You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Tuân thủ Nhân sự

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Tuân thủ Nhân sự

Các doanh nghiệp phải tuân theo luật lao động và việc làm để đảm bảo tuân thủ nhân sự. Tuy nhiên, việc quản lý con người theo những luật này có thể cực kỳ khó khăn.

Tất cả các chủ doanh nghiệp và nhân viên HR phải hiểu rõ ràng tuân thủ HR là gì và làm thế nào để duy trì nó. Bạn phải biết bản chất của việc tuân thủ và cách xử lý nó trong toàn công ty. Xét cho cùng, mọi nhóm nhân sự đều cần các phương pháp tiếp cận có hệ thống, cho dù họ là một công ty khởi nghiệp đang phát triển hay đã có một doanh nghiệp thành lập.

Tuân thủ Nhân sự là gì?

Tuân thủ nhân sự liên quan đến việc xác định các chính sách và thủ tục để thiết lập việc làm và thực hành công việc thể hiện sự hiểu biết thấu đáo về các luật và quy định hiện hành.

Với sự gia tăng số lượng các luật và quy định về việc làm, nguy cơ phải đối mặt với các khoản phí và hình phạt tốn kém cho việc không tuân thủ chưa bao giờ cao hơn. Các công ty thuộc mọi quy mô phải đối mặt với sự phức tạp ngày càng tăng về nhân sự, đó là lý do tại sao các doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp nên biết những điều nhất định khi phát triển các chính sách và thủ tục nhân sự, chẳng hạn như:

  • Cho dù họ có phải chịu sự kiểm tra từ cơ quan thực thi hay không, cơ quan có khả năng phạt tiền và hình phạt đối với hành vi không tuân thủ
  • Biết rằng không hiểu các nghĩa vụ tuân thủ không phải là một biện pháp bảo vệ pháp lý được chấp nhận
  • Nhận thức được rằng việc giải quyết một vụ kiện có thể dẫn đến phá sản
  • Công nhận các luật việc làm phải tuân theo, bao gồm các quy định hiện hành của liên bang, tiểu bang và địa phương

Để mọi việc đúng hơn, việc tuân thủ kịp thời và chủ động tất cả các quy định về việc làm hiện hành là rất quan trọng, bất kể quy mô và quy mô của công ty bạn là bao nhiêu. Bạn nên quan tâm tích cực đến việc tuân thủ các quy định pháp lý luôn thay đổi, đặc biệt là do tần suất và phạm vi kiểm toán ngày càng tăng của cơ quan chính phủ. Nếu không, bạn sẽ phải đối mặt với những hậu quả bất lợi do không tuân thủ.

Khái niệm cơ bản về Tuân thủ Nhân sự

Luật việc làm có bảy danh mục chung và để tạo và thực hiện việc tuân thủ nhân sự, bạn sẽ cần một quy trình nhân sự cho từng loại. Tất nhiên, khi lực lượng lao động của bạn phát triển, các luật mới sẽ được áp dụng, đó là lý do tại sao bạn phải điều chỉnh các chính sách của mình theo thời gian để luôn tuân thủ.

Phân biệt đối xử

Luật Nhân sự liên bang bảo vệ tất cả nhân viên khỏi bị phân biệt đối xử và bao gồm Đạo luật Trả lương Bình đẳng (EPA) và Đạo luật Nhập cư và Quốc tịch (INA). Đạo luật Trả lương Bình đẳng bảo vệ bạn khỏi sự phân biệt đối xử về tiền lương dựa trên giới tính / giới tính. Đạo luật Nhập cư và Quốc tịch, còn được gọi là Đạo luật Hart-Celler, bảo vệ nhân viên khỏi bị phân biệt đối xử dựa trên quốc tịch hoặc nguồn gốc quốc gia.

Người sử dụng lao động có trên 14 nhân viên phải tuân thủ Tiêu đề VII của Đạo luật Quyền Công dân, Đạo luật Không phân biệt đối xử về Thông tin Di truyền (GINA), Đạo luật Phân biệt Đối xử khi Mang thai (PDA) và Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật (ADA). Nếu doanh nghiệp của bạn có từ 20 nhân viên trở lên, bạn cũng sẽ phải tuân theo các yêu cầu về Phân biệt Tuổi tác trong Đạo luật Việc làm (ADEA).

Toàn bộ điểm của các luật này là không cho phép người sử dụng lao động phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, quốc tịch, thông tin di truyền, khuyết tật hoặc tuổi tác của họ. Luật chống phân biệt đối xử cũng bảo vệ nhân viên nộp đơn khiếu nại về phân biệt đối xử khỏi bị sa thải hoặc bị trừng phạt vì phàn nàn, được gọi là trả đũa.

Những luật này tạo ra một mạng lưới rộng lớn và ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự tổng thể, chẳng hạn như tuyển dụng, sàng lọc, tuyển dụng, thăng chức, phúc lợi, trả lương, nghỉ hưu và nghỉ việc. Và vì chúng ảnh hưởng đến một số chức năng nhân sự, bạn phải hiểu các quyền và nhiệm vụ theo luật chống phân biệt đối xử và đảm bảo các nhà quản lý tuân theo chúng.

Tiền lương và Giờ làm việc

Luật liên bang bảo vệ nhân viên làm việc trong những điều kiện không hợp lý. Những luật này hầu hết được bao gồm bởi Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) quy định mức lương tối thiểu và các quy tắc về trả lương làm thêm giờ, lưu trữ hồ sơ, v.v. FLSA được thực thi bởi Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL) và áp dụng cho nhân viên làm việc trong mọi doanh nghiệp.

Đồng thời, một số tiểu bang và thành phố cũng có luật lương và giờ địa phương. Ví dụ, Quận Columbia và 29 tiểu bang có mức lương tối thiểu cao hơn mức lương tối thiểu của liên bang là $ 7,25 mỗi giờ.

Tiền lương và tỷ lệ theo giờ ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự, như lên lịch, trả lương và thuê các nhà thầu độc lập. Tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng phần mềm nhân sự phức tạp để đơn giản hóa các hoạt động nhân sự và làm cho chúng hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn.

Nhập cư

Đạo luật Kiểm soát và Cải cách Nhập cư (IRCA) và INA quy định rằng người sử dụng lao động chỉ có thể thuê những người lao động đủ điều kiện, bao gồm công dân Hoa Kỳ, công dân Hoa Kỳ và bất kỳ người nào khác có thể làm việc hợp pháp ở Hoa Kỳ. Điều quan trọng là người sử dụng lao động phải hoàn thành và giữ lại các mẫu I-9 cho tất cả nhân viên, xác minh tính đủ điều kiện làm việc.

Nhân viên nghỉ việc

Tất cả người sử dụng lao động phải tuân thủ Đạo luật Quyền Tuyển dụng và Tuyển dụng Dịch vụ Thống nhất (USERRA), được thiết kế để bảo vệ các công việc của nhân viên trở về sau nghĩa vụ quân sự.

Những người sử dụng lao động có hơn 50 nhân viên cũng phải tuân theo FMLA cho phép người lao động nghỉ phép tới 12 tuần do sinh hoặc nhận con nuôi, ốm đau hoặc bệnh tật của con cái, cha mẹ hoặc vợ / chồng. Luật cũng quy định thời gian nghỉ phép của người chăm sóc trong quân đội lên đến 26 tuần, trong thời gian đó công ty phải tiếp tục bảo hiểm y tế theo nhóm như thể nhân viên chưa nghỉ phép.

USERRA và FMLA không bắt buộc phải nghỉ phép có lương, nhưng người sử dụng lao động phải cho phép bất kỳ nhân viên nào trở lại công việc cũ hoặc công việc tương đương sau khi nghỉ việc trở lại. Họ cũng phải kiềm chế để không phân biệt đối xử hoặc trả đũa họ.

Quản lý lợi ích

Theo Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) và GINA, người sử dụng lao động phải bảo vệ thông tin sức khỏe bí mật của nhân viên và thông tin di truyền của nhân viên, tương ứng. GINA cũng đưa ra hướng dẫn cấm các công ty bảo hiểm sức khỏe phân biệt đối xử dựa trên thông tin di truyền. Ví dụ, một công ty bảo hiểm không thể yêu cầu nhân viên trải qua xét nghiệm di truyền để đủ điều kiện cho các kế hoạch chăm sóc sức khỏe của họ.

Nếu bạn cung cấp các kế hoạch sức khỏe nhóm hoặc các kế hoạch hưu trí đủ điều kiện, bạn phải đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu được thiết lập theo Đạo luật An ninh Bảo hiểm Hưu trí Nhân viên (ERISA). Thông thường, một kế hoạch đủ điều kiện cho phép nhân viên hoãn thuế thu nhập, chẳng hạn như 401 (k).

ERISA cũng bao gồm những điều quan trọng như tích lũy lợi ích và tài trợ, tranh chấp và trách nhiệm ủy thác của các nhà quản lý kế hoạch.

Các doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (ECA) và báo cáo tất cả thông tin cần thiết cho Sở Thuế vụ (IRS). ACA yêu cầu các công ty có ít nhất 50 nhân viên cung cấp bảo hiểm sức khỏe hoặc yêu cầu người sử dụng lao động thanh toán trách nhiệm chung cho IRS. Những người có ít nhất 20 nhân viên phải tuân thủ Đạo luật Hòa giải Ngân sách Omnibus Hợp nhất (COBRA) cho phép những nhân viên sắp nghỉ việc tiếp tục tham gia bảo hiểm y tế trong một thời gian nhất định.

Người sử dụng lao động có 50 nhân viên phải đảm bảo rằng các dịch vụ điều trị sức khỏe tâm thần và lạm dụng chất gây nghiện được đối xử công bằng trong các kế hoạch chăm sóc sức khỏe của họ, theo Đạo luật Công bằng về Sức khỏe Tâm thần và Nghiện (MHPAEA).

Sự an toàn

Nhân viên phải được an toàn và khỏe mạnh tại nơi làm việc. Sổ tay Doanh nghiệp Nhỏ của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) chứa một mẫu để giúp người sử dụng lao động khởi động các chương trình an toàn tại nơi làm việc. Những quy định này được thiết kế đặc biệt để giữ cho mọi người được an toàn và không bị thương.

Việc có các giao thức và biện pháp bảo vệ sẽ giúp các sự cố nhỏ không trở thành điều gì đó tồi tệ hơn. Nó cũng chuẩn bị cho bạn trước những rủi ro đáng kể hơn như hỏa hoạn, lốc xoáy và các hành vi bạo lực.

Quyền công đoàn

Lĩnh vực cuối cùng của việc tuân thủ nhân sự là xem xét các quyền của công đoàn được bảo vệ theo Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia (NLRA) cấp cho nhân viên quyền thành lập hoặc tham gia hoặc từ chối tham gia công đoàn. Nó cũng đảm bảo cho nhân viên quyền gặp gỡ và thảo luận về điều kiện làm việc, kể cả trên các diễn đàn công cộng như Facebook hoặc Twitter.

4 Công cụ để Cải thiện Tuân thủ Nhân sự

Sử dụng các công cụ phù hợp là một phần quan trọng của chiến lược tuân thủ nhân sự hiệu quả. Dưới đây, tôi đã tổng hợp danh sách một số loại công cụ tốt nhất để cải thiện sự tuân thủ.

Phần mềm Tuân thủ Nhân sự

Phần mềm này hoạt động bằng cách hỗ trợ các công ty, nhà quản lý và lãnh đạo nhân sự bằng cách cập nhật cho họ các quy định kinh doanh và luật tuân thủ có liên quan.

Các công cụ phần mềm tuân thủ nhân sự giúp các doanh nghiệp dễ dàng hiểu được các luật và quy tắc tuân thủ mới nhất của địa phương, tiểu bang và liên bang. Ngoài ra, họ hỗ trợ trong việc giao tiếp và thực thi các chính sách của công ty đối với nhân viên mới và hiện tại.

BambooHR là một ví dụ về phần mềm nhân sự với các tính năng tuân thủ như báo cáo mạnh mẽ, tính lương, giới thiệu, lợi ích, giao diện dễ sử dụng và hơn thế nữa. Nó là lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và bạn có thể liên hệ với họ ngay bây giờ để được báo giá miễn phí.

Phần mềm giới thiệu

Các công cụ phần mềm giới thiệu đơn giản hóa quá trình giới thiệu nhân viên mới.

Chúng giúp cắt giảm mọi công việc hành chính không cần thiết khi tuyển dụng các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự. Hơn nữa, cả nhân viên và người quản lý tuyển dụng đều có thể theo dõi tốt hơn tài liệu và thủ tục giấy tờ giới thiệu để đảm bảo tuân thủ.

Phần mềm quản trị lợi ích

Các công cụ phần mềm quản lý phúc lợi cho phép các tổ chức lập kế hoạch và quản lý các gói phúc lợi của nhân viên trong khi đảm bảo tuân thủ các quy định của chính phủ. Chúng giúp các tổ chức thuộc mọi quy mô vẫn tuân thủ luật pháp địa phương, tiểu bang và liên bang, chẳng hạn như ACA và HIPAA.

Phần mềm chấm công và chấm công

Phòng nhân sự sử dụng phần mềm chấm công và chấm công để theo dõi thời gian dễ dàng hơn. Các công cụ này được thiết kế để quản lý dữ liệu thời gian và sự tham gia của công ty trong khi vẫn giữ các tab về thời gian nghỉ phép, ngày lễ, làm thêm giờ và ngày ốm.

4 Thủ thuật để Tuân thủ Nhân sự

Hãy cùng xem xét một số phương pháp hay nhất về tuân thủ nhân sự để hạn chế sai sót và cải thiện kết quả.

Thuê nhân sự phù hợp

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có một nhóm hỗ trợ nhân sự phù hợp để phù hợp.

Đội ngũ nhân sự của bạn phải hiệu quả và có kiến ​​thức. May mắn thay, bạn có một số lựa chọn để xây dựng một tùy chọn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, nhu cầu nhân sự và ngân sách của bạn. Ví dụ: bạn có thể thuê một giám đốc nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài hoặc các chức năng nhân sự cho một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO).

Bất kể lựa chọn của bạn là gì, hãy đảm bảo rằng nhân sự của bạn nằm trong tay phù hợp.

Ghi lại tất cả các chính sách và thủ tục một cách thích hợp

Nếu có bất cứ điều gì bạn cho là cần thiết cho sự thành công của mình, hãy đảm bảo rằng nó được ghi vào sổ tay nhân viên của bạn.

Ý tưởng ở đây là có một cuốn sổ tay nhân viên đề cập cặn kẽ các chính sách và thủ tục để nhân viên tuân theo. Chính sách tài liệu hóa nghe có vẻ quá sức, nhưng nó có thể cải thiện đáng kể hoạt động hàng ngày của bạn. Khi bạn thiết lập các thủ tục và chính sách bằng văn bản, bạn có thể liên tục điều chỉnh chúng theo thời gian để đảm bảo kết quả tốt nhất.

Hãy nhớ rằng, bạn đang tạo một tài liệu hiện có. Do đó, bất kỳ thủ tục và chính sách nào bạn đưa ra cũng nên được duy trì thường xuyên và cập nhật khi mọi thứ thay đổi.

Huấn luyện nhân viên về tuân thủ nhân sự

Mặc dù hiệu quả, việc thiết lập một bộ các chính sách và thủ tục tuân thủ là không đủ. Bạn phải tạo điều kiện giao tiếp cởi mở với nhân viên của mình và đào tạo họ về các chính sách của bạn để đảm bảo sự tuân thủ của nhóm.

Hình thức đào tạo nhân viên mà bạn cung cấp sẽ phụ thuộc vào nhóm của bạn và chủ đề. Nó có thể được thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến và được hỗ trợ bởi nhóm nhân sự nội bộ của bạn hoặc một bên bên ngoài. Ví dụ: để các bên bên ngoài tiến hành đào tạo về chống quấy rối và chống phân biệt đối xử hơn là một nhóm nhân sự nội bộ.

Thực thi các biện pháp kỷ luật trong toàn hội đồng

Bất cứ khi nào một nhân viên khiếu nại hoặc bị kết tội không tuân thủ, bạn cần phải điều tra vấn đề một cách kỹ lưỡng.

Khi quá trình điều tra hoàn tất và bạn đã xác định rằng một nhân viên đã vi phạm chính sách của công ty, bạn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả thích hợp như được nêu trong sổ tay nhân viên của bạn. Đối xử công bằng và bình đẳng đối với tất cả nhân viên là một yếu tố thiết yếu của việc tuân thủ HR. Không nhân viên nào được đối xử đặc biệt hoặc bị “buông lời” vì vị trí hoặc sự thiên vị của họ.

Việc thực thi các biện pháp kỷ luật công bằng cũng sẽ bảo vệ công ty của bạn khỏi bị kiện tụng.

Phải làm gì tiếp theo

Khi bạn đã có một hệ thống để đảm bảo tuân thủ HR, bạn cần cố gắng duy trì sự tuân thủ.

Các tổ chức phải liên tục dự đoán và giải quyết các vấn đề một cách chủ động đồng thời theo kịp các luật và quy định luôn phát triển. Nhìn bề ngoài, có vẻ như việc tuân thủ HR chỉ liên quan đến các giao thức và tuân theo các quy tắc một cách mù quáng. Tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ thấy chúng định hình trải nghiệm của nhân viên và nơi làm việc nói chung.

Để giúp bạn đảm bảo tuân thủ HR, dưới đây là một số hướng dẫn bổ sung để bạn thiết lập thành công:

Leave a Reply