You are currently viewing Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Thuế Biên chế

Hướng dẫn cho Người mới bắt đầu về Thuế Biên chế

Doanh nghiệp buộc phải đóng rất nhiều loại thuế khác nhau. Ngoài thuế thu nhập và đôi khi thuế bán hàng, bạn cũng chịu trách nhiệm về thuế tiền lương.

Nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp không hiểu cách thức hoạt động của thuế trả lương, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về tuân thủ và tiền phạt nặng — đặc biệt nếu bạn đang cố gắng tự tính các khoản thuế này.

Ngoài việc trả các loại thuế trả lương khác nhau, bạn cũng cần phải nộp báo cáo cho các cơ quan chính phủ liên bang, địa phương và tiểu bang thích hợp.

Nếu bạn bị lạc và cần trợ giúp để hiểu cách thức hoạt động của thuế trả lương, thì hướng dẫn này là dành cho bạn.

Thuế tiền lương là gì?

Thuế tiền lương do chính quyền tiểu bang, liên bang và địa phương áp đặt để tài trợ cho các chương trình khác nhau. Các khoản thuế đến từ khấu lưu lương của người sử dụng lao động và người lao động.

Một tỷ lệ phần trăm nhất định từ tiền lương, tiền công và tiền boa của một nhân viên được khấu trừ từ phiếu lương. Chủ lao động có trách nhiệm tính toán các khoản khấu lưu và trả thuế cho cơ quan chính phủ thích hợp thay mặt cho nhân viên.

Một số loại thuế trả lương được chia đều cho người lao động và người sử dụng lao động — người sử dụng lao động sẽ phù hợp với mức đóng góp của nhân viên cho mỗi chu kỳ trả lương.

Khái niệm cơ bản về thuế tiền lương

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các loại thuế trả lương khác nhau và cách chúng hoạt động. Các phần sau đây sẽ giúp bạn hiểu thuế tiền lương ở cấp độ cao hơn.

Đạo luật đóng góp bảo hiểm liên bang (FICA)

FICA được chia thành hai phần cho thuế trả lương – An sinh Xã hội và Medicare.

Người lao động và người sử dụng lao động đều phải trả khoản thuế này và tổng chi phí được chia đều cho cả hai bên.

Mức thuế An sinh Xã hội là 6,2% tiền bồi thường của một nhân viên, lên đến mức giới hạn (137.700 đô la vào năm 2020 và 142.800 đô la vào năm 2021). Phần Medicare bị đánh thuế ở mức 1,45%. Điều này có nghĩa là người lao động phải trả 7,65% tiền lương của họ đối với thuế FICA, và người sử dụng lao động tương xứng với số tiền đó với tổng cộng là 15,3%.

Không giống như thuế An sinh Xã hội, không có giới hạn đối với thuế Medicare. Trên thực tế, những nhân viên kiếm được hơn 200.000 đô la mỗi năm có thể phải trả thuế Medicare bổ sung là 0,9% và người sử dụng lao động không bắt buộc phải trả phần này.

Vậy chính xác thì tiền sẽ đi đâu?

Thuế An sinh Xã hội áp dụng cho OASDI, hay còn được gọi là Bảo hiểm Tuổi già, Người sống sót và Người khuyết tật. Nó cung cấp các lợi ích cho người tàn tật, người về hưu và người phụ thuộc.

Thuế Medicare được tính vào Quỹ Ủy thác Bảo hiểm Bệnh viện và Quỹ Ủy thác Bảo hiểm Y tế Bổ sung. Về cơ bản, những quỹ này giúp thanh toán cho Medicare — bảo hiểm y tế liên bang được thiết kế cho những người trên 65 tuổi và những người khuyết tật khác. Nó bao gồm những thứ như chăm sóc bệnh viện, chăm sóc điều dưỡng, chụp X-quang, xét nghiệm trong phòng thí nghiệm, dịch vụ xe cứu thương, v.v.

Đạo luật thuế thất nghiệp liên bang (FUTA)

Những người lao động không chủ ý bị chấm dứt việc làm có quyền được hưởng trợ cấp thất nghiệp. Mặc dù chính phủ liên bang không chi trả cho những trợ cấp này, nhưng họ cung cấp hỗ trợ cho các tiểu bang cần tài trợ để trả tiền thất nghiệp.

Sự hỗ trợ này đến từ FUTA — Đạo luật Thuế Thất nghiệp Liên bang.

Thuế FUTA chỉ được áp dụng cho 7.000 đô la đầu tiên của khoản bồi thường cho mỗi nhân viên. Thuế suất FUTA tiêu chuẩn là 6%.

Hầu hết các nhà tuyển dụng có thể nhận được khoản tín dụng 5,4%, đưa mức thuế FUTA ròng xuống 0,6%. Tín dụng này đến khi đã đến lúc nộp Mẫu 940.

Đạo luật thuế thất nghiệp của tiểu bang (SUTA)

Ngoài FUTA, hầu hết các bang cũng áp thuế thất nghiệp. Tiểu bang có trách nhiệm trả trợ cấp thất nghiệp cho một số công nhân đủ điều kiện — và họ tài trợ cho trách nhiệm này bằng cách sử dụng thuế trả lương.

Mỗi tiểu bang có các quy định và tỷ lệ riêng cho loại thuế này. Một số loại thuế tiểu bang này tốt hơn cho người lao động, trong khi một số loại thuế khác tốt hơn cho doanh nghiệp.

Đối với các bang có thuế thất nghiệp, khái niệm này khá đơn giản. Thuế được áp dụng cho các doanh nghiệp dựa trên tỷ lệ yêu cầu bồi thường. Nếu một doanh nghiệp có nhiều nhân viên cũ nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, mức thuế áp dụng cho doanh nghiệp đó sẽ cao hơn.

Về bản chất, thuế thất nghiệp của nhà nước có thể được so sánh với bảo hiểm. Ít tuyên bố dẫn đến tỷ lệ thấp hơn.

Khấu trừ thuế thu nhập

Khấu trừ thuế thu nhập được thiết kế để trang trải những gì nhân viên sẽ nợ trong năm về thuế thu nhập.

Thay vì trả toàn bộ số tiền thuế khi đến lúc nộp hồ sơ, một phần thuế sẽ được chủ lao động khấu trừ từ mỗi phiếu lương và gửi đến cơ quan chính phủ thích hợp. Thuế thu nhập liên bang và thuế thu nhập tiểu bang đều thuộc loại này, dựa trên vị trí của nhân viên.

Khấu trừ thuế là một yêu cầu pháp lý, nhưng một số nhân viên có quyền kiểm soát số tiền được khấu trừ từ tiền lương của họ — giả sử họ đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Đặt cọc và nộp thuế trong bảng lương

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, thuế FICA thường được trả hàng tháng hoặc nửa tuần. Thuế FUTA thường được trả hàng quý.

Đối với cả hai trường hợp, người sử dụng lao động có thể sử dụng Hệ thống Thanh toán Thuế Liên bang Điện tử cho các khoản tiền gửi.

Ngoài số tiền gửi thực tế, các doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo số tiền thuế lương mà họ đã khấu trừ trong cả năm. Tần suất của các báo cáo thường được thực hiện hàng quý. Nhưng một số doanh nghiệp có nghĩa vụ thuế nhỏ hơn có thể báo cáo các khoản thuế trả lương này hàng năm.

Về việc nộp thuế và nộp thuế của tiểu bang và địa phương, các thủ tục khác nhau giữa các tiểu bang.

Thuế trả lương cho bản thân việc làm

Chủ sở hữu duy nhất, người làm nghề tự do, nhà thầu, doanh nghiệp hoạt động với tư cách hợp danh và bất kỳ ai khác tự kinh doanh vẫn cần phải trả thuế trả lương — ngay cả khi họ không chạy bảng lương về mặt kỹ thuật.

Giả sử bạn là một nhà thầu độc lập điều hành một hoạt động đơn lẻ. Nếu thu nhập ròng của bạn nhiều hơn $ 400 trong năm, bạn phải đóng thuế tư doanh.

Trong trường hợp này, bạn chịu trách nhiệm thanh toán cho cả người sử dụng lao động và người lao động đóng góp cho FICA — tổng cộng là 15,3% thuế đối với thu nhập ròng của bạn từ việc tự kinh doanh.

5 công cụ trợ giúp về thuế tiền lương

Thuế lương có thể khó tự tính toán. Nhưng sử dụng phần mềm tính lương hiện đại thực sự có thể làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều.

# 1 – Gusto

Hơn 100.000 doanh nghiệp dựa vào Gusto để trả lương. Đó là một cách đơn giản để các chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý bảng lương và nhân viên được hưởng lợi từ rất nhiều công cụ tự phục vụ tuyệt vời. Tôi thích Gusto vì phần mềm tự động tính toán và nộp thuế tiền lương thay cho bạn.

Sử dụng Gusto thật dễ dàng. Chỉ mất vài phút để chạy bảng lương của bạn. Sau khi thiết lập ban đầu, bạn có thể đưa bảng lương của mình chạy trên chế độ lái tự động mà không phải lo lắng về việc tính thuế hoặc nộp đơn cho cơ quan chính phủ phù hợp — tất cả điều này đều được tự động hóa. Các kế hoạch bắt đầu chỉ với $ 45 mỗi tháng.

# 2 – Bảng lương ADP

ADP là công ty hàng đầu trong ngành trong lĩnh vực trả lương và không gian phần mềm nhân sự. Công ty đã tồn tại hơn 70 năm và họ cung cấp các giải pháp trả lương trực tuyến cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Cho dù bạn đang tìm kiếm thông tin cơ bản về bảng lương hay một giải pháp tích hợp đầy đủ với hỗ trợ nhân sự nâng cao, tự động hóa, thu nhận tài năng và hơn thế nữa, ADP có một lựa chọn cho bạn.

Phần mềm được thiết kế để nhanh chóng và chính xác. Thật dễ dàng để thiết lập và đồng bộ hóa các khoản khấu trừ để đảm bảo tính chính xác cho tất cả các loại thuế liên bang, tiểu bang và địa phương. ADP cũng cung cấp cho bạn các báo cáo chi tiết để giúp bạn hiểu bảng lương và thuế của mình ở mức cao hơn. Các nhân viên mới cũng sẽ tự động được báo cáo cho các cơ quan nhà nước. Liên hệ với ADP để được báo giá tùy chỉnh.

# 3 – Paychex

Paychex là một cái tên nổi tiếng và có uy tín khác trong lĩnh vực phần mềm tính lương. Bạn có thể sử dụng phần mềm để chạy bảng lương chỉ với một vài cú nhấp chuột đơn giản. Paychex cung cấp các công cụ tự phục vụ của nhân viên, thu nhập và khấu trừ có thể tùy chỉnh, báo cáo nâng cao, nhiều tùy chọn thanh toán, v.v.

Các dịch vụ thuế trả lương từ Paychex thực sự làm cho giải pháp này nổi bật so với đám đông. Mọi thứ đều được tự động hóa, bao gồm tính toán lương, tính thuế và nộp hồ sơ thuế với các cơ quan chính phủ thích hợp. Paychex thậm chí sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn nhận được bất kỳ khoản tín dụng thuế nào mà bạn đã kiếm được. Yêu cầu bản demo và báo giá miễn phí để bắt đầu.

# 4 – OnPay

OnPay là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ và công ty có nhân viên ở xa. Với mức giá đơn giản, trọn gói chỉ bắt đầu từ $ 36 cộng với $ 4 cho mỗi nhân viên mỗi tháng, đây là một trong những hệ thống trả lương trực tuyến hợp lý nhất trên thị trường. Tháng đầu tiên sử dụng OnPay của bạn là miễn phí và họ không tính bất kỳ khoản phí thiết lập nào.

Bạn có thể sử dụng OnPay để chạy bảng lương và trả lương cho nhân viên ở nhiều trạng thái. Phần mềm tự động tính toán các khoản khấu trừ, thuế trả lương và nộp mọi thứ cho cơ quan phù hợp. OnPay cũng tự động tập tin W-2s và 1099s. Đối với một cách đơn giản để kiểm soát việc chạy bảng lương và quản lý thuế bảng lương, OnPay phải được xem xét.

# 5 – Bảng lương QuickBooks

QuickBooks được biết đến nhiều nhất với phần mềm kế toán. Nhưng nhà cung cấp phần mềm cũng có một loạt các giải pháp kinh doanh khác, bao gồm QuickBooks Payroll. Các gói trả lương bắt đầu chỉ từ 22,50 đô la cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tháng.

Đó là một cách đơn giản để chạy bảng lương nhanh chóng và chính xác theo từng chu kỳ. Giống như các công cụ khác trong danh sách của chúng tôi, QuickBooks tự động tính toán, lập tệp và thanh toán thuế tiền lương cho bạn. Nhưng QuickBooks tiến thêm một bước nữa với lợi ích bảo vệ tiền phạt thuế. Nếu có lỗi và bạn bị phạt thuế trả lương, QuickBooks sẽ chi trả các khoản phí, lên đến 25.000 đô la.

3 thủ thuật đối với thuế tiền lương

Như bạn đã thấy từ những gì chúng tôi đã đề cập cho đến nay, thuế tiền lương có thể phức tạp. Nhưng những thủ thuật nhanh chóng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giúp bạn tránh các vấn đề về tuân thủ.

Thủ thuật # 1: Tự động hóa thuế trong bảng lương

Tính toán thuế trả lương theo cách thủ công là một quá trình rườm rà. Nó không chỉ mất nhiều thời gian mà còn do lỗi của con người.

Việc tính toán, thanh toán và nộp thuế bảng lương không đúng có thể dẫn đến các vấn đề cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể phải chịu tiền phạt hoặc tiền phạt do nộp thuế thấp hơn cho IRS hoặc các cơ quan nhà nước. Nhưng bạn cũng có thể ngâm mình trong làn nước nóng để tuân thủ lao động nếu bạn đang lấy quá nhiều tiền từ tiền thuế của nhân viên.

Để tránh điều này, hãy tìm giải pháp tính lương trực tuyến sẽ tự động tính thuế tiền lương. Rất nhiều giải pháp cũng sẽ tự động gửi báo cáo cho các cơ quan chính phủ thích hợp thay mặt bạn, vì vậy bạn sẽ không phải lo lắng về bất cứ điều gì.

Thủ thuật # 2: Giáo dục nhân viên của bạn về thuế tiền lương

Nhân viên của bạn mong đợi được trả một số tiền nhất định cho thời gian của họ. Nhưng khi đến kỳ lãnh lương, nhiều nhân viên ngạc nhiên khi thấy mức lương thưởng thấp hơn những gì họ mong đợi.

Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp đang thuê nhân viên lần đầu. Những người mới tham gia lực lượng lao động có thể không hiểu tại sao mức lương mang về nhà của họ lại thấp hơn tiền lương theo giờ hoặc lương của họ.

Là một chủ doanh nghiệp, sự nhầm lẫn này có thể tạo ra rất nhiều vấn đề đau đầu. Nó có thể gây tắc nghẽn nhân sự và có khả năng làm mất thời gian trong ngày của bạn khi nhân viên muốn câu trả lời.

Để tránh điều này, bạn có thể tạo một tài liệu đơn giản giải thích về thuế trả lương và cách bạn sẽ khấu trừ thuế từ mỗi phiếu lương. Mặc dù nhân viên được yêu cầu điền vào Giấy chứng nhận khấu trừ của nhân viên trong Mẫu W-4, nhưng thuật ngữ trên biểu mẫu có thể gây nhầm lẫn.

Bạn có thể cung cấp cho nhân viên thông tin bổ sung bằng tiếng Anh đơn giản trong quá trình giới thiệu ban đầu, vì vậy không có câu hỏi nào khi họ bắt đầu nhận tiền lương.

Hầu hết các hệ thống trả lương trực tuyến đều tăng gấp đôi so với các giải pháp nhân sự, vì vậy bạn có thể phân phối thông tin này từ cùng một nền tảng.

Thủ thuật # 3: Tìm kiếm các khoản tín dụng thuế trong bảng lương

Nhiều người sử dụng lao động đủ điều kiện nhận các khoản tín dụng thuế trả lương. Nhưng những khoản tín dụng đó sẽ không nhất thiết rơi vào lòng bạn nếu bạn không tìm kiếm đúng chỗ.

Đây là một lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm để tính lương. Rất nhiều giải pháp này sẽ tự động tìm cho bạn các khoản tín dụng thích hợp, giúp bạn tiết kiệm tiền thuế trả lương.

Một số giải pháp tính lương cung cấp các dịch vụ bổ sung, chẳng hạn như hỗ trợ trả lương cho chuyên gia. Chuyên gia tính lương có thể giúp bạn tìm các khoản tín dụng mà bạn đủ điều kiện. Vì vậy, hãy chú ý đến lợi ích này khi bạn đi mua sắm xung quanh và so sánh các dịch vụ trả lương.

Phải làm gì tiếp theo

Bây giờ bạn đã hiểu thuế trả lương và cách thức hoạt động, đã đến lúc đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn vẫn tuân thủ. Điều đầu tiên bạn cần làm là có được một giải pháp trả lương hiện đại. Hướng dẫn của chúng tôi về các dịch vụ trả lương trực tuyến tốt nhất sẽ hướng bạn đi đúng hướng.

Nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên lần đầu tiên và bạn chưa bao giờ chạy bảng lương, chúng tôi có một hướng dẫn từng bước về cách tính lương. Hướng dẫn này được thiết kế để dạy những người mới bắt đầu hoàn chỉnh cách chạy chu kỳ tính lương đầu tiên của họ.

Leave a Reply