You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Lưu giữ Hồ sơ Công ty

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Lưu giữ Hồ sơ Công ty

Tất cả các tập đoàn trên thế giới đều có một điểm chung: thủ tục giấy tờ.

Có rất nhiều biểu mẫu để điền và nộp, bao gồm biểu mẫu thuế, sổ cái kinh doanh, báo cáo hàng năm, v.v. Mặc dù lưu trữ hồ sơ công ty không phải là công việc thú vị nhất, nhưng các doanh nhân hoàn toàn quan trọng phải cập nhật hồ sơ công ty của họ nếu họ muốn điều hành một doanh nghiệp tuân thủ.

Mở rộng quy mô kinh doanh đòi hỏi tổ chức ở mọi cấp độ — và hồ sơ doanh nghiệp của bạn cũng không ngoại lệ. Và trái với suy nghĩ thông thường, việc lưu trữ hồ sơ của công ty không hề tẻ nhạt. Nhưng bạn phải làm điều đó một cách chính xác để loại bỏ tắc nghẽn.

Hãy tiếp tục đọc khi chúng tôi khám phá các yếu tố của lưu trữ hồ sơ công ty và thảo luận một số mẹo và công cụ để giúp bạn giữ cho hồ sơ công ty của mình an toàn và có thể truy cập được.

Lưu giữ hồ sơ công ty là gì?

Trước khi thảo luận về lưu trữ hồ sơ công ty, chúng ta hãy hiểu hồ sơ công ty là gì.

Hồ sơ công ty là tài liệu quan trọng về doanh nghiệp của bạn, với tư cách là một công ty Hoa Kỳ, bạn phải lưu giữ để chứng minh rằng bạn tuân thủ luật tiểu bang và các quy tắc do Sở Thuế vụ Nội địa (IRS) đưa ra.

Hãy coi nó như nhật ký chính thức về các quyết định và hoạt động của công ty bạn.

Hồ sơ công ty của bạn bao gồm các tài liệu và tệp quan trọng, cần được lưu trữ ở một nơi duy nhất, trung tâm, để chúng dễ dàng truy cập khi các cơ quan quản lý sự kiện đến kiểm tra công ty của bạn.

Như bạn có thể đã đoán, lưu trữ hồ sơ công ty đề cập đến quá trình lưu trữ tất cả hồ sơ công ty của bạn một cách có tổ chức. Lưu trữ hồ sơ cũng thường được gọi là quản lý hồ sơ và đề cập đến cả hồ sơ vật lý và hồ sơ điện tử ở tất cả các cấp của một tổ chức.

Khái niệm cơ bản về lưu giữ hồ sơ công ty

Hãy đi sâu vào các sắc thái liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ của công ty và mọi thứ mà nó đòi hỏi.

Bằng chứng về sự tuân thủ

Lưu trữ hồ sơ công ty có giá trị thực tiễn và pháp lý cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: bạn có thể theo dõi tiến trình hoạt động của công ty trong những năm qua và khai thuế trong tương lai bằng cách sử dụng hồ sơ công ty như báo cáo hàng năm và tờ khai thuế thu nhập trước đó.

Tuy nhiên, quan trọng hơn, việc lưu giữ hồ sơ công ty duy trì cái được gọi là “bức màn công ty”, đề cập đến sự phân chia giữa tài sản của công ty và tài sản cá nhân của chủ sở hữu công ty.

Giả sử ai đó kiện doanh nghiệp của bạn. Họ có thể cố gắng xuyên thủng bức màn công ty của bạn và truy lùng tài sản cá nhân của bạn như một phần của dàn xếp của họ. Để làm điều này, họ sẽ tuyên bố rằng doanh nghiệp của bạn đã không tuân thủ các quy trình công ty phù hợp do nhà nước quy định.

Tuy nhiên, tất cả các yêu cầu của họ sẽ bị bác bỏ nếu bạn lưu giữ tất cả hồ sơ của mình đúng cách. Bạn thấy đấy, hồ sơ công ty được lưu trữ đúng cách có thể chứng minh doanh nghiệp của bạn đã tuân thủ tất cả các luật hiện hành, do đó loại bỏ mọi mối đe dọa đối với bất kỳ tài sản cá nhân nào.

Nói cách khác, việc lưu giữ hồ sơ của công ty sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn được bảo vệ trong các vụ kiện và kiểm toán.

Yêu cầu do Nhà nước đặt ra giữa Corporation so với LLC

Các bang khác nhau có những quy định khác nhau về việc lưu giữ hồ sơ của công ty. Tuy nhiên, các tập đoàn luôn có nhiều yêu cầu do nhà nước áp đặt hơn các LLC. Các tài liệu cần theo dõi sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn là công ty hay LLC.

Đối với các công ty, đây là các tệp bạn phải lưu giữ tại địa điểm kinh doanh của mình:

  • Điều khoản thành lập, cùng với bất kỳ sửa đổi nào được nộp cho tiểu bang
  • Tên và địa chỉ của giám đốc và cán bộ
  • Tên và địa chỉ của các cổ đông, bao gồm số lượng và loại cổ phần của họ
  • Tài liệu về tất cả các quyết định và hành động của cuộc họp cổ đông và giám đốc, còn được gọi là biên bản họp
  • Các quy định của công ty phác thảo các kế hoạch của bạn về cách bạn sẽ điều hành công ty
  • Báo cáo thường niên

Đối với LLC, bạn cần lưu giữ các hồ sơ sau tại địa điểm kinh doanh của mình:

  • Hiệp định vận hành
  • Tên và địa chỉ của tất cả các thành viên và người quản lý
  • Các điều khoản của tổ chức, cùng với bất kỳ sửa đổi nào được nộp cho tiểu bang

Ngoài tài liệu, các chi tiết liên quan khác như thời gian lưu giữ hồ sơ và cách lưu trữ chúng cũng khác nhau. Nếu bạn quyết định bắt đầu hoạt động kinh doanh ở các tiểu bang khác, hãy đảm bảo rằng bạn điều chỉnh các chính sách lưu trữ hồ sơ của mình để tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang cụ thể đó.

Xin lưu ý rằng danh sách trên không phải là cuối cùng. Bạn có thể cần thêm các mục khác vào nó, nhưng cũng có thể công ty của bạn cũng có thể không cần lưu giữ mọi hồ sơ.

Biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một phần cực kỳ quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ của công ty. Chúng đóng vai trò là hồ sơ chính thức về các hoạt động của công ty, nơi tất cả các phiếu bầu, nghị quyết và giao dịch lớn có ảnh hưởng đến công ty đều được ghi lại một cách thích hợp.

Trong khi các công ty thường được yêu cầu giữ biên bản cuộc họp, các LLC không cần phải làm vậy trừ khi nhiệm vụ này đã được đề cập đặc biệt trong thỏa thuận điều hành.

Biên bản cuộc họp của bạn cũng có thể bao gồm các hoạt động sau:

  • Phát hành cổ phiếu
  • Bầu cử giám đốc hoặc viên chức mới
  • Giám đốc và các cuộc họp cổ đông thường niên
  • Tăng lương
  • Phê duyệt các quyết định tài chính như bán tài sản, cho vay kinh doanh, bầu cử tình trạng thuế của tập đoàn S, hoặc mua lại một doanh nghiệp khác
  • Phê duyệt các hạng mục như chương trình sức khỏe nhóm, hợp đồng thuê dài hạn, tất cả các quyết định quan trọng tương tự khác có ảnh hưởng đến công ty

Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng biên bản cuộc họp phải được ghi chi tiết rõ ràng. Điều này không thể được xa hơn từ sự thật. Thay vào đó, biên bản cuộc họp thường được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, trong đó người chịu trách nhiệm về chúng chỉ nêu ra những thông tin cơ bản.

Lưu trữ hồ sơ công ty

Đây là nơi mọi thứ trở nên linh hoạt.

Luật quy định rằng bạn lưu giữ hồ sơ, nhưng nó không quy định rõ ràng làm sao để giữ chúng. Tính linh hoạt này cho phép bạn chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dựa trên yêu cầu và sở thích của mình.

Bí quyết duy nhất là đảm bảo tất cả hồ sơ của bạn được sắp xếp chính xác, an toàn và kỹ lưỡng, cho dù bạn sử dụng phương pháp nào.

Một số hồ sơ của công ty tuân theo quy trình cũ hơn của hồ sơ vật lý, nơi họ in ra các tệp bản cứng trong một bộ dụng cụ vật lý. Những người khác chọn phương pháp an toàn hơn với môi trường, không cần giấy tờ, nơi họ lưu trữ các tệp điện tử. Hãy chắc chắn rằng bạn có một bản sao lưu dữ liệu, bất kể phương pháp bạn chọn, như một biện pháp bảo hiểm trong trường hợp mất mát.

Đối với việc tìm hiểu ai chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, đó là nơi mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn.

Các thành viên khác nhau của tổ chức tạo ra hồ sơ công ty. Thư ký công ty tạo biên bản cuộc họp trong mỗi cuộc họp hội đồng quản trị; hội đồng quản trị thiết lập các quy chế, thông qua các nghị quyết và chuẩn bị các báo cáo hàng năm; kế toán chịu trách nhiệm tạo và duy trì hồ sơ tài chính, báo cáo ngân hàng và khai thuế, v.v.

Để có kết quả tốt hơn, tôi khuyên bạn nên thông báo cho mọi người về trách nhiệm tương ứng của họ để đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác.

Giới hạn thời gian lưu giữ hồ sơ

Các doanh nhân thường tự hỏi họ nên lưu giữ hồ sơ công ty trong bao lâu – điều gì đó phụ thuộc vào mục, chi phí hoặc sự kiện được ghi lại.

Bạn nên xác định khoảng thời gian giới hạn cho mục được ghi lại. Điều này đề cập đến thời gian bạn cần để sửa đổi tờ khai thuế của mình để yêu cầu một quỹ hoặc trong đó IRS được phép truy cập các khoản thuế bổ sung. Nói chung, IRS khuyến nghị lưu giữ hồ sơ từ hai đến bảy năm, tùy thuộc vào bản chất của mục được ghi.

IRS cũng bắt buộc các công ty phải có tài liệu để ghi nhận khấu hao tài sản. Vì vậy, nếu một mặt hàng giảm giá trong năm năm, tất cả các hồ sơ liên quan đến mặt hàng cụ thể đó nên được lưu giữ trong khoảng thời gian năm năm đó.

Lưu giữ và duy trì hồ sơ công ty cũng cần thiết cho các mục đích tổ chức và bảo vệ doanh nghiệp của bạn, bất kể các quy định của IRS.

5 Công cụ để Cải thiện Lưu trữ Hồ sơ Công ty

Dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận về năm loại công cụ chính mà bạn có thể sử dụng để hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ.

Phần mềm quản lý hồ sơ

Nếu bạn có một bộ phận nhân sự trong tổ chức của mình, bạn cần phần mềm quản lý hồ sơ.

Những công cụ này được thiết kế để xử lý vòng đời của hồ sơ từ khi tạo đến khi xử lý.

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ hoặc tài liệu như Microsoft SharePoint hoặc OnBase sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu lưu giữ pháp lý liên quan đến tài liệu và hồ sơ công ty của bạn, bảo vệ bạn khỏi tất cả các loại vấn đề, bao gồm tiền phạt, kiểm tra không thành công và thậm chí cả thời gian ngồi tù.

Phần mềm Biên bản Họp

Như đã trao đổi, biên bản cuộc họp là một phần cực kỳ quan trọng trong hồ sơ doanh nghiệp. Bạn phải kỹ lưỡng và nhanh chóng khi ghi biên bản cuộc họp.

Chính xác tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm biên bản cuộc họp có thể theo dõi tất cả những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm ghi lại ghi chú, chỉ định các mục hành động, định dạng tài liệu và phân phối biên bản cuộc họp cho các thành viên trong nhóm.

Tôi thực sự khuyên bạn nên kiểm tra các công cụ như Beenote và Meeting Booster.

Dịch vụ lưu trữ đám mây

Như tên cho thấy, dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn lưu trữ tất cả hồ sơ công ty của mình trên đám mây, giúp bạn dễ dàng truy cập chúng khi đang di chuyển.

Lưu trữ đám mây là một mô hình điện toán đám mây lưu trữ dữ liệu trên internet thông qua một dịch vụ lưu trữ tệp như iDrive và pCloud, chịu trách nhiệm quản lý và vận hành lưu trữ dữ liệu như một dịch vụ.

Bên cạnh sự tiện lợi, bạn cũng được đảm bảo về tính bảo mật hàng đầu cho tất cả dữ liệu của mình và dịch vụ rẻ hơn.

Phần mềm quản lý thực thể

Phần mềm quản lý tổ chức cung cấp cho bạn một không gian an toàn dựa trên đám mây để lưu trữ tất cả thông tin, tài liệu và sơ đồ tổ chức liên quan đến tổ chức của bạn nhằm tạo ra một nguồn trung thực duy nhất cho việc lưu giữ hồ sơ của công ty.

Thư ký công ty có thể sử dụng phần mềm này để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như quản lý tính chính xác liên tục của hồ sơ công ty bằng cách sử dụng lịch tuân thủ, lời nhắc và quy trình làm việc để cải thiện dữ liệu, báo cáo các yêu cầu quy định và nộp các biểu mẫu theo luật định cho các cơ quan quản lý toàn cầu.

Các lựa chọn phần mềm quản lý hàng đầu của chúng tôi là Diligent, Wrike và ADP SmartCompliance.

Phần mềm Kế toán và Tính lương

Phần mềm kế toán có thể tạo hóa đơn cho khách hàng đồng thời giúp bạn cải thiện các kiến ​​thức cơ bản về sổ sách kế toán, ghi chép các khoản phải thu và các công việc khác.

Mặt khác, sử dụng phần mềm tính lương sẽ đảm nhận việc tạo hồ sơ thuế bảng lương (Mẫu W-2, Mẫu 1099-MISC, Mẫu 1099-NEC, Mẫu 941). Hơn nữa, phần mềm cũng sẽ đảm nhận việc tạo và nộp các biểu mẫu này cho cơ quan có thẩm quyền thích hợp.

Mặc dù Zoho Books và QuickBooks là những lựa chọn hàng đầu của tôi cho phần mềm kế toán, nhưng tôi đã có trải nghiệm tốt khi sử dụng dịch vụ tính lương ADP và OnPay.

3 Thủ thuật để Cải thiện Lưu trữ Hồ sơ Công ty

Bây giờ chúng ta đã hoàn tất các công cụ, đây là một số mẹo hữu ích để lưu trữ hồ sơ công ty tốt hơn nhằm giữ cho huyết áp của bạn giảm trong mùa kiểm toán và thuế.

Lập chỉ mục và phân loại phù hợp

Bạn phải biết chính xác tất cả thông tin của bạn ở đâu mọi lúc. Đối với điều này, bạn sẽ phải lập chỉ mục và phân loại chính xác mọi tài liệu được lưu trữ để lưu trữ hồ sơ của công ty.

Bạn sẽ có thể định vị mọi tệp và phân biệt liền mạch giữa tệp đang hoạt động và tài liệu lưu trữ.

Thực hành sắp xếp tài liệu

Cũng như bạn nên xem xét các nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ, bạn cũng nên biết khi nào nên hủy chúng.

Ngày xử lý cuối cùng là ngày hết hạn của thời hạn luật định, sau đó bạn có thể hủy các hồ sơ đã hết hạn mà không phải lo lắng về hậu quả pháp lý. Bạn có thể cân nhắc hợp tác với một công ty hủy tài liệu được chứng nhận NAID AAA để đảm bảo tất cả các tệp của bạn được hủy một cách an toàn và trong một chuỗi lưu ký nghiêm ngặt.

Cung cấp đào tạo nhân viên

Mọi cá nhân trong tổ chức của bạn nên biết các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ của công ty bạn, đó là lý do tại sao việc đào tạo lực lượng lao động là rất quan trọng.

Ý tưởng ở đây rất đơn giản: bạn càng giáo dục nhân viên của mình về các phương pháp lưu trữ hồ sơ tốt nhất của công ty, thì họ càng xử lý thông tin của bạn một cách an toàn và hiệu quả hơn.

Tôi khuyên bạn nên phân phối các bản sao bằng văn bản về các chính sách lưu giữ hồ sơ của bạn để thông báo cho nhân viên cách lưu trữ hoặc hủy dữ liệu quan trọng. Bạn cũng có thể lên lịch các buổi đào tạo liên tục để cập nhật cho nhân viên về các quy định và xu hướng bảo vệ quyền riêng tư và tuân thủ đang phát triển.

Phải làm gì tiếp theo

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng hợp lý về việc lưu giữ hồ sơ của công ty, bước tiếp theo là thực hiện những gì bạn đã học.

Bắt đầu bằng cách thêm bộ công cụ được khuyến nghị của chúng tôi vào hệ thống công ty của bạn để ghi lại tất cả dữ liệu cần thiết và xử lý dữ liệu đó một cách an toàn và có tổ chức. Bạn cũng nên đào tạo nhân viên của mình về các phương pháp lưu trữ hồ sơ tốt nhất của công ty để giúp họ thành công.

Hãy xem các hướng dẫn Quicksprout sau đây để biết thêm thông tin chi tiết:

Leave a Reply