You are currently viewing Cách thiết lập hóa đơn PDF miễn phí

Cách thiết lập hóa đơn PDF miễn phí

Tìm kiếm một cách để gửi một bản PDF hóa đơn WooCommerce khi ai đó đặt hàng trên trang web của bạn?

Theo mặc định, WooCommerce đã cung cấp tính năng gửi hóa đơn qua email khi bán hàng trực tuyến. Tuy nhiên, chức năng đó chỉ giới hạn trong các thiết kế email đơn giản, cài sẵn. Nó cũng không cung cấp tùy chọn PDF để in hoặc tải xuống và không có cách nào dễ dàng để gửi hóa đơn cho khách hàng theo cách thủ công.

Đó là lý do tại sao trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước về cách gửi hóa đơn WooCommerce với các cài đặt để đính kèm tệp PDF, gửi chúng cho khách hàng theo cách thủ công và tùy chỉnh thiết kế của hóa đơn.

Hơn hết, bạn sẽ có thể thiết lập chức năng này bằng cách sử dụng plugin miễn phí. Nào cùng đào vào bên trong…

Cách gửi hóa đơn WooCommerce

Trong một bài viết trước, chúng tôi đã đề cập đến các plugin lập hóa đơn tốt nhất cho WordPress. Chúng tôi khuyến khích bạn khám phá tất cả những điều đó, nhưng đối với hướng dẫn này, chúng tôi đã chọn plugin WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips miễn phí vì…

  1. Nó cung cấp một danh sách tính năng xuất sắc mặc dù nó miễn phí.
  2. Nó rất phổ biến và được đánh giá tốt – nó hoạt động trên hơn 300.000 trang web với xếp hạng 5 sao hoàn hảo trên hơn 1.200 bài đánh giá.

Đây là cách thiết lập nó…

1. Cài đặt plugin hóa đơn WooCommerce

Để bắt đầu, hãy cài đặt và kích hoạt plugin WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips trong bảng điều khiển WordPress của bạn.

Nếu bạn cần trợ giúp về việc này, hãy sử dụng hướng dẫn của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn đã cài đặt WooCommerce trước khi cố gắng sử dụng plugin này.

2. Chạy trình hướng dẫn thiết lập

Bạn có thể tìm thấy cài đặt của plugin bằng cách nhấp vào WooCommerce> Hóa đơn PDF trong bảng điều khiển WordPress của bạn.

Plugin cung cấp rất nhiều cài đặt để giúp bạn định cấu hình nó theo trường hợp của mình. May mắn thay, plugin WooCommerce PDF Invoices cung cấp một trình hướng dẫn thiết lập để hoàn thành hầu hết quy trình.

Để bắt đầu với nó, hãy nhấp vào Chạy trình hướng dẫn cài đặt cái nút.

thuật sĩ thiết lập cho hóa đơn WooCommerce

3. Đặt tên công ty, địa chỉ và logo của bạn trên hóa đơn

Trình hướng dẫn thiết lập sẽ hướng dẫn bạn qua các cài đặt quan trọng nhất mà bạn cần cho hóa đơn WooCommerce chuẩn của mình.

Ví dụ, bước đầu tiên yêu cầu bạn nhập tên cửa hàng và địa chỉ của cửa hàng. Plugin sẽ bao gồm các chi tiết này trên hóa đơn của bạn.

Hãy tiếp tục và điền vào các trường đó và nhấp vào Kế tiếp.

tên cửa hàng cho hóa đơn WooCommerce

Điều quan trọng là phải có logo của công ty bạn trên hóa đơn.

Trên cửa sổ tiếp theo, nhấp vào Đặt hình ảnh để tải lên một logo.

thêm logo cho hóa đơn WooCommerce

Biểu trưng này xuất hiện dưới dạng bản xem trước trên màn hình và plugin cũng sẽ đưa nó vào hóa đơn PDF của bạn.

Nhấp chuột Kế tiếp.

xem logo

4. Đính kèm hóa đơn vào các email Thương mại điện tử cụ thể

WooCommerce đã gửi email cho các sự kiện chính như đơn đặt hàng mới, đơn đặt hàng bị hủy và đơn đặt hàng được hoàn tiền.

Tuy nhiên, không ai trong số họ có hóa đơn PDF có thể tải xuống được đính kèm, vì vậy bây giờ là lúc để chỉ ra những đơn vị nào nên có những hóa đơn đó.

Không phải là một ý tưởng tồi khi đính kèm hóa đơn vào mỗi email gửi đi cho một đơn đặt hàng. Tuy nhiên, bạn có thể quyết định xóa hóa đơn WooCommerce khỏi một số email nếu cần.

Nhấp chuột Kế tiếp tiếp tục.

Lưu ý: Một trong những cái quan trọng hơn để chọn là Hóa đơn khách hàng / Chi tiết đơn hàng (Email thủ công) , vì đây là một trong những cách dễ nhất để gửi hóa đơn PDF của bạn theo cách thủ công.

đính kèm hóa đơn WooCommerce vào email

5. Chọn các tùy chọn hiển thị, định dạng giấy và để hiển thị các nút hành động trên hóa đơn

Các Tùy chọn hiển thị phần liệt kê một số mục như thông tin liên hệ và thông tin hóa đơn mà bạn có thể đưa vào hóa đơn WooCommerce PDF của mình.

Chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm tất cả chúng trừ khi bạn không muốn có số điện thoại hoặc email của khách hàng trên hóa đơn.

Nhấp chuột Kế tiếp.

tùy chọn hiển thị cho hóa đơn WooCommerce

Bạn cũng có thể chỉ định loại định dạng giấy mà bạn muốn cho hóa đơn. Những điều này quyết định cách hóa đơn được in ra.

Đi với một A4 hoặc Chữ cái định dạng, sau đó nhấp vào Tiếp theo.

định dạng giấy cho hóa đơn WooCommerce

Đôi khi bạn cần gửi email theo cách thủ công. Đây là một thực tế phổ biến trong bán hàng B2B. Thật tuyệt vời nếu khách hàng đặt nhầm hóa đơn hoặc không nhận được hóa đơn ngay lần đầu tiên.

Bất kể lý do là gì, phần này cho phép bạn kích hoạt các nút hành động. Nếu bạn bật các nút hành động, bạn sẽ nhận được một tùy chọn mới trong danh sách đơn đặt hàng WooCommerce cho phép bạn gửi hóa đơn theo cách thủ công cho một số khách hàng nhất định chỉ bằng một lần nhấp vào nút.

Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần phải gửi hóa đơn theo cách thủ công thường xuyên, bạn chắc chắn nên bật tùy chọn này.

Khi bạn kiểm tra Hiển thị các nút hành động bấm vào Kế tiếp cái nút.

hiển thị các nút hành động

Và đó là tất cả những gì cần có đối với trình hướng dẫn thiết lập. Phần lớn cài đặt hóa đơn WooCommerce của bạn hiện đã sẵn sàng.

Nhấn vào Hoàn thành để quay lại trang tổng quan.

nút kết thúc

6. Thay đổi các hành động đặt hàng để gửi hóa đơn qua email

Bây giờ bạn đã định cấu hình hóa đơn của mình, hai điều xảy ra:

  1. Plugin sẽ tự động đính kèm hóa đơn PDF vào tất cả các email đặt hàng tự động mà bạn đã chọn trong trình hướng dẫn thiết lập (chẳng hạn như xác nhận đơn hàng, hủy và xác nhận giao hàng).
  2. Plugin sẽ thêm các tùy chọn mới vào giao diện quản lý đơn hàng WooCommerce để cho phép bạn gửi hóa đơn theo cách thủ công nếu cần.

Vì vậy, bạn có thể yên tâm khi biết rằng các email tự động có hóa đơn PDF đính kèm. Bạn thậm chí có thể chạy một số đơn đặt hàng thử nghiệm để xem liệu chúng có hoạt động hay không.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể gửi lại những email đó và điều chỉnh các hành động đặt hàng với các hóa đơn PDF đi kèm.

Để làm như vậy, hãy mở một đơn đặt hàng trong WooCommerce (đi tới WooCommerce> Đơn hàng và chọn một đơn đặt hàng từ danh sách).

Đi đến Hành động đặt hàng và chọn menu thả xuống.

Bây giờ bạn có thể thực hiện các hành động sau:

  • Gửi hóa đơn / chi tiết đơn đặt hàng qua email cho khách hàng
  • Gửi lại thông báo đơn đặt hàng mới
  • Tạo lại quyền tải xuống

Ví dụ: chọn một trong hai tùy chọn đầu tiên là một cách tuyệt vời để gửi lại hoặc gửi thủ công email đặt hàng kèm theo hóa đơn.

hành động đặt hàng cho hóa đơn WooCommerce

Email WooCommerce sẽ chuyển đến hộp thư đến của khách hàng như bình thường, nhưng họ cũng nhận được hóa đơn PDF ở dưới cùng.

hóa đơn WooCommerce ở dưới cùng

Nếu người mua hàng nhấp vào hóa đơn, hóa đơn sẽ được tải xuống máy tính của họ hoặc hiển thị trong trình duyệt của họ.

Như bạn có thể thấy, plugin tự động thêm tất cả các yếu tố từ trình hướng dẫn thiết lập vào hóa đơn, bao gồm Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Biểu trưng và Địa chỉ công ty.

Nếu bạn muốn thay đổi mẫu cho hóa đơn của mình, bạn có thể thực hiện việc đó sau này.

xem hóa đơn PDF WooCommerce

7. Tự động hoặc thủ công gửi email đặt hàng với hóa đơn WooCommerce

Ngoài các hành động đặt hàng, bạn vẫn có thể sử dụng Gửi email đặt hàng mô-đun. Điều này không khác gì so với những gì đã có trong WooCommerce, nhưng mỗi email hiện có hóa đơn đính kèm.

gửi email đặt hàng

Ví dụ: nếu bạn đã bật tính năng đính kèm hóa đơn với email hủy đơn đặt hàng trong trình hướng dẫn thiết lập, thì plugin sẽ tự động đính kèm hóa đơn PDF nếu bạn sử dụng Gửi email đặt hàng mô-đun để gửi email đơn đặt hàng đã hủy:

Hóa đơn PDF WooCommerce trong email hủy

8. Tạo hóa đơn WooCommerce PDF hoặc phiếu đóng gói để in hoặc tải xuống

Khu vực cuối cùng đáng xem xét là in hoặc tải xuống hóa đơn WooCommerce trên máy tính của riêng bạn. Có thể bạn muốn lưu trữ các hóa đơn này trong tệp kế toán của mình hoặc bạn cần tải tệp xuống và gửi cho khách hàng.

Như một phần thưởng, bạn có thể tải xuống và in phiếu đóng gói PDF.

Đối với cả hai, hãy tìm Tạo PDF mô-đun trên bất kỳ trang đặt hàng nào.

Nhấn vào Hóa đơn PDF nút hoặc Phiếu đóng gói PDF để tải xuống các tài liệu đó.

tạo hóa đơn PDF hoặc phiếu đóng gói PDF

Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút tải xuống để lưu vào máy tính của mình hoặc nút in để gửi tệp đến máy in được liên kết.

tải xuống hoặc in

Phiếu đóng gói không có gì khác biệt khi có các tùy chọn tải xuống và in.

Nó thực sự chỉ là một phiên bản đơn giản hơn của hóa đơn loại bỏ các thông tin như giá cả.

phiếu đóng gói

Nếu bạn muốn tự động hóa quá trình này, bạn có thể sử dụng plugin WooCommerce Automatic Order In (PrintNode) cao cấp từ Simba Hosting. Plugin này có tích hợp để bạn có thể tự động in phiếu đóng gói hoặc hóa đơn ngay khi có đơn đặt hàng. Tuy nhiên, nó có giá £ 55 để sử dụng trên một trang web.

9. Thêm ghi chú tùy chọn vào hóa đơn của bạn

Một cách khác để tùy chỉnh hóa đơn WooCommerce của bạn là đặt ghi chú ở cuối tài liệu.

Cũng như các tác vụ khác, bạn có thể thêm ghi chú khi mở một đơn đặt hàng trong trang tổng quan của mình.

Tìm Dữ liệu tài liệu PDF , sau đó nhấp để chỉnh sửa Ghi chú đồng ruộng. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn cũng muốn khách hàng xem, chẳng hạn như chi tiết trả hàng, lời cảm ơn nhanh chóng hoặc hướng dẫn đặc biệt cho sản phẩm.

thêm ghi chú vào hóa đơn WooCommerce

Bây giờ, khi hóa đơn PDF được chuyển đến khách hàng hoặc khi bạn tự in hóa đơn, plugin sẽ tự động chèn ghi chú trên hóa đơn.

ghi chú ví dụ

10. Sửa đổi tất cả các cài đặt (nếu cần) cho hóa đơn WooCommerce và phiếu đóng gói của bạn

Trình hướng dẫn thiết lập ban đầu xử lý việc nâng nặng, nhưng có thể bạn muốn sửa đổi những gì bạn đã nhập trước đó hoặc thêm cài đặt mới.

Để kiểm soát tất cả những điều đó, hãy truy cập WooCommerce > Hóa đơn PDF.

đi đến cài đặt

Các Chung tab cung cấp các cài đặt bổ sung cho những thứ như:

  • Thay đổi cách xem các tệp PDF.
  • Đang chạy Chế độ thử nghiệm.
  • Thêm điều khoản và điều kiện hoặc chính sách ở chân trang.
  • Chọn một mẫu khác cho hóa đơn PDF của bạn để thay đổi thiết kế. Nếu bạn muốn truy cập thêm các mẫu / thiết kế hóa đơn, nhà phát triển sẽ bán một gói các mẫu cao cấp với giá € 39.
cài đặt cho hóa đơn WooCommerce

Ở dưới cái Các tài liệu , bạn có thể chỉnh sửa cài đặt bằng cách nhấp vào Hóa đơn liên kết.

Tại đây, bạn có thể tắt hóa đơn, hiển thị địa chỉ giao hàng, xóa địa chỉ email hoặc thay đổi email nào mà hóa đơn được đính kèm.

tab tài liệu

Cuối cùng, Đóng gói trượt phần hiển thị cài đặt cho:

  • Bật hoặc tắt phiếu đóng gói.
  • Hiển thị địa chỉ thanh toán
  • Hiển thị một email.
  • Hiển thị một số điện thoại.
  • Hiển thị ghi chú.
cài đặt phiếu đóng gói

Thiết lập hóa đơn WooCommerce của bạn ngay hôm nay

Nếu bạn cần chức năng hóa đơn WooCommerce hoặc phiếu đóng gói, plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips cung cấp danh sách tính năng linh hoạt trong một gói miễn phí. Hãy thử ngay hôm nay và bạn có thể thiết lập và chạy các hóa đơn của riêng mình ngay lập tức.

Trình hướng dẫn thiết lập sẽ giúp bạn định cấu hình hầu hết các khái niệm cơ bản, nhưng chúng tôi khuyến khích bạn thử với các cài đặt (và chạy một số thử nghiệm) để đảm bảo tất cả các yếu tố hóa đơn WooCommerce của bạn trông hoàn hảo.

Để tìm một số plugin khác để làm cho cửa hàng của bạn tốt hơn nữa, bạn có thể xem toàn bộ tổng hợp các plugin WooCommerce tốt nhất của chúng tôi.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc thiết kế, đính kèm hoặc gửi hóa đơn WooCommerce, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.

Hướng dẫn miễn phí

5 mẹo cần thiết để tăng tốc độ
Trang web WordPress của bạn

Giảm thời gian tải của bạn thậm chí 50-80%
chỉ bằng cách làm theo các mẹo đơn giản.

Leave a Reply