You are currently viewing Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về việc tuân thủ tính lương

Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về việc tuân thủ tính lương

Trả lương có nghĩa là trả lương cho nhân viên của bạn. Nhưng đồng thời, nó cũng liên quan đến việc lựa chọn lịch trả lương, tính toán tiền lương, tiền công và các loại thuế, và đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác và đúng hạn.

Khi bạn đang điều hành bảng lương, bạn có thể dễ dàng quên các trách nhiệm tuân thủ của mình được điều chỉnh bởi luật địa phương, tiểu bang và liên bang. Xem xét các quy định liên quan đến làm thêm giờ, đãi ngộ nhân viên và thuế thu nhập là những phần quan trọng trong bảng lương, việc tuân thủ bảng lương trở thành điều bắt buộc đối với mọi chủ doanh nghiệp.

Hãy đọc khi tôi thảo luận về việc tuân thủ bảng lương và mọi thứ khác bạn cần biết để đi đúng hướng.

Tuân thủ Bảng lương là gì?

Tuân thủ có nghĩa là tuân thủ IRS và các quy định thuế liên bang, tiểu bang và địa phương khác về cách nhân viên được trả lương. Các quy định này đưa ra một danh sách các nhiệm vụ mà một tổ chức phải thực hiện, chẳng hạn như:

  • Thuế An sinh Xã hội và Medicaid (FICA)
  • Báo cáo lợi ích
  • Phân loại nhân viên
  • Thuế thất nghiệp (FUTA)
  • Báo cáo thông tin nhân viên và xác minh tư cách nhân viên
  • Các khoản khấu trừ / khấu trừ trên chi phiếu lương của nhân viên
  • Trang phục cho phiếu lương
  • Tiền gửi thuế hàng tuần, hàng quý và hàng năm
  • Khai thuế hàng quý và hàng năm
  • Quản lý dữ liệu và quyền riêng tư (HIPAA)
  • Phân loại bồi thường
  • Báo cáo bảo hiểm y tế (ACA)
  • Cung cấp tài liệu cho nhân viên

Mã số thuế nêu bật các nhiệm vụ áp dụng cho bạn. Bạn sẽ thấy mình phải trả tiền phạt và tiền phạt đắt tiền nếu bạn không đáp ứng được. Ngay cả những sai lầm tưởng chừng như đơn giản cũng có thể gây nguy hiểm cho tính đủ điều kiện tín dụng thuế của bạn, do đó, có thể có tác động đáng kể đến lợi nhuận của bạn — thậm chí đôi khi khiến bạn ngừng kinh doanh.

Khái niệm cơ bản về tuân thủ tính lương

Tuân thủ bảng lương là một phần liên tục của vòng đời nhân viên bắt đầu từ ngày tuyển dụng và tiếp tục kể cả sau khi họ ngừng làm việc cho công ty của bạn. Tất nhiên, trách nhiệm tuân thủ bảng lương của bạn là dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng có một số quy định chung mà bạn cần lưu ý.

Khấu trừ thuế thu nhập liên bang

Người sử dụng lao động phải khấu trừ các khoản thuế khác nhau từ tiền lương của nhân viên của họ để đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ bảng lương. Một trong những loại thuế thiết yếu này là thuế thu nhập liên bang, được xác định dựa trên các phương pháp của IRS, theo khung lương hoặc tỷ lệ phần trăm. Nó cũng dựa trên các trường hợp miễn trừ biểu mẫu W-4 do nhân viên của bạn chỉ định.

Bạn phải giữ thuế thu nhập liên bang hiện hành từ tiền lương của mọi nhân viên. Thông thường, số thuế thu nhập liên bang có thể từ 10% đến 37% và được báo cáo cho IRS và nhân viên thông qua biểu mẫu W-2 hàng năm.

Thực hiện các Nguyên tắc của Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA) và Đạo luật Thuế Thất nghiệp Liên bang (FUTA)

Thuế FICA rất quan trọng đối với việc tuân thủ thuế bảng lương vì chúng được yêu cầu ở cấp liên bang. Chúng bao gồm thuế Medicare và An sinh xã hội, mỗi khoản sẽ được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên của bạn.

Vì bạn chịu trách nhiệm thanh toán các khoản thuế này thay cho nhân viên, bạn phải nộp thuế FICA nửa tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn. Công ty của bạn nên báo cáo IRS hàng quý qua Biểu mẫu 941 của IRS.

Thanh toán FUTA cũng là trách nhiệm của bạn. Khoản thuế cụ thể này lên đến 6% và được áp dụng cho 7.000 đô la ban đầu được trả cho một nhân viên hàng năm. Bạn phải nộp thuế FUTA hàng quý và nộp qua Biểu mẫu 940 của IRS.

Giữ lại và báo cáo Quyền lợi ngoài lề của Nhân viên

Theo IRS, mọi khoản trợ cấp ngoài lề, chẳng hạn như số tiền đi quá nhiều, quần áo và các khoản bồi hoàn chi phí di chuyển, do người sử dụng lao động cung cấp cho nhân viên của họ đều phải chịu thuế và phải được bao gồm trong phiếu lương của người nhận trừ khi luật loại trừ khoản tiền đó.

Do đó, nếu bạn cung cấp bất kỳ lợi ích tương tự nào cho nhân viên của mình, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm khấu trừ thuế đối với những lợi ích này và báo cáo tương tự trên W-2 của các nhân viên tương ứng.

Hiểu Luật Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA)

FLSA đưa ra các quy tắc liên quan đến làm thêm giờ, lưu trữ hồ sơ, tiêu chuẩn lao động trẻ em và mức lương tối thiểu. Là một nhà tuyển dụng, bạn phải tuân thủ các quy tắc này nếu có.

Trong số các hạng mục khác nhau của FLSA, làm thêm giờ được cho là quan trọng nhất, đặc biệt là từ quan điểm tuân thủ bảng lương. Công việc của bạn là tìm và trả lương cho nhân viên làm thêm giờ và sau đó báo cáo tương tự.

Hãy nhớ rằng luật FLSA cũng miễn trả lương làm thêm giờ cho một số nhân viên. Điều này bao gồm các nhân viên chuyên nghiệp, hành chính và điều hành đáp ứng các tiêu chí cụ thể, nhân viên của một số tờ báo nhỏ, công nhân nông trại, các doanh nghiệp theo mùa, giải trí hoặc vui chơi, v.v.

Phân loại nhân viên phù hợp

Ngoài việc tuân thủ bảng lương, bạn cũng phải tuân thủ các quy định thiết yếu khác, bao gồm việc phân loại chính xác những nhân viên có kế hoạch tuyển dụng.

Trách nhiệm của bạn đối với nhân viên và nhà thầu độc lập là khác nhau, đó là lý do tại sao bạn phải phân loại mọi người làm việc cho bạn và cấp cho họ quyền lợi tương ứng. Điều này cũng mở rộng để hoàn trả các chi phí cụ thể.

Trong khi khấu trừ thuế và trả chúng thay cho nhân viên của bạn là trách nhiệm của bạn, các nhà thầu độc lập phải tự lo các khoản thuế của họ theo luật.

Đáp ứng các yêu cầu của tiểu bang

Cho đến nay, tôi đã đề cập đến các yêu cầu luật liên bang, nhưng việc đáp ứng các yêu cầu luật tiểu bang cũng quan trọng không kém.

Các nghĩa vụ tiểu bang của bạn phụ thuộc vào tiểu bang bạn hoạt động. Vì vậy, bạn phải tuân thủ bảng lương chỉ liên quan đến các quy tắc của tiểu bang của bạn, thường liên quan đến việc báo cáo việc thuê mới, khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và tuân theo các luật hiện hành liên quan đến mức lương tối thiểu, trả quá cao và bất kỳ khoản lương nào khác của nhân viên.

5 công cụ để cải thiện việc tuân thủ tính lương

Tuân thủ bảng lương không phải là khó khăn.

Bạn sẽ tìm thấy một số nhà cung cấp dịch vụ trả lương hiệu quả cung cấp một bộ công cụ và dịch vụ giúp bạn dễ dàng đáp ứng các nghĩa vụ thuế và thanh toán các khoản nợ thuế — tất cả đều trong thời hạn. Hơn nữa, họ cũng có thể báo cáo chính xác tiền lương, phúc lợi và các thông tin khác của nhân viên.

Dưới đây, tôi đã tổng hợp một danh sách các công cụ tốt nhất có thể đơn giản hóa việc tuân thủ bảng lương.

Báo cáo và Bảng điều khiển Tuân thủ ACA

Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (ACA) thể hiện hàng nghìn trang mã số thuế phức tạp. Để đơn giản hóa việc này, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển ACA cung cấp tính năng theo dõi từng nhân viên để giám sát việc tuân thủ. Nó sẽ tự động thông báo cho bạn về những nhân viên sẽ sớm đủ điều kiện nhận bảo hiểm sức khỏe và những người cũng đang mất tư cách.

Đừng quên các tính năng hữu ích khác của bảng điều khiển ACA như tích hợp bảng lương tiết kiệm thời gian để loại bỏ trùng lặp dữ liệu nhân viên và cảnh báo sớm đối với nhân viên bị phân loại sai, bảo hiểm không đủ khả năng chi trả và các vấn đề tuyển sinh. Bạn cũng nhận được quản lý trạng thái của nhiều công ty và hỗ trợ quản lý nhìn lại, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng nghìn đô la cho mỗi lần tuyển dụng mới.

Báo cáo Bảng lương Tùy chỉnh

Khi nói đến việc tuân thủ thuế theo bảng lương, các báo cáo tiêu chuẩn hóa không phải lúc nào cũng đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. Mặt khác, báo cáo bảng lương tùy chỉnh cho phép bạn đánh giá mức độ tuân thủ bằng cách cho phép bạn nhập thông tin nhân viên tùy chỉnh.

Các trường và báo cáo tùy chỉnh có thể giúp bạn đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến tiền lương của nhân viên mà không có nguy cơ không tuân thủ.

Ví dụ: nếu bạn muốn biết nhân viên nào của mình đã làm thêm giờ trong một dự án cụ thể hoặc bạn cần tính tiền boa của nhân viên vào thu nhập, bạn có thể so khớp các dự án với số giờ làm việc của nhân viên, kết hợp các mẹo và các loại thù lao khác vào tổng tiền lương và hiển thị kết quả trong nháy mắt qua các trường và báo cáo tùy chỉnh.

Giải pháp chấm công và thời gian được tích hợp đầy đủ

Nhiều người coi việc theo dõi nhân viên là phần phức tạp nhất của bảng lương. Tin tốt là sử dụng phần mềm chấm công và chấm công có thể đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo báo cáo chính xác, tính toán các khoản nợ thuế và cuối cùng là đạt được sự tuân thủ về bảng lương. Cũng có thể chạy các báo cáo tính lương, chấm công và tổng kết hàng năm cho bất kỳ phạm vi ngày cụ thể nào.

Xem xét nghĩa vụ thuế FICA và FUTA dựa trên tiền lương của nhân viên, báo cáo chính xác như thế này có thể cực kỳ hữu ích để đảm bảo tuân thủ.

Nhân viên tự phục vụ và giới thiệu

Sử dụng phần mềm tự phục vụ của nhân viên và phần mềm giới thiệu có thể giảm lỗi báo cáo, đảm bảo sự tuân thủ trong toàn tổ chức và cho phép nhân viên có thời gian rảnh để tập trung vào các dự án quan trọng hơn để tạo điều kiện phát triển kinh doanh.

Bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ trực tuyến dựa trên đám mây có thể giảm tổng thời gian quản lý dữ liệu nhân viên của nhóm nhân sự của bạn. Họ cũng có thể giúp nhân viên mới hoàn thành các tài liệu quan trọng và xác minh số An sinh Xã hội để xác định tư cách đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ.

Nhân viên có thể sử dụng các công cụ tự phục vụ để điều chỉnh các khoản khấu lưu hoặc đăng ký tham gia các chương trình phúc lợi. Những người mới thuê sẽ phải hoàn thành các mẫu I-9 và W-4, Tín dụng Thuế Cơ hội Làm việc và Thông tin Cơ hội Việc làm Bình đẳng, thông tin về tiền gửi trực tiếp, và xem lại sổ tay nhân viên.

Hơn nữa, tất cả thông tin được lưu trữ bằng kỹ thuật số để dễ dàng tạo, truy xuất và báo cáo, giúp bạn tuân thủ mã số thuế dễ dàng hơn.

Thẻ tính lương

Ngày nay, một số nhân viên đang chọn thẻ ghi nợ trả lương thay vì tài khoản ngân hàng truyền thống. Việc không có séc giấy và thông tin tiền gửi trực tiếp khiến việc theo dõi tiền lương của nhân viên trở nên khó khăn hơn, do đó, cũng ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo và tuân thủ thuế bảng lương.

May mắn thay, một số giải pháp tính lương được thiết kế để theo dõi mọi thẻ trả lương được cấp cho nhân viên, giúp đơn giản hóa việc báo cáo và duy trì việc tuân thủ bảng lương.

4 thủ thuật để tuân thủ tính lương

Việc theo kịp tất cả các yêu cầu tuân thủ bảng lương có thể khiến bất kỳ ai bị choáng ngợp. Dưới đây là một vài thủ thuật để sắp xếp hợp lý các quy trình trả lương của bạn và giúp bạn thành công.

Sử dụng phần mềm tính lương

Nhận phần mềm tính lương là cách tốt nhất để đơn giản hóa các thủ tục tính lương của bạn và giám sát việc tuân thủ. Một giải pháp phần mềm hiện đại và hiệu quả cho phép bạn tự động hóa các quy trình của mình, lưu trữ thông tin ở một nơi, tính toán tiền lương và khấu lưu của nhân viên cũng như nộp thuế thay cho bạn — tất cả chỉ trong một thời gian ngắn.

Hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy nhiều sản phẩm khác nhau trên thị trường — mỗi sản phẩm đều có các tính năng, mức giá, ưu và nhược điểm cụ thể. Bạn có thể xem danh sách các dịch vụ tính lương trực tuyến hiện đại và hiệu quả cao của tôi để tìm một tùy chọn thân thiện với người dùng và đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.

Tạo danh sách kiểm tra tuân thủ tính lương

Bạn có thể lập danh sách kiểm tra việc tuân thủ bảng lương vì tất cả các loại lý do. Bạn có thể có một tư vấn cho mọi nhân viên hoặc nhà thầu mới, cho mỗi lần bạn điều hành bảng lương, để tư vấn một quý hoặc năm — hoặc cho cả ba.

Đối với mỗi danh sách kiểm tra, hãy đảm bảo bạn thực hiện từng bước (xác định được miễn hoặc không được miễn, thiết lập tiền gửi trực tiếp, v.v.) và những điểm bạn cần nhớ (thêm nhân viên vào hệ thống tính lương và báo cáo thông tin tuyển dụng mới cho tiểu bang, thêm báo cáo với cơ sở dữ liệu kinh doanh, v.v.) để tuân thủ các luật liên quan đến bảng lương.

Những danh sách kiểm tra bảng lương này cho phép bạn có một điểm tham chiếu để giúp bạn trong tất cả các quy trình của mình. Bạn có thể sử dụng chúng để đào tạo đội ngũ nhân sự của mình và các nhân viên khác để quản lý và thiết lập bảng lương.

Sử dụng các đường mòn kiểm tra

Tìm kiếm phần mềm cung cấp chức năng kiểm tra đường mòn.

Tính năng này cho phép bạn liên kết mọi giao dịch đã thực hiện với thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như đơn đặt hàng và hóa đơn, để xác thực bất kỳ khoản thanh toán nào có thể trông bất thường. Theo dõi kiểm tra cũng có thể giúp bạn hướng dẫn chống lại gian lận, cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng hạnh phúc của công ty bạn và đảm bảo tính chính xác của tất cả các tài khoản công ty của bạn.

Nhận lời khuyên của chuyên gia

Đừng ngại nói chuyện với một chuyên gia nếu bạn cần trợ giúp về việc tuân thủ và pháp luật về bảng lương.

Ví dụ, nhân viên kế toán có kiến ​​thức tốt về tuân thủ bảng lương và có thể giúp bạn thực hiện các quy định, thay đổi quan trọng và cập nhật. Họ cũng có thể giúp bạn duy trì hồ sơ cập nhật ngoài việc khai thuế và nộp thuế.

Tương tự, nhiều chuyên gia khác có thể hỗ trợ bạn về các vấn đề tiền lương và xử lý các sai lệch trong hồ sơ.

Phải làm gì tiếp theo

Luôn tuân thủ luật pháp là điều quan trọng và xem xét số lượng điều bạn sẽ phải nhớ để đảm bảo tuân thủ, đây chính xác không phải là kỳ công dễ dàng nhất.

Sau khi tìm hiểu về thuế và các quy định phải thực hiện, bạn sẽ phải gửi tất cả thông tin về bảng lương đúng hạn. Việc nộp hồ sơ trễ hạn có thể khiến doanh nghiệp của bạn bị phạt, vì vậy hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành mọi công việc — đáp ứng thời hạn nộp thuế, chuyển ngày trả lương, báo cáo hàng quý — hoàn thành đúng hạn.

Dưới đây là một số hướng dẫn khác mà bạn có thể sử dụng để có được tất cả thông tin cần thiết nhằm đảm bảo tính tuân thủ của bảng lương và giảm thiểu sai sót:

Leave a Reply