, bạn cần IRS xác nhận tính đủ điều kiện của mình bằng văn bản. IRS có thể thông báo cho bạn rằng doanh nghiệp của bạn đủ điều kiện hoặc bắt buộc phải hoàn thành Biểu mẫu 944. Sau khi bạn tiếp tục, bạn không thể nộp Biểu mẫu 941 tại vị trí của nó trừ khi bạn đã yêu cầu và nhận được sự cho phép của IRS để làm như vậy . Điều đó nói rằng, bạn có thể tiếp tục gửi Biểu mẫu 941 hàng quý ngay cả khi bạn đủ điều kiện cho Biểu mẫu 944.

Nếu bạn chưa nhận được thông báo IRS nhưng tin rằng nghĩa vụ thuế việc làm của bạn khiến bạn đủ điều kiện, bạn có thể liên hệ với IRS qua điện thoại hoặc gửi email cho họ để yêu cầu thay đổi này. Hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện yêu cầu này trong vòng vài tháng đầu năm. Nếu IRS thay đổi các yêu cầu về hồ sơ của bạn, bạn sẽ sớm nhận được thông báo bằng văn bản từ họ.

Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu đủ điều kiện để hoàn thành Biểu mẫu 944 của IRS nếu bạn là người sử dụng lao động mới. Khi nộp Mẫu SS-4 (đây là đơn bạn phải điền để có số nhận dạng nhà tuyển dụng hoặc EIN), bạn có thể đề cập rằng bạn nghĩ rằng mình sẽ đáp ứng các yêu cầu nộp Mẫu 944.

IRS sẽ thông báo cho bạn về các yêu cầu khai thuế việc làm của bạn — cho dù bạn sẽ nộp cho IRS 944 hay 941 — khi bạn được cấp EIN.

Thu thập Tất cả Dữ liệu Bảng lương — Và Thực hiện Chính xác

Bạn phải thu thập tất cả thông tin bạn cần trước khi bắt đầu nộp Mẫu đơn 944.

Như bạn đã biết, biểu mẫu này liên quan đến thuế tiền lương, thuế An sinh xã hội và thuế Medicare, và thuế thu nhập liên bang mà bạn đã khấu trừ từ phiếu lương của nhân viên. Đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào thông tin này, cùng với tổng số tiền thù lao bạn đã trao cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.

Thậm chí tốt hơn nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng lương đáng tin cậy cho mục đích này. Bạn thấy đấy, các hệ thống này giúp bạn dễ dàng truy cập các dữ liệu tài chính cần thiết một cách nhanh chóng. Ngoài ra, một số giải pháp cũng tạo báo cáo chi tiết cụ thể tất cả thông tin bạn cần cho Biểu mẫu 944.

Biết đúng ngày nộp hồ sơ

Yêu cầu của bạn để nộp Mẫu 944 phải được thực hiện bằng văn bản trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 15 tháng 3 của năm hiện tại. Ngoài ra, bạn cũng có thể gọi 800-829-4933 trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 1 tháng 4 của năm hiện tại.

Về việc nộp hồ sơ, mọi việc phải được thực hiện xong trước ngày 31 tháng 1 của năm sau khi được báo cáo. Điều đó nói rằng, bạn có cho đến ngày 10 tháng 2 của năm sau để nộp Mẫu 944 nếu bạn đã thực hiện tất cả các khoản tiền gửi đúng hạn và đầy đủ.

Số tiền nghĩa vụ thuế của bạn xác định thời hạn mà bạn phải trả thuế lương.

  • Bạn có thể nộp thuế việc làm cho doanh nghiệp của bạn trong Mẫu đơn 944 khi bạn nộp Mẫu đơn 944 nếu tổng nghĩa vụ thuế của bạn ít hơn 2500 đô la trong năm.
  • Nếu tổng nghĩa vụ thuế của bạn là 2500 đô la trở lên trong năm nhưng ít hơn 2005 đô la cho quý, bạn có thể thanh toán tiền đặt cọc trước ngày cuối cùng của tháng sau khi kết thúc quý.
  • Bạn có thể thanh toán nghĩa vụ thuế của quý thứ tư với Biểu mẫu 944 nếu nghĩa vụ thuế quý thứ tư của bạn ít hơn $ 2500.
  • Nếu tổng nghĩa vụ thuế của bạn trên 2500 đô la trong một quý, bạn phải trả tiền đặt cọc hàng tháng hoặc nửa tuần tùy thuộc vào lịch trình của mình.

Ghi chú: Đảm bảo rằng bạn thanh toán tiền đặt cọc thuế theo bảng lương của mình bằng hệ thống IRS EFTPS.

An sinh Xã hội và Tính toán Lương Medicare

Bạn phải tính toán tiền lương và tiền boa của An sinh Xã hội thích hợp, tiền lương và tiền boa của Medicare, tiền lương và tiền boa phải chịu khấu lưu Medicare bổ sung trong mẫu đơn 944.

Sau khi bạn thực hiện việc này, hãy nhân các khoản chi phí này với số tiền cụ thể được đề cập trên biểu mẫu. Những số tiền này phản ánh phần trăm tiền lương và tiền boa được khấu trừ cho thuế An sinh Xã hội và Medicare.

Bạn có thể thực hiện các điều chỉnh đối với tiền lương bệnh tật hoặc bảo hiểm nhân thọ như được chỉ định trong tài liệu hướng dẫn Biểu mẫu 944 của IRS, cũng như bất kỳ khoản khấu trừ thuế nào cho việc thực hiện hoặc tham gia nghiên cứu để nhận được nghĩa vụ thuế việc làm cuối cùng của bạn. Hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ phải báo cáo mọi khoản tiền gửi mà bạn đã thực hiện trong năm.

Tính tất cả tiền lương và tiền boa có nhiều sắc thái hơn. Tôi chỉ cung cấp cho bạn một số điểm chính để giữ cho hướng dẫn này ngắn gọn.

Thuế lương rất phức tạp và nếu bạn mắc phải bất kỳ sai lầm nào, bạn sẽ thấy mình bị phạt hoặc bị phạt. Tôi thực sự khuyên bạn nên tranh thủ sự trợ giúp của chuyên gia thuế hoặc thuê ngoài công việc tính lương của bạn nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi hoàn thành Biểu mẫu 944 của IRS.

5 công cụ để cải thiện biểu mẫu nộp đơn 944

Bạn không thể nộp Mẫu 944 một cách chính xác nếu bạn không có thông tin bảng lương chính xác. Với mục đích này, bạn cần một giải pháp tính lương và kế toán đáng tin cậy — tốt nhất là có thể tinh chỉnh tất cả dữ liệu cần thiết — giúp bạn truy cập liên tục vào tất cả các thông tin liên quan đến lương thưởng. Dưới đây là danh sách năm giải pháp phần mềm tính lương tốt nhất.

OnPay

OnPay là một dịch vụ trả lương có độ tin cậy cao và an toàn đi kèm với các tính năng và lợi ích. Từ các chu kỳ hàng tháng không giới hạn đến nộp và nộp thuế tự động đến các kỳ hạn và lịch trình linh hoạt, công cụ này cung cấp cho bạn tất cả — và hơn thế nữa.

Nó cung cấp các giải pháp trả lương chuyên biệt cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành công nghiệp cụ thể với các yêu cầu cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang điều hành một nhà hàng, OnPay có thể dễ dàng xử lý các hệ thống báo cáo tiền lương và thuế duy nhất. Ngoài ra, bạn cũng nhận được các phúc lợi nhân sự có thể vô cùng hữu ích cho các lực lượng lao động hỗn hợp bao gồm nhân viên W2 và các nhà thầu độc lập.

Bảng lương QuickBooks

Mặc dù nổi tiếng hơn với các giải pháp kế toán, QuickBooks Payroll cũng có một giải pháp tính lương trực tuyến tuyệt vời. Mặc dù việc lựa chọn phần mềm này là điều nên làm nếu bạn đã sử dụng QuickBooks Accounting, nhưng bạn có thể thử ngay cả khi chưa sử dụng.

Phần mềm tự động tính toán và thanh toán thuế địa phương, tiểu bang và liên bang trong mỗi chu kỳ thanh toán. Nó có tính năng Trả lương tự động có thể giảm đáng kể thời gian bạn thực hiện để chạy bảng lương hàng tuần. Tuy nhiên, một trong những USP lớn nhất của nó, theo ý kiến ​​của tôi, là bảo vệ thuế phạt. QuickBooks sẽ phải trả tới 25.000 đô la nếu bạn bị phạt thuế vì sai sót trong bảng lương của bạn.

Bảng lương Wave

Wave là một phần mềm kế toán phổ biến khác cung cấp một loạt các dịch vụ kế toán miễn phí. Giải pháp trả lương không miễn phí, nhưng nó vẫn là một trong những lựa chọn rẻ nhất trên thị trường.

Vì đây là dịch vụ tính lương dựa trên đám mây, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản của mình thông qua trang web Wave từ bất kỳ thiết bị nào. Nó cũng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ thuế cho 14 tiểu bang của Hoa Kỳ. Nếu bạn cư trú ở bất kỳ một trong những tiểu bang này, Wave sẽ thanh toán và khai thuế tiểu bang và liên bang của bạn khi bạn điều hành bảng lương. Chức năng cổng thông tin nhân viên, nơi bạn có thể mời nhân viên tạo và quản lý tài khoản của riêng họ, là một điểm cộng khác.

nhà ái quốc

Patriot là một giải pháp phần mềm tính lương linh hoạt cho phép bạn lựa chọn giữa bảng lương trọn gói và một giải pháp DIY giá cả phải chăng hơn, nơi bạn chịu trách nhiệm nộp thuế của chính mình.

Bạn được đảm bảo về việc chạy bảng lương không giới hạn bằng cách sử dụng bất kỳ thiết bị nào, tần suất tính lương khác nhau và số giờ, số tiền và khoản khấu trừ có thể tùy chỉnh cho cả hai gói. Patriot cũng có một cổng thông tin nhân viên mà nhân viên có thể sử dụng để theo dõi cuống phiếu lương, lịch sử thanh toán, số dư thời gian nghỉ và thông tin W-2 điện tử. Hơn nữa, không có hạn chế về cách bạn trả lương cho nhân viên của mình. Nó cho phép cả thanh toán qua tiền gửi trực tiếp hoặc séc thủ công.

Gusto

Không có danh sách giải pháp trả lương nào có thể hoàn chỉnh nếu không đề cập đến Gusto.

Ngoài việc cung cấp trải nghiệm người dùng vô song, Gusto có thể tính toán và nộp thuế của bạn mà không cần bạn giám sát. Tất cả các loại thuế địa phương, tiểu bang và liên bang của bạn được tự động thanh toán cho đúng văn phòng chính phủ cho mỗi bảng lương. Ngay cả việc giới thiệu cũng rất dễ dàng và đơn giản được tùy chỉnh theo loại nhà tuyển dụng.

5 thủ thuật để điền và nộp đơn 944 một cách chính xác

Dưới đây là một số mẹo hay nhất để giúp bạn giảm thiểu sai sót và thất vọng khi nộp Mẫu đơn 944. Hãy cùng xem qua.

Thuê một kế toán đáng tin cậy

Một kế toán giỏi không chỉ đơn giản là chuẩn bị các báo cáo tài chính và thực hiện các khoản thuế của bạn. Họ nên sẵn sàng làm việc với bạn quanh năm để theo dõi thu nhập và chi tiêu. Họ phải thường xuyên theo dõi tổng và lợi nhuận ròng của bạn và đảm bảo rằng bạn không gặp vấn đề về dòng tiền.

Bắt đầu làm việc với kế toán của bạn từ ngày đầu tiên — không chỉ trong mùa thuế. Rốt cuộc, kế toán tốt là chìa khóa để có dữ liệu chính xác, là chìa khóa để nộp Mẫu 944 và tránh bị phạt và tiền phạt đắt đỏ.

Lưu trữ công việc giấy tờ của bạn cả năm

Điều quan trọng là phải lưu giữ tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến thuế trong suốt cả năm. Bạn muốn lưu mọi biên lai liên quan đến lương thưởng cho nhân viên của mình. Bạn thấy đấy, có tất cả các thủ tục giấy tờ của bạn và có tổ chức sẽ giúp quá trình này dễ dàng hơn rất nhiều.

IRS khuyến nghị lưu giữ hồ sơ trong ít nhất ba năm.

Theo kịp tất cả thời hạn của bạn

Khi xử lý Biểu mẫu 944, bạn không chỉ cần phải nộp thuế thu nhập liên bang, thuế thu nhập tiểu bang và thuế FICA đúng hạn mà còn yêu cầu IRS nhận được sự chấp thuận bằng văn bản của họ để nộp biểu mẫu cụ thể này thay vì Biểu mẫu 941.

Như bạn có thể nhận ra, thời hạn là rất quan trọng ở đây. Nếu bạn không được IRS tiếp tục, bạn sẽ không có bất kỳ lựa chọn nào khác ngoài việc nộp Mẫu đơn 941.

Tách biệt Chi phí Kinh doanh của Bạn với Chi phí Cá nhân của Bạn

IRS có thể bắt đầu xem xét tài khoản cá nhân của bạn vì tiền chung nếu họ phát hiện thấy chi phí cá nhân của bạn lẫn lộn với chi phí kinh doanh của bạn trong khi kiểm toán.

Chính xác là tại sao bạn nên cân nhắc để có được một tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng riêng cho doanh nghiệp của mình và chỉ chi phí kinh doanh — trong trường hợp này là thanh toán cho nhân viên — thông qua họ.

Quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến bảng lương một cách thích hợp

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi nộp Mẫu đơn 944, đừng ngần ngại liên hệ với một công ty có uy tín để được hỗ trợ.

Nhiều chủ doanh nghiệp thuê một dịch vụ tính lương ít nổi tiếng và không đáng tin cậy để tiết kiệm tiền. Đừng là một trong số họ. Các chủ sở hữu công ty này kết thúc với sự hấp dẫn khi họ nhận ra đã quá muộn rằng dịch vụ đã không nộp bất kỳ khoản thuế lương nào cho công ty. IRS sẽ kiểm tra hàng năm để kiểm tra xem bạn đã thanh toán nghĩa vụ thuế chưa, vì vậy bạn thực sự không muốn làm điều này rối tung lên.

Phải làm gì tiếp theo

Nếu bạn đủ điều kiện để nộp Mẫu đơn 944, bạn phải bắt đầu thu thập tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến lương thưởng cho nhân viên của bạn càng sớm càng tốt để tránh mắc phải bất kỳ sai lầm nào. Hãy nhớ rằng, bất kỳ lỗi nào cũng có thể khiến bạn bị phạt nặng.

May mắn thay, có các công cụ phần mềm phù hợp để theo dõi quá trình gia nhập, bảng lương, thời gian và sự tham gia sẽ làm cho quá trình này ít đáng sợ và tốn thời gian hơn. Bạn có thể xem các hướng dẫn Quick Sprout này để thiết lập cho mình thành công.

Leave a Reply