You are currently viewing Cách tính lương

Cách tính lương

Chạy bảng lương có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu và không có bộ phận tính lương chuyên dụng.

Giữa thuế thu nhập liên bang, thuế thu nhập tiểu bang, An sinh xã hội và các khoản khấu trừ lương khác, có rất nhiều điều cần theo dõi.

Bạn cần đảm bảo rằng bảng lương được thiết lập và chạy chính xác để luôn tuân thủ.

May mắn thay, có những công cụ hiện có giúp giải quyết những rắc rối trong việc chạy lương.

Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách thiết lập và điều hành bảng lương một cách dễ dàng — ngay cả đối với những người mới bắt đầu hoàn chỉnh.

Các phần dễ dàng của việc trả lương

Tin hay không thì tùy, phần dễ nhất của việc tính lương là bắt đầu. Rất nhiều người phải vật lộn với điều này vì họ nghĩ rằng nó đáng sợ và không biết bắt đầu từ đâu.

Nhưng nếu bạn đang sử dụng dịch vụ trả lương trực tuyến, quy trình này khá liền mạch và đơn giản.

Gusto là một lựa chọn tuyệt vời để xem xét ở đây. Bạn chỉ cần trả lời một số câu hỏi đơn giản về doanh nghiệp và nhân viên của bạn để bắt đầu.

Vì mọi thứ đều trực tuyến, bạn có thể thiết lập giới thiệu tự phục vụ cho nhân viên của mình. Điều này thực sự làm giảm rất nhiều khối lượng công việc trên vai của bạn.

Tính thuế tiền lương và nộp chúng cho các cơ quan chính phủ thích hợp là một nhiệm vụ khác khiến các chủ doanh nghiệp phải lo sợ. Nhưng nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ tính lương trực tuyến như Gusto, tất cả điều này sẽ được xử lý tự động — bạn sẽ không phải lo lắng về bất cứ điều gì.

Những phần khó khăn của việc trả lương

Việc điều hành bảng lương chắc chắn có nhiều thách thức. Mối quan tâm lớn nhất là tuân thủ bảng lương.

Nếu bạn mắc sai lầm khi điều hành bảng lương, nó có thể dẫn đến một số khoản tiền phạt nặng, hình phạt và các vụ kiện tụng tiềm ẩn. Trả lương thấp cho nhân viên, trả lương cao cho nhân viên, phân loại nhân viên sai và tính sai các khoản khấu trừ chỉ là một số lỗi trả lương phổ biến mà người sử dụng lao động mắc phải hàng ngày.

Sử dụng phần mềm tính lương giúp giảm thiểu một số sai lầm này, nhưng không phải là tất cả chúng. Bạn vẫn phải đảm bảo rằng nhân viên được phân loại chính xác, dù được miễn hay không được miễn.

Một phần khác thường bị bỏ qua của việc chạy bảng lương là đảm bảo đủ tiền để trang trải tất cả các chi phí trả lương. Đây là một thách thức đối với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ.

Bạn phải có đủ tiền mặt trong ngân hàng để trả lương cho nhân viên của mình trong mỗi chu kỳ trả lương. Vì vậy, nếu bạn không có nhiều vốn lưu động hoặc kinh doanh chậm, bạn có thể phải vay theo bảng lương để đảm bảo rằng mọi người đều được trả. Điều này có thể tốn kém và mất kiểm soát nếu bạn không cẩn thận.

Bước 1 – Chọn phương thức trả lương của bạn

Trước tiên, bạn cần xác định hệ thống bạn muốn sử dụng để xử lý bảng lương. Nói chung, có ba tùy chọn chính để lựa chọn – thủ công, phần mềm và thuê ngoài.

Mỗi phương pháp này đều có ưu và nhược điểm. Sử dụng phần mềm tính lương sẽ là lựa chọn tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp. Nhưng chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn từng hệ thống này bên dưới để bạn có thể xác định những gì phù hợp nhất với tình huống của mình.

Hệ thống tính lương thủ công

Như tên của nó, xử lý bảng lương thủ công được thực hiện bằng tay. Nó phức tạp, tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Một số bạn có thể đã tính lương theo cách này và nhận ra những thách thức, đó là điều đã đưa bạn đến với hướng dẫn này ngay từ đầu.

Không cần định hướng quá chi tiết, đây là khái niệm cơ bản đằng sau hệ thống tính lương thủ công.

Nhân viên của bạn sẽ điền vào thẻ thời gian hoặc bấm đồng hồ cho ca làm việc của họ. Sau đó, bạn cần phải tính toán thủ công tiền lương, thuế và viết séc.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ với chỉ một số ít nhân viên, đây có vẻ là một cách nhanh chóng và dễ dàng để bắt đầu chạy bảng lương. Nhưng nó thực sự không thể mở rộng và không nên được sử dụng như một giải pháp lâu dài.

Ngoài thời gian của bạn, hệ thống tính lương thủ công là lựa chọn rẻ nhất. Nhưng nó có thể khiến bạn tốn kém hơn về lâu dài nếu bạn mắc lỗi hoặc có vấn đề về tuân thủ. Chúng tôi không thể tự tin đề xuất tùy chọn này.

Phần mềm tính lương

Phần mềm tính lương là một phương thức hiện đại và hiệu quả cho hầu hết các doanh nghiệp trong việc xử lý bảng lương. Các hệ thống trực tuyến này tận dụng tự động hóa, sự tự phục vụ của nhân viên và cung cấp sự đơn giản cho mọi người.

Hệ thống tính lương trực tuyến cho phép bạn không cần giấy tờ và cung cấp các giải pháp tự phục vụ cho nhân viên của bạn. Thật dễ dàng để họ cập nhật thông tin của họ trong thời gian thực mà không cần phải làm phiền bạn hoặc nhân viên nhân sự của bạn.

Có thể cho rằng phần tốt nhất của phần mềm tính lương là độ chính xác được cải thiện. Nó giúp loại bỏ các bước trong quy trình tính lương dễ xảy ra sai sót khi thực hiện thủ công.

Ví dụ, hãy xem một giải pháp như Gusto. Gusto tích hợp với hệ thống kế toán và phần mềm theo dõi thời gian để đảm bảo tất cả giờ làm việc đều được thanh toán chính xác.

Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà còn ngăn ngừa những sai lầm thường xảy ra khi chạy bảng lương bằng tay.

Điều thú vị khi sử dụng công cụ tính lương trực tuyến như Gusto là đó là nền tảng tất cả trong một cho nhân sự, giới thiệu nhân viên, theo dõi thời gian, lợi ích của nhân viên, v.v. Vì vậy, bạn có thể có được mọi thứ bạn cần dưới một mái nhà thay vì sử dụng nhiều nền tảng cho các tính năng khác nhau.

Khả năng mở rộng là một lợi ích to lớn khác ở đây. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, thật dễ dàng để tiếp tục bổ sung nhân viên mới vào hệ thống trả lương mà bạn không cần phải làm thêm bất kỳ công việc nào.

Phần mềm tính lương đắt hơn so với xử lý tính lương thủ công, nhưng nó vẫn rất hợp túi tiền. Các khoản phí có thể dễ dàng chính đáng khi bạn xem xét chi phí tiềm năng của một khoản tiền phạt tuân thủ hoặc kiện tụng. Gusto bắt đầu chỉ với 35 đô la mỗi tháng cộng với 6 đô la cho mỗi nhân viên.

Bảng lương thuê ngoài

Thuê ngoài quy trình trả lương của bạn cho một chuyên gia bên thứ ba là một lựa chọn khác để xem xét. Đây sẽ là con đường tốn kém nhất, đó là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng giữ biên chế trong nhà.

Về mặt tích cực, các công ty trả lương thuê ngoài là cực kỳ đáng tin cậy. Họ sẽ xử lý mọi thứ, từ thu thập thông tin nhân viên đến hồ sơ thuế, cuống phiếu lương, tiền gửi trực tiếp và hơn thế nữa. Nếu nhân viên của bạn có vấn đề hoặc thắc mắc, họ thường có thể liên hệ trực tiếp với công ty trả lương để được giải quyết.

Như đã nói, các công ty trả lương thuê ngoài không hoạt động về mặt kỹ thuật cho doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, bạn không có nhiều quyền kiểm soát các dịch vụ và tính khả dụng của họ.

Ví dụ: nếu bạn hoặc nhân viên của bạn có câu hỏi vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc, có thể sẽ mất một lúc để nhận được phản hồi. Những vấn đề này sẽ không xảy ra với phần mềm tính lương trực tuyến — vì những nền tảng đó luôn sẵn sàng 24/7 thông qua các cổng tự phục vụ.

Chỉ một tỷ lệ nhỏ các doanh nghiệp có thể thực sự hưởng lợi từ hệ thống trả lương thuê ngoài. Chúng hoạt động hiệu quả đối với các công ty quy mô vừa muốn có một đội ngũ trả lương chuyên dụng nhưng không có đủ nguồn lực để triển khai một bộ phận nội bộ.

Bước 2 – Thêm nhân viên của bạn

Bất kể phương pháp trả lương bạn đã chọn ở bước đầu tiên là gì, điều tiếp theo bạn cần làm là thêm nhân viên của mình vào hệ thống tính lương.

Để làm điều này một cách chính xác và vẫn tuân thủ, bạn cần phải điền vào các biểu mẫu thích hợp cho từng người được thêm vào bảng lương của bạn. Nhân viên cần điền W-4 và I-9. Nếu bạn đang sử dụng các nhà thầu độc lập hoặc dịch giả tự do, thì bạn cần thu thập 1099 biểu mẫu.

Đây là một lý do tại sao việc sử dụng hệ thống tính lương trực tuyến lại rất thuận lợi. Thay vì phân phối các biểu mẫu này và thu thập chúng bằng tay, bạn có thể xử lý mọi thứ bằng kỹ thuật số.

Nhân viên của bạn có thể điền và quản lý các biểu mẫu này trực tuyến và giảm đáng kể công việc cần thiết cho bạn. Khi bạn tiếp tục phát triển và thuê nhân viên mới, quy trình này vẫn diễn ra nhanh chóng và không tốn giấy tờ.

Họ sẽ điền vào tất cả các biểu mẫu được yêu cầu trực tuyến, thêm thông tin tiền gửi trực tiếp của họ và tự động được thêm vào hệ thống tính lương của bạn.

Bước 3 – Chọn lịch trả lương

Theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA), người sử dụng lao động không bị hạn chế trong việc thay đổi ngày lương. Luật liên bang cũng không áp đặt bất kỳ yêu cầu nào về tần suất bạn phải trả lương.

Như đã nói, nhiều tiểu bang có luật về ngày lĩnh lương phải được tuân thủ.

Ví dụ, California yêu cầu hầu hết các nhà tuyển dụng phải trả lương cho nhân viên ít nhất hai lần trong một tháng theo lịch. Ở Utah, người lao động theo lương hàng năm có thể được trả một lần mỗi tháng.

Kiểm tra các yêu cầu về ngày lĩnh lương của tiểu bang từ Bộ Lao động Hoa Kỳ để biết thêm thông tin về các nhiệm vụ địa phương của bạn. Bạn cũng nên tham khảo ý kiến ​​của luật sư lao động để đảm bảo lịch trả lương của bạn tuân thủ luật tiểu bang và địa phương.

Bỏ luật và quy định sang một bên, lợi ích nhất của bạn là chọn một lịch trình phù hợp với nhân viên của bạn và gắn bó với nó. Ngay cả khi luật quy định rằng bạn được phép trì hoãn việc trả lương theo ngày hoặc tuần, nhân viên của bạn sẽ không hài lòng về điều này và nó có thể tạo ra vấn đề lớn cho doanh nghiệp của bạn.

Nói chung, đây là bốn tùy chọn mà bạn có thể chọn:

  • Bảng lương hàng tuần – 52 chu kỳ trả lương mỗi năm
  • Bảng lương hai tuần một lần – 26 chu kỳ trả lương mỗi năm
  • Bảng lương nửa tháng – 24 chu kỳ trả lương mỗi năm
  • Bảng lương hàng tháng – 12 chu kỳ trả lương mỗi năm

Hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng đi theo lịch trình hàng tuần hoặc hai tuần một lần.

Mặc dù bạn chắc chắn muốn tuân thủ lịch trình, nhưng điều đáng chú ý là Gusto hỗ trợ chạy trả tiền không giới hạn. Điều này bao gồm tiền thưởng và các đợt trả lương ngoài chu kỳ. Vì vậy, nếu có điều gì đó xảy ra và bạn muốn thanh toán cho ai đó trong khoảng thời gian trả lương theo lịch trình thông thường, bạn có thể làm như vậy với Gusto — không vấn đề gì.

Bước 4 – Tính toán Tổng thanh toán, các khoản khấu trừ và các khoản giữ lại khác

Bây giờ đến phần khó khăn của việc chạy biên chế. Các phép tính lương, thuế trả lương, khấu lưu, và tất cả những con số khác sẽ khiến bạn quay cuồng.

Tổng lương khá đơn giản để tính toán. Đối với người lao động theo giờ, chỉ cần nhân tỷ lệ theo giờ của họ với số giờ họ đã làm việc trong khoảng thời gian trả lương đó. Đừng quên về việc làm thêm giờ cho những nhân viên không được miễn.

Đối với nhân viên trả lương, hãy lấy tiền lương hàng năm của họ và chia cho số chu kỳ trả lương mà bạn đang thực hiện trong một năm. Tổng tiền lương của một nhân viên làm công ăn lương được trả $ 78,000 mỗi năm theo lịch trình hai tuần một lần là $ 3,000 mỗi chu kỳ.

Thuế tiền lương

Không cần nói quá cụ thể ở đây, thuế trả lương thường do người sử dụng lao động và người lao động trả. Có rất nhiều biến số liên quan đến số tiền thuế phải nộp chính xác. Nhưng phần lớn, thuế trả lương bao gồm:

  • Thuế tiền lương liên bang
  • Thuế biên chế nhà nước
  • Thuế địa phương
  • Thuế an sinh xã hội
  • Medicare
  • Bồi thường lao động

Những thứ như FUTA (Thuế Thất nghiệp Liên bang) và FICA (Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang) chỉ là một vài ví dụ về thuế tiền lương phải được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên.

Cố gắng tính toán những con số này theo cách thủ công là vô cùng khó khăn. Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ tính lương tự động tính thuế tiền lương cho bạn.

Gusto không chỉ tự động tính các khoản thuế này cho bạn mà còn nộp các khoản thuế đó trong mỗi chu kỳ trả lương.

Các khoản khấu lưu khác

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và nhân viên được đề cập, có các loại khấu lưu khác cũng cần được tính vào đây.

Các khoản đóng góp 401 (k), bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác của nhân viên sẽ thuộc loại này.

Tiền lương cũng cần được cân nhắc. Điều này xảy ra khi tòa án yêu cầu người sử dụng lao động giữ lại một số tiền cụ thể trong tiền lương của nhân viên cho những thứ như nợ tiêu dùng, khoản vay sinh viên, tiền cấp dưỡng nuôi con, thuế trở lại, tiền cấp dưỡng, v.v.

Bước 5 – Chạy Báo cáo Bảng lương và Tệp

Bây giờ đã đến lúc thực sự trả lương cho nhân viên của bạn. Lấy tổng tiền lương đã tính ở bước trước và trừ đi tất cả các khoản thuế và các khoản khấu lưu khác. Con số này là tiền trả ròng.

Tùy thuộc vào hệ thống trả lương mà bạn đang sử dụng, lương có thể được phát hành theo nhiều cách khác nhau:

  • Kiểm tra trực tiếp
  • Tiền gửi trực tiếp
  • Thẻ tiền lương

Hầu hết nhân viên thích gửi tiền trực tiếp và nó cũng giúp bạn dễ dàng hơn. Ngay cả khi bạn đang gửi tiền trực tiếp, hãy đảm bảo rằng có một cuống phiếu thanh toán bao gồm tất cả các chi tiết cho kỳ thanh toán.

Ngay cả một cuống phiếu lương kỹ thuật số cũng sẽ bao gồm tất cả số giờ làm việc, mức lương, các khoản khấu trừ, thuế, lương ròng và hơn thế nữa.

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống tính lương trực tuyến như Gusto, nhân viên của bạn có thể dễ dàng truy cập các hồ sơ này bất cứ lúc nào. Họ luôn có thể quay lại và kiểm tra để xem cuống phiếu lương cũ hoặc xem các khoản khấu lưu hàng năm cho đến nay.

Phim trả lương

Ngoài việc trả lương cho nhân viên, người sử dụng lao động cũng có nhiệm vụ nộp và báo cáo thông tin cho các cơ quan khác nhau. Phần lớn điều này liên quan đến các khoản thuế được tính ở bước # 4.

Hồ sơ trả lương phổ biến của liên bang và tiểu bang bao gồm:

  • Tiền gửi thuế liên bang – FICA và khấu trừ thuế nhân viên cho IRS.
  • Hồ sơ thuế tiểu bang – Thuế thu nhập tiểu bang và thuế thất nghiệp (thay đổi theo tiểu bang).
  • Tiền đặt cọc thuế FUTA – Thuế hàng quý được trả cho IRS đối với thuế thất nghiệp liên bang.
  • Hồ sơ Mẫu 941 – Tờ khai thuế liên bang hàng quý của chủ nhân.
  • Mẫu đơn 940 – Báo cáo hàng năm về thuế FUTA.

Một lần nữa, nếu bạn đang sử dụng giải pháp tính lương toàn diện như Gusto, quy trình nộp đơn sẽ được xử lý tự động.

Leave a Reply